Die Erstattung von Reisekosten richtet sich nach § 46 Abs. 2 Satz 1 BPersVG. Hiernach erhalten Mitglieder des Personalrats bei Reisen zur Ausübung von Personalratsangelegenheiten, die der Personalrat zur Erfüllung seiner Aufgaben nach pflichtgemäßem Ermessen für erforderlich halten durfte[1], Aufwendungsersatz und Trennungsgeld entsprechend der beamtenrechtlichen Regelungen zu den Reisekosten. Somit konkretisiert Absatz 2 Satz 1 die sich dem Grunde nach bereits aus Absatz 1 ergebende Kostentragungspflicht hinsichtlich der gesetzlichen Grundlage.
Satz 1 entspricht im Wesentlichen § 44 Abs. 1 Satz 2 BPersVG a. F.. Allerdings wird klarstellend erweitert, dass sich der Aufwendungsersatz für erforderliche Reisen der Personalratsmitglieder nicht nur auf Reisekostenvergütungen nach dem Bundesreisekostengesetz bezieht (so die a. F. des § 44 Abs. 1 Satz 2 BPersVG), sondern nach den allgemeinen beamtenrechtlichen Bestimmungen insgesamt. Dazu zählen insbesondere auch die Trennungsgeldverordnung und die Auslandstrennungsgeldverordnung. Die beamtenrechtlichen Vorschriften finden dabei nicht unmittelbare, sondern nur entsprechende Anwendung, insbesondere, da die Reisen der Personalratsmitglieder keine Dienstreisen darstellen.[2]
Voraussetzung für die Kostenübernahme ist jeweils, dass die Reise zur Erfüllung personalvertretungsrechtlicher Aufgaben erforderlich war. Es müssen zunächst anlässlich der Reise, Tätigkeiten des Personalrats ausgeübt, d. h. ihm obliegende Rechte oder Pflichten nach dem BPersVG wahrgenommen worden sein[3], wobei dies aus rein objektiven Gesichtspunkten zu beurteilen ist; ein Ermessen des Personalrats besteht nicht.[4] Der Personalrat muss des Weiteren die konkrete Reise nach Prüfung aller Umstände für die Erfüllung der bestehenden Rechte und Pflichten für erforderlich halten dürfen. Hier hat der Personalrat einen begrenzten Ermessenspielraum hinsichtlich der Frage, ob eine Reise zur Erfüllung der ihm obliegenden Aufgabe tatsächlich notwendig ist, oder ob es auch andere kostengünstigere Wege gibt, die zur Aufgabenrealisierung geeignet sind.[5] Neben Gesichtspunkten wie Bedeutung der Aufgabe, Größe der Dienststelle oder Gebot der vertrauensvollen Zusammenarbeit[6], hat der Personalrat insbesondere auch den Grundsatz der sparsamen Verwendung von öffentlichen Haushaltsmitteln in seine Erwägungen mit aufzunehmen, sowie den Verhältnismäßigkeitsgrundsatz zu beachten.
Bezüglich der Entscheidung, ob eine Reise im konkreten Fall notwendig ist, hat er einen Beschluss zu fassen.[7]
Aufgrund des Gebots der vertrauensvollen Zusammenarbeit besteht eine rechtzeitige Anzeigepflicht gegenüber der Dienststelle hinsichtlich bevorstehender Reisen.[8] Es bedarf jedoch keiner Genehmigung der Reise durch den Dienststellenleiter, ebenso wenig wie eine gesonderte Dienstbefreiung, da diese sich aus § 51 BPersVG ergibt.
Bei der Erstattung der Kosten sind die Angaben zugrunde zu legen, die sie vom Personalrat hinsichtlich Dauer, Ziel und sonstiger Umstände erhält. Eine eigene Beurteilung hinsichtlich des reisekostenrechtlichen Charakters besteht nicht.[9] Nur bei konkreten Zweifeln hinsichtlich der Richtigkeit der Angaben ist eine Nachfrage beim Personalratsvorsitzenden (auch in datenschutzrechtlicher Hinsicht) als zulässig zu erachten, soweit es sich um erforderliche Angaben, wie Ort und Zeit von Sitzungen, handelt[10] und keine Ausforschung der Personalratsarbeit erfolgt.
Keine Kosten werden z.B. erstattet für eine Reise eines Personalratsmitglieds, um vor einer Personalratssitzung in Unterlagen einzusehen, die dem Vorstand vorliegen[11], bei Reisen zwecks Teilnahme an einer gewerkschaftlich veranstalteten Personalrätekonferenz[12], ebenso für Reisen mehrerer Personalräte zu gemeinsamen Besprechungen bei Stufenvertretungen oder zum Gesamtpersonalrat zwecks Erfahrungs- bzw. Informationsaustausches[13]; dasselbe gilt hinsichtlich Reisekosten für Besprechungen der Vorsitzenden verschiedener Personalvertretungen (z. B. Vorsitzender des Haupt- und Bezirkspersonalrats), da diese Besprechungen bzw. Zusammenarbeit der Personalvertretungen nicht zum übertragenen Aufgabenbereich gehört[14], es sein denn, es handelt sich um eine Angelegenheit, die im Beteiligungsverfahren anhängig ist und eine mündliche Vermittlung von ergänzender Information erforderlich ist.[15]
Auch eine allg. Zusammenarbeit von Personalversammlungen, z. B. in Arbeitsgemeinschaften, gehört nicht zu den personalvertretungsrechtlichen Angelegenheiten[16], ebenso wenig wie Reisen aus gewerkschaftlichen Gründen.
Soweit ein Personalratsmitglied seinen eigenen PKW für Reisen in Personalratsangelegenheiten benutzt hat, kann er die entstandenen Kosten nicht ersetzt verlangen, wenn ihm die unentgeltliche Verwendung eines Dienstwagens in zumutbarer Weise angeboten wurde, und zwar auch nicht hinsichtlich des Betrages, das der Dienststelle bei Benutzung des Dienstwagens entstanden wäre.[17] Das gilt auch in dem Fall, wenn das Personalratsmitglied die Nutzung eines Freifahrscheins o. ä...
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