Zwischen Arbeitgeber und Anbieter ist eine Vereinbarung über die entsprechende Versicherung, bei der der Arbeitgeber Versicherungsnehmer und der Beschäftigte Begünstigter ist, abzuschließen. Dies wird in der Regel durch einen sogenannten Gruppenversicherungsvertrag geschehen, in den sämtliche Beschäftigte einbezogen werden, die sich für den jeweiligen Anbieter und Durchführungsweg entscheiden. In einigen Bundesländern hat der kommunale Arbeitgeberverband für den kommunalen öffentlichen Dienst Rahmenabkommen abgeschlossen, denen die Arbeitgeber beitreten können. Darin sind bereits sämtliche Konditionen, die auch ein Gruppenvertrag enthält, festgelegt, sodass der jeweilige kommunale Arbeitgeber den Vertragsabschluss mit geringerem Aufwand durch einen Beitritt zum Rahmenabkommen abwickeln kann. Teilweise konnten auf diese Weise günstigere Konditionen ausgehandelt werden, so z. B. in Brandenburg mit der Zusatzversorgungskasse oder in Hessen mit der Sparkassen-Pensionskasse AG. In Bayern haben die kommunalen Spitzenverbände (u. a. Bayerischer Städtetag, Bayerischer Gemeindetag) ein solches Rahmenabkommen mit den Kooperationspartnern der Versicherungskammer Bayern (Kommunalversicherer) abgeschlossen.
Die Anmeldung des Beschäftigten beim Anbieter zur Entgeltumwandlung erfolgt in der Praxis nicht durch den Arbeitgeber, sondern auf direktem Wege. Der Beschäftigte wird sich mit einem Berater/Vermittler des Anbieters in Verbindung setzen und den Arbeitgeber schließlich von dem Ergebnis informieren. Der Arbeitgeber wird dann nur noch die ebenfalls bereits vollständig ausgefüllte Entgeltumwandlungsvereinbarung unterzeichnen. Der Arbeitgeber sollte unbedingt vor Unterzeichnung die Entgeltumwandlungsvereinbarung genau prüfen, damit deren Inhalt auch tatsächlich den Vorgaben des Gruppenversicherungsvertrags entspricht.
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