Was soll durch das Gespräch erreicht werden?
Spätestens nach der Hälfte der Zeit zwischen dem Gespräch zur Definition der Leistungserwartung und der Leistungsbewertung sollte die Führungskraft ein Zwischengespräch mit dem Mitarbeiter führen, um die zwischenzeitlich gezeigten Leistungen mit den zuvor formulierten Leistungserwartungen zu vergleichen und zu bewerten. (Je nach Arbeitssituation bzw. Person kann natürlich auch früher/öfter eine Zwischenbilanz gezogen werden.) Der Mitarbeiter soll dadurch eine konkrete Rückmeldung darüber erhalten, wie zufrieden die Führungskraft mit seiner Leistung ist. Die Führungskraft wiederum soll über den bisherigen Leistungsstand informiert werden, um ggf. konkrete Förder- und Unterstützungsmaßnahmen einzuleiten.
Bewegt sich die gezeigte Leistung im erwarteten Rahmen, soll die Führungskraft eine begründete Anerkennung (Lob) aussprechen. Zeigen sich Leistungsdefizite, soll der Mitarbeiter eine konstruktive Kritik erhalten, damit keine Hilflosigkeit im Hinblick auf die Verbesserung der Leistung entsteht.
Wie bereite ich mich auf das Gespräch vor?
Die Führungskraft sollte mit Bezug auf die verabredeten Leistungserwartungen für sich im Vorfeld des Gesprächs reflektieren, wie der Informationsstand über die bisherige Leistung des Mitarbeiters ist und wie die eigene Zufriedenheit mit diesen Leistungen ausgeprägt ist. Hierzu ist zu empfehlen, dass sie sich zuvor ca. im 2-Monats-Rhythmus Aufzeichnungen über positive und negative Leistungen gemacht hat. Ergeben sich Ansatzpunkte für Unzufriedenheit, sollte sehr präzise nachverfolgt werden, welche konkreten Beobachtungen/Ereignisse zu dieser Unzufriedenheit geführt haben.
Machen Sie sich kurze Notizen, mit welchen Aspekten der Arbeit des Mitarbeiters Sie unzufrieden sind und wie Sie diese Unzufriedenheit durch eigene Beobachtungen begründen können.
Wie ist der Ablauf des Gesprächs?
Der Einstieg durch die Führungskraft sollte mit einem positiven Leistungskriterium beginnen. Anschließend sollte das kritische Thema so angesprochen werden, dass von der Führungskraft zuerst die Erwartung (SOLL-Zustand) aufgezeigt und diese vom Mitarbeiter bestätigt wird. Nun wird die Darstellung des Leistungsstandes (IST-Zustand) gegenübergestellt. Dabei sollte ausschließlich auf der Grundlage von Fakten beziehungsweise anhand eines konkreten Beispiels argumentiert werden. Auch hier sollte die Führungskraft wieder explizit die Meinungen des Mitarbeiters erfragen ("Ist dies für Sie nachvollziehbar?", "Wie sehen Sie das?").
Wird die Darstellung akzeptiert, so folgt nun die negative Bewertung durch die Führungskraft, die auch hier vom Mitarbeiter reflektiert werden sollte ("Können Sie verstehen, dass ich mit der bisherigen Bearbeitungsgeschwindigkeit bei der Tätigkeit Thema XY unzufrieden bin?"). Gelingt es auch hier, eine Akzeptanz beim Mitarbeiter zu erreichen, kann eine gemeinsame, konstruktive Analyse der einzuleitenden Fördermaßnahmen folgen, die mit verbindlichen und konkreten Vereinbarungen, was der Mitarbeiter bis wann zu tun hat, abgeschlossen wird.
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