Je nach Beurteilungssystem sind in den Richtlinien die Art und Anzahl der Gespräche sehr unterschiedlich definiert: Dies reicht von einer rein schriftlichen Übermittlung der Beurteilung ohne Gespräch bis hin zu einer systematischen Gesprächsabfolge vom Gespräch vor der Beurteilung über das Beurteilungsgespräch (Eröffnung der Ergebnisse) bis hin zum Nachgespräch.
Entscheidend für die Klärung der Frage, welche Gespräche sinnvoll sind, ist überwiegend der Zweck der Beurteilung. Wird damit vonseiten der Personalverwaltung den formalen beamtenrechtlichen Pflichten Genüge getan, so reicht das schriftliche Papier.
Betrachtet man ein Beurteilungssystem jedoch als Personalentwicklungsinstrument – wie es häufig auch in Verwaltungen dargestellt wird –, so ist es erforderlich, systematisch verschiedene Gespräche in den Ablauf des Verfahrens zu integrieren. Anlassbezogene Beurteilungen sind dazu z. B. genauso wenig geeignet wie der Sachverhalt, Rückmeldung innerhalb Beurteilungen auf Beamte zu begrenzen.
In der Praxis bedeutet dies, dass bei einer Zielsetzung eines Beurteilungssystems, die mit Rückmeldung über Leistungsstand, Beschreibung der Befähigung und Fördermaßnahmen enden soll, Gespräche unerlässlich sind.
Um diese Gespräche sinnvoll zu führen und eine Kombination aus systematischer Leistungsbewertung nach TVöD und einem Beurteilungssystem zu ermöglichen, ist eine klare Trennung von Leistungsbewertung und Befähigungsbeurteilung Voraussetzung.
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