Die Auszubildenden haben nach § 6 Abs. 1 Satz 1 TVAöD ein Recht auf Einsicht in ihre vollständigen Personalakten. Hierzu zählen auch die sogenannten Personalbeiakten oder Personalnebenakten, nicht dagegen die Prozessakten, die Rechtsstreitigkeiten des Auszubildenden mit dem Ausbildenden betreffen. Die Einsichtnahme kann der Auszubildende formlos beantragen, d. h. er braucht auch keine Gründe anzugeben oder ein berechtigtes Interesse darzulegen. § 6 Abs. 1 Satz 2 TVAöD gibt dem Auszubildenden zudem die Möglichkeit, das Einsichtsrecht durch einen hierzu schriftlich Bevollmächtigten ausüben zu lassen. Dabei ist der Auszubildende in der Wahl des Bevollmächtigten für die Einsichtnahme nicht beschränkt. Er hat lediglich darauf zu achten, dass sich die schriftliche Bevollmächtigung ausdrücklich auf das Einsichtsrecht bezieht. Andererseits kann der Ausbildende den Bevollmächtigten zurückweisen, wenn die Möglichkeit des Missbrauchs besteht. Dies ist z. B. der Fall, wenn geheimhaltungsbedürftige Daten in der Personalakte enthalten sind. Außerdem bestimmt der Ausbildende, wo und unter welchen Umständen die Einsicht in die Personalakte zu erfolgen hat.
Das Einsichtsrecht schließt die Befugnis zur Fertigung von Auszügen oder Kopien ein (§ 6 Abs. 1 Satz 3 TVAöD). Diese Möglichkeit darf allerdings nicht dazu missbraucht werden, dass der gesamte Inhalt der Personalakten abgeschrieben oder kopiert wird.
Nach § 6 Abs. 2 TVAöD sind Beurteilungen dem Auszubildenden unverzüglich bekannt zu geben. Nicht hiervon betroffen sind bloß vorläufige Bewertungen, also Beurteilungen, die sich noch im Entwurfsstadium bzw. Anhörungsverfahren befinden. Ist das Beurteilungsverfahren abgeschlossen und die Beurteilung dem Auszubildenden bekannt gegeben worden, ist die Bekanntgabe aktenkundig zu machen (§ 6 Abs. 2 Satz 2 TVAöD).
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