Schadensersatzansprüche werden fällig, sobald der Geschädigte vom Schadensereignis Kenntnis erlangt oder bei Beachtung der gebotenen Sorgfalt erlangt hätte. Der Schadensvorgang sowie die Schadenshöhe müssen ermittelt oder ermittelbar sein. Kann die Schadenshöhe auch nicht wenigstens annähernd genau beziffert werden, wird der Beginn der Ausschlussfrist solange hinausgeschoben. Aufgrund seiner Fürsorgepflicht ist der Arbeitgeber jedoch gehalten, die Schadenshöhe unverzüglich festzustellen und seinen Anspruch wenigstens in ungefährer Höhe geltend zu machen. Der Begriff der Fälligkeit im Sinne einer Ausschluss- bzw. Verfallklausel ist unter Einbeziehung des Kenntnisstandes des Gläubigers und subjektiver Zurechnungsgesichtspunkte interessengerecht auszulegen. Dies betrifft auch die Frage, ob überhaupt ein Schaden entstanden ist z. B. bei einem Forderungsausfall. Ist die Schadenshöhe dann im Groben bekannt, so wird die Fälligkeit nicht weiter hinausgeschoben. Der Gläubiger kann nicht bis zur endgültigen Feststellung der Schadenshöhe abwarten. Für Schadensersatzansprüche im Zusammenhang mit nicht gewährtem Urlaub bestehen hinsichtlich der Geltendmachung erleichterte Anforderungen (siehe Punkt 5.1.9).
Liegt eine strafbare Handlung des Beschäftigten vor und ist der Sachverhalt streitig, so darf der Arbeitgeber vor Geltendmachung seines Schadensersatzanspruchs die dortige Aufklärung des streitigen Sachverhalts abwarten, von dem er weitere Erkenntnisse für den eigenen Anspruch erwarten darf, nicht jedoch das Urteil mit der Wertung des Gerichts.
Nach der Änderung des § 37 TVöD/ 37 TV-L sind Ansprüche ausgenommen, soweit sie kraft Gesetzes einer Ausschlussfrist entzogen sind. Dies gilt insbesondere für Schäden an Leib und Leben, die vorsätzlich oder grob fahrlässig herbeigeführt wurden.
Ebenso können auch Ausgleichsansprüche des Arbeitgebers, die aufgrund von Schadensersatzansprüchen Dritter aus einem Fehlverhalten des Beschäftigten entstanden sind, der Ausschlussfrist unterfallen. Grundsätzlich ist der Ausgleichsanspruch zum Schadensersatzanspruch des Dritten akzessorisch. Wenn also der Schadensersatzanspruch festgestellt ist, muss auch der Ausgleichsanspruch geltend gemacht werden. Soweit und solange der Anspruch noch streitig ist, kann auch der Ausgleichsanspruch nicht fällig werden. Dies gilt auch dann, wenn der Beschäftigte im Schadensersatzprozess die Verteidigung aufgibt. In diesem Fall beginnt die Ausschlussfrist mit der entsprechenden Prozesserklärung.