Eine wesentliche arbeitsrechtliche Änderung ist die Änderung der Anforderungen an die Erteilung des Nachweises nach dem Nachweisgesetz. Schon bei der Neufassung des Nachweisgesetzes zum 1.8.2022 war umstritten, ob der Nachweis zukünftig auch in elektronischer Form erteilt werden kann.
Nachdem der Gesetzgeber dies seinerzeit noch abgelehnt hatte, wird nunmehr eine deutliche Erleichterung für den Arbeitgeber im Nachweisgesetz vorgenommen. Zukünftig kann der Nachweis grundsätzlich in Textform erteilt werden, wenngleich auch hier gewisse Einschränkungen zu beachten sind. Das ermöglicht es dem Arbeitgeber, die nach § 2 Abs. 1 NachwG zu erteilende Niederschrift über den wesentlichen Inhalt der getroffenen Vereinbarungen und andere arbeitsrechtliche relevante Punkte dem Arbeitnehmer in Textform, also insbesondere per E-Mail oder als PDF-Dokument, zukommen zu lassen.
So lautet § 2 Abs. 1 NachwG zukünftig:
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Der Arbeitgeber hat die wesentlichen Vertragsbedingungen des Arbeitsverhältnisses innerhalb der Fristen des Satzes 9 schriftlich niederzulegen, die Niederschrift zu unterzeichnen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen.
Es bleibt dabei, dass der Arbeitsvertrag auch weiterhin formfrei geschlossen werden kann und dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine "Bestätigung" der vereinbarten Regelungen – nämlich den Nachweis – zu erteilen hat. Auch hat dieser Nachweis grundsätzlich weiterhin schriftlich zu erfolgen. Am umfangreichen Inhalt des Nachweises hat sich nichts geändert – er richtet sich weiterhin nach § 2 Abs. 1 Nr. 1–15 NachwG.
Neu sind jetzt aber die folgenden Regelungen:
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Die Niederschrift nach Satz 1 kann in Textform (§ 126b des Bürgerlichen Gesetzbuches) abgefasst und elektronisch übermittelt werden, sofern das Dokument für den Arbeitnehmer zugänglich ist, gespeichert und ausgedruckt werden kann und der Arbeitgeber den Arbeitnehmer mit der Übermittlung auffordert, einen Empfangsnachweis zu erteilen.
Anstelle eines schriftlichen Nachweises über die wesentlichen Vertragsbedingungen kann der Arbeitgeber den Nachweis jetzt also auch in Textform i. S. d. § 126b BGB erteilen. Wichtig ist, dass dabei auch die elektronische Übermittlung zulässig ist. Es kann aber auch weiterhin eine körperliche Übergabe des in Textform verfassten Dokuments erfolgen. Die elektronische Übermittlung muss individuell an die Arbeitnehmer erfolgen. Eine allgemeine Bekanntmachung reicht nicht aus. Es dürfte ausreichen, dass der Arbeitnehmer den Nachweis nach einem entsprechenden Hinweis aus einem Terminal für sich auf einen Datenträger herunterladen oder ausdrucken kann, denn das genügt der Textform und der individuellen Übermittlung. Die bloße Einstellung ins Internet oder Intranet genügt hingegen nicht.
Voraussetzung bei elektronischer Übermittlung ist aber weiter, dass der Arbeitgeber den Arbeitnehmer auffordert, ihm einen Empfangsnachweis zu erteilen. Dazu gehört beispielsweise eine Lesebestätigung für eine E-Mail, besser ist aber eine ausdrückliche Aufforderung in der entsprechenden E-Mail. Erteilt der Arbeitnehmer diesen Empfangsnachweis nicht, hat der Arbeitgeber seine Verpflichtungen nach dem Nachweisgesetz dennoch erfüllt, wenn er auf andere Weise nachweisen kann, dass der Arbeitnehmer den Nachweis in Textform erhalten hat. Dazu reicht es, dass der Nachweis in einem von den Arbeitnehmern bereit gehaltenen E-Mail-Postfach gespeichert wird. Inwieweit der Nachweis des Eingangs der Mail in dem E-Mail-Postfach nachweisbar ist, ist eine Frage des jeweiligen Programms. Allerdings kann der Arbeitgeber nicht verlangen, dass die Arbeitnehmer eine E-Mail-Adresse zur Verfügung stellen.
Der Gesetzgeber hat aber noch weitere Hürden aufgebaut:
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Der Arbeitgeber hat im Fall der Erteilung des Nachweises in Textform auf Verlangen des Arbeitnehmers die Niederschrift unter Hinweis auf den Geltungsbeginn der wesentlichen Vertragsbedingungen unverzüglich in der gesetzlichen Schriftform zu erteilen. Das gilt entsprechend, wenn die wesentlichen Vertragsbedingungen nicht (ordnungsgemäß) nachgewiesen wurden. Die Verjährung des Anspruchs nach den Sätzen 3 und 4 beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem das Arbeitsverhältnis endet.
Die Arbeitnehmer haben also weiterhin das Recht, einen schriftlichen Nachweis zu verlangen. Das gilt uneingeschränkt und nicht nur, wenn der Arbeitgeber seiner Verpflichtung zur Erteilung des Nachweises nicht nachgekommen ist. Dem Arbeitgeber ist daher dringend zu raten, die Verpflichtungen zur Erteilung des Nachweises fristgerecht zu erfüllen, um nicht zu provozieren, dass die Arbeitnehmer einen schriftlichen Nachweis verlangen.
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Soweit der Arbeitgeber die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich nachzuweisen hat, ist die elektronische Form weiterhin ausgeschlossen.
Im Geltungsbereich des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes besteht demnach die M...