Der Datenschutz unterliegt den allgemeinen Regelungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Diese Gesetze legen strenge Vorschriften für den Umgang mit Daten von Beschäftigten fest, um deren Privatsphäre und informationelle Selbstbestimmung zu schützen. Die DSGVO etabliert grundlegende Prinzipien für die Verarbeitung personenbezogener Daten, während das BDSG spezielle Regelungen für den Datenschutz im nationalen Kontext, insbesondere im Arbeitsverhältnis, ergänzt. Arbeitgeber sind somit verpflichtet sicherzustellen, dass jegliche Verarbeitung von Daten im Einklang mit diesen Gesetzen steht.
Insbesondere im sensiblen Bereich von Schwangerschaft und Stillzeit müssen Arbeitgeber höchste Sorgfalt walten lassen. Die Information über derartige Umstände gehört zu den persönlichsten Daten und die Verarbeitung muss den höchsten Datenschutzstandards entsprechen. Der Arbeitgeber hat sicherzustellen, dass alle Verarbeitungsschritte im Einklang mit den gesetzlichen Vorgaben stehen.
11.1 Mitteilung an die Aufsichtsbehörde
Teilt eine Frau ihrem Arbeitgeber mit, dass sie schwanger ist oder stillt, ist der Arbeitgeber nach § 27 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 MuSchG verpflichtet, die zuständige Aufsichtsbehörde unverzüglich, also ohne schuldhaftes Zögern, zu informieren. Hierdurch soll der Aufsichtsbehörde ermöglicht werden, eine wirkungsvolle Kontrolle der Einhaltung der Schutzpflichten nach dem MuSchG durchzuführen. Zusätzlich muss der Arbeitgeber weitere Informationen gegenüber der Aufsichtsbehörde bereitstellen und ihr im Bedarfsfall Einsicht in die Akten gewähren, sofern dies zur Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlich ist (§ 27 Abs. 2 und 3 MuSchG).
Eine Auflistung der jeweils zuständigen Behörden findet sich auf den Seiten des Bundesministeriums für Familie, Senioren, Frauen und Jugend.
Der Arbeitgeber ist zur Mitteilung an die Aufsichtsbehörde auch dann verpflichtet, wenn die Frau der Mitteilung ausdrücklich nicht zustimmt.
11.2 Mitteilung an Betriebs-/Personalrat
Im Rahmen seiner Überwachungsfunktion gemäß § 80 Abs. 2 BetrVG bzw. § 70 Abs. 2 BPersVG sowie den entsprechenden Regelungen in den Personalvertretungsgesetzen auf Landesebene hat der Betriebs- bzw. Personalrat grundsätzlich einen Anspruch auf personenbezogene Auskunft über die dem Arbeitgeber bekannten schwangeren und stillenden Frauen. Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts[1] besteht ein solcher Auskunftsanspruch unabhängig davon, ob die Frau der Information des Betriebs- bzw. Personalrats zugestimmt hat. So sei die Erfüllung der dem Vertretungsorgan von Gesetzes wegen zugewiesenen Aufgaben nicht von einer vorherigen Einwilligung der Arbeitnehmer abhängig und stehe nach der betriebsverfassungsrechtlichen Konzeption nicht zu deren Disposition. Der Anspruch besteht jedoch nur, wenn eine konkrete Aufgabe des Vertretungsorgans gegeben ist und die Information zur Erfüllung der Aufgabe erforderlich ist.
Das Vertretungsorgan ist jedoch zur Einhaltung der Regelungen des Datenschutzes verpflichtet und muss daher angemessene und spezifische Schutzmaßnahmen treffen (§ 26 Abs. 3, § 22 Abs. 2 BDSG) und diese dem Arbeitgeber auf Verlangen darlegen. Diese Schutzmaßnahmen umfassen beispielsweise die sichere Aufbewahrung der Daten, die Beschränkung des Zugriffs auf autorisierte Mitglieder des Betriebs- bzw. Personalrats sowie die Löschung der Daten nach Beendigung der Überwachungsaufgabe. Der Arbeitgeber ist berechtigt die Mitteilung zu verweigern, wenn entsprechende Schutzmaßnahmen nicht ausreichend dargelegt werden können.
11.3 Mitteilung an Dritte
Darüber hinaus ist der Arbeitgeber nicht berechtigt, die erhaltenen Informationen über Schwangerschaft oder Stillzeit der betroffenen Frau unbefugt an Dritte weiterzugeben (§ 27 Abs. 1 Satz 2 MuSchG). Der Arbeitgeber ist zur Weitergabe berechtigt, wenn der er ansonsten die gesetzlichen Bestimmungen des Mutterschutzgesetzes nicht erfüllen könnte. Dies könnte beispielsweise die Information der unmittelbaren Vorgesetzten zur Einhaltung von Beschäftigungsverboten sowie der relevanten Personen in der Personalabteilung und Lohnbuchhaltung einschließen. Zulässig ist daher auch die Unterrichtung der mit dem Arbeitsschutz im Betrieb beauftragten Personen (Betriebsarzt, Fachkraft für Arbeitssicherheit), wenn die der Frau übertragene Arbeitsaufgabe oder die Umgebungseinflüsse Anlass zu gesundheitlichen Bedenken geben.
In diesen Fällen ist für die Weitergabe der Information keine Zustimmung der Frau erforderlich.
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