Dienstreisen dürfen nur angeordnet oder genehmigt werden, wenn das Dienstgeschäft nach Sparsamkeits- und Wirtschaftlichkeitsgrundsätzen nicht in anderer kostengünstigerer Weise (z. B. telefonisch, Videokonferenz) erledigt werden kann. Dauer, Teilnehmerzahl, Geschäftsort, Wahl des Beförderungsmittels und äußerer Ablauf der Dienstreise (wie Reisebeginn und -ende) usw. müssen dem Notwendigkeitsgrundsatz entsprechen. Es sind auch Fürsorgegesichtspunkte zu beachten. Es sollte vermieden werden, dass Dienstreisen vor 6 Uhr angetreten werden und nach 24 Uhr enden, jeweils bezogen auf die Wohnung. Ein früherer Beginn oder ein späteres Ende kann sich aus der Verkehrssituation oder Mitfahrgelegenheit ergeben. Jedoch sollte dies vom Beschäftigten nicht bei umfangreicher Reisetätigkeit erwartet werden.
Die Fürsorgepflicht kann auch u. a. auf die Festlegung des Beginns und des Endes einer Dienstreise Einfluss haben, wenn dadurch die Betreuung von Kindern oder pflegebedürftiger Familienangehöriger gewährleistet werden kann. Auch kann anstelle einer mehrtägigen Dienstreise die Anordnung mehrerer eintägiger Dienstreisen zur Berücksichtigung besonderer familiärer Situationen beitragen.
Werden Dienstreisen umweltverträglich und nachhaltig durchgeführt, sind die dadurch entstehenden notwendigen Kosten zu erstatten, soweit sie in angemessenem Verhältnis zu den Zielen der Umweltverträglichkeit und Nachhaltigkeit stehen (§ 3 Abs. 1 Satz 2 BRKG).
Notwendig sind auch Reisekosten, die durch umweltverträgliches und nachhaltiges Reisen entstehen. Beanspruchen Dienstreisende umweltverträgliche und nachhaltige Reisemittel, die insbesondere zur Reduzierung von Treibhausgas-Emissionen beitragen (z. B. durch Nutzung der Bahn, Übernachtung in umweltfreundlichen Hotels), so sind die dadurch entstehenden Kosten nach Maßgabe dieser Verwaltungsvorschrift erstattungsfähig.
Grundvoraussetzung für das Zustandekommen einer vergütungsfähigen Dienstreise ist deren schriftliche oder elektronische Anordnung oder Genehmigung durch die dafür zuständige Stelle. Zuständig ist in der Regel die Behörde, die auch die Reisekostenvergütung festsetzt; es sind aber durchweg nicht dieselben Personen. Für die Anordnung oder Genehmigung ist der Behördenleiter oder der von ihm beauftragte Bedienstete zuständig. Bei Dienstreisen am Dienst- oder Wohnort genügt eine formlose Anordnung oder Genehmigung.
Ohne Anordnung oder Genehmigung kommt keine vergütungsfähige Dienstreise zustande. Dies gilt nicht, wenn nach dem Amt des Beschäftigten oder nach dem Wesen des Dienstgeschäfts keine Anordnung oder Genehmigung in Betracht kommt oder eine allgemeine Anordnung erfolgt. Dasselbe gilt, wenn die Schrift- oder elektronische Form nicht eingehalten wurde. Die Anordnung oder Genehmigung ist nicht nur entscheidend für die Reisekostenvergütung, sondern auch für versorgungs- und unfallrechtliche Ansprüche, Schadensersatz und für die Frage eines schuldhaften ungenehmigten Fernbleibens von der Arbeit.
Nach dem Amt des Beschäftigten kommt eine Anordnung oder Genehmigung insbesondere bei den Leitern der Behörde, Einrichtung usw. in Betracht, die zumeist keinen Vorgesetzten haben. Nach dem Wesen des Dienstgeschäfts scheidet eine Anordnung oder Genehmigung aus bei Personen, die nicht weisungsgebunden bei der Ausübung ihrer dienstlichen Aufgaben sind oder die fast ausschließlich eine gleichförmige Außendiensttätigkeit verrichten (z. B. Beschäftigte im Prüfungs- und Vollziehungsdienst, Boten, Sozialarbeiter).
Es ist zulässig, Dienstreisen allgemein, d. h. bestimmte Dienstreisen anzuordnen, was ebenfalls schriftlich oder elektronisch zu geschehen hat. Dies kommt insbesondere bei gleichartigen Dienstgeschäften an demselben Geschäftsort oder im selben Bezirk oder nach Amt und Funktion des Beschäftigten in Betracht. Die allgemeine – auch der Verwaltungsvereinfachung dienende – Anordnung darf auf bestimmte Reisen (z. B. innerhalb eines Dienstbezirks oder auf Inlandsdienstreisen) beschränkt werden. Die allgemeine Anordnung oder Genehmigung kann auch zeitlich begrenzt werden (z. B. auf Inlandsdienstreisen bis zu 5 Tagen) oder den Vertreter (bei Abwesenheit des zu vertretenden Beschäftigten) erfassen. Eine allgemeine Anordnung scheidet aus, wenn nach dem Amt des Beschäftigten eine Anordnung oder Genehmigung im Einzelfall ohnehin entfällt.
Eine Anordnung liegt vor, wenn die Initiative für eine Dienstreise allein vom Arbeitgeber ausgeht. Bei einer Genehmigung wird ein Reisevorhaben des Beschäftigten von der Verwaltung gebilligt. Die Genehmigung einer Dienstreise kann – schriftlich oder elektronisch – auch nach deren Ausführung erfolgen, z. B. anlässlich eines bei Gefahr im Verzug durchgeführten Dienstgeschäfts (z. B. bei Sicherungsmaßnahmen nach einem Ölunfall oder allgemein bei nicht vorhersehbaren Dienstreisen).
Die Anordnung (sie wird durchweg vor Antritt der Dienstreise erteilt) oder Genehmigung einer Dienstreise dient dazu, deren dienstliche Notwendigkeit (Erfordernis) anzuerkennen und deren Dauer un...