Andreas Sprenger, Jutta Schwerdle
Die Abrechnung des Lohnes während der Entgeltfortzahlung unterscheidet sich nur geringfügig von der normalen Entgeltabrechnung. Der vom Arbeitgeber weitergezahlte Arbeitslohn muss nach den allgemeinen Regelungen dem Lohnsteuerabzug unterworfen werden. Die Grundlagen für die Lohnabrechnung – Steuerklasse, Kinderzahl, Freibeträge, gelten während der Entgeltfortzahlung uneingeschränkt weiter.
Besonderheiten sind lediglich bezüglich der Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit zu beachten. Derartige Zuschläge beeinflussen zwar die Höhe der Entgeltfortzahlung. Der im Rahmen der Entgeltfortzahlung ausgezahlte, anteilige Betrag, der auf derartige Zuschläge entfällt, gehört jedoch zum steuerpflichtigen Arbeitslohn. Voraussetzung für die Steuerfreiheit der Zuschläge ist in jedem Fall, dass sie für tatsächlich geleistete Arbeit zu den genannten Zeiten gezahlt wird. Diese Voraussetzung ist während der Entgeltfortzahlung nicht erfüllt.
Praxis-Beispiele
Entgeltfortzahlung und Zuschläge
Der in Wechselschicht eingesetzte Beschäftigte ist ab 1.9.2024 in der Entgeltfortzahlung. Der Beschäftigte ist eingruppiert in Entgeltgruppe 6, Stufe 4. Das vom Arbeitgeber weitergezahlte Entgelt beträgt:
- 3.507,92 EUR (TVöD, Entgelttabelle ab 1.3.2024) bzw. 3.192,41 EUR (TV-L, Entgelttabelle vom 1.12.2022 bis 31.10.2024) Tabellenentgelt
- 105,00 EUR Wechselschichtzulage (im Geltungsbereich des TVöD-K 155,00 EUR)
220,00 EUR Summe Tagesdurchschnitt für Samstags-, Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit (Durchschnittsbetrag der nicht ständigen Entgeltbestandteile auf Basis der letzten drei vollen Kalendermonate, in der Praxis häufig als "Aufschlag" bezeichnet).
Neben dem steuerpflichtigen Tabellenentgelt sowie der Wechselschichtzulage sind auch die als Ausgleich für die nicht ständigen Entgeltbestandteile gezahlten 220 EUR in voller Höhe steuer- und sozialversicherungspflichtig. Sie müssen als laufender Bezug im Lohnprogramm erfasst werden. Ob die Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit innerhalb der steuerlichen bzw. sozialversicherungsrechtlichen Höchstgrenzen liegen, spielt dabei keine Rolle, da sie nicht für tatsächlich geleistete Arbeit gezahlt werden.
Während der Entgeltfortzahlung ändert sich nichts am steuerlichen Lohnzahlungszeitraum, das Abrechnungsprogramm führt die Steuertage weiter.
Für die Sozialversicherung gilt die gleiche Beurteilung. Während des Entgeltfortzahlungszeitraums liegt weiter eine sozialversicherungspflichtige Beschäftigung vor, es erfolgt keine Meldung. Während der Entgeltfortzahlung werden die SV-Tage im Lohnprogramm unverändert weitergeführt. Ausgleichszahlungen für Zuschläge zur Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit gehören aufgrund des Wegfalls der Steuerbefreiung zum sozialversicherungspflichtigen Arbeitsentgelt.
An elektronische Meldung für das Krankengeld denken
Nach Ablauf der Entgeltfortzahlung hat der Mitarbeiter Anspruch auf Krankengeld oder vergleichbare Lohnersatzleistungen der Sozialversicherungsträger. Voraussetzung für die Gewährung ist die Mitteilung des Nettoarbeitsentgeltes durch den Arbeitgeber. Seit Mitte 2011 erfolgt diese Mitteilung über ein maschinelles Verfahren direkt aus dem Lohnabrechnungsprogramm des Arbeitgebers. Diese Meldung muss 5 Arbeitstage vor dem 42.Tag der Arbeitsunfähigkeit erfolgen (Ziffer 3.1.2).
2.2.1 Erstattungsanträge im Umlageverfahren
Kleinere Arbeitgeber (regelmäßig nicht mehr als 30 Beschäftigte) unterliegen dem Schutz des Aufwendungsausgleichsgesetzes. Sie führen die Beiträge zur U1-Kasse an die zuständige Krankenkasse ab. Welche Arbeitgeber unter diese Regelung fallen, ergibt sich aus dem Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG).
Die Aufwendungen, die dem Arbeitgeber für die Entgeltfortzahlung entstehen, werden bis zu einem Höchstsatz von 80 % von der Umlagekasse – in der Regel die zuständige Krankenkasse bzw. die Bundesknappschaft – erstattet. Wie hoch der Prozentsatz der Erstattung ist, hängt vom gewählten Erstattungssatz ab.
Seit 2011 müssen die Anträge auf Erstattungen im maschinellen Verfahren an die Krankenkasse bzw. Umlagekasse gestellt werden.
Anträge auf Erstattung nach dem AAG regelmäßig erstellen
Nicht bei jeder Entgeltfortzahlung muss ein Antrag auf Ausgleich der Aufwendungen gestellt werden, man kann diese Anträge auch sammeln und z. B. quartalsweise stellen. Die Verjährungsfrist beträgt 4 Jahre nach Ablauf des Anspruchsjahres (§ 6 Abs. 1 AAG). Allerdings sollte sichergestellt sein, dass die entsprechenden Anträge gestellt werden und nicht vergessen werden. Aufgrund der maschinellen Antragstellung hat sich der Aufwand im Vergleich zum früheren Papierverfahren deutlich verringert.
Die zuständige Krankenkasse quittiert durch eine Rückmeldung den Datensatz und erstattet nach einer Plausibilitätsprüfung die entsprechenden Beträge.