Nach § 13 BAT hat der Mitarbeiter ein uneingeschränktes Recht auf Akteneinsicht. Das Einsichtsrecht steht auch dem minderjährigen Angestellten zu.
7.1 Umfang der Einsichtnahme
Das Einsichtnahmerecht ist umfassend und bezieht sich auf sämtliche Personalakten im materiellen und formellen Sinne. Vor der Einsichtnahme dürfen keine Schriftstücke aus den Personalakten entfernt werden. Dies gilt auch für ärztliche Gutachten. Die Befürchtung, die Kenntnisnahme des Gutachtens könne dem Angestellten schaden, rechtfertigt keine Verweigerung der Einsichtnahme. Allenfalls bei einer ernsthaften und erheblichen Gefährdung der Gesundheit ist eine Ausnahme denkbar.
Vermerke in Kurzschrift oder in fremder Sprache müssen für den Arbeitnehmer lesbar übersetzt werden. Auf Mikrofilm archivierte Unterlagen sind sichtbar zu machen.
Andererseits braucht der Arbeitgeber Ausländern Schriftstücke nicht in deren Muttersprache übersetzen lassen. Bei einer Aufgliederung in mehrere Akten sind in der Hauptakte Hinweise auf Sonderakten oder an anderer Stelle abgelegte Vorgänge anzubringen, es sei denn, den Mitarbeitern ist aufgrund der Organisationsstruktur die Existenz derartiger Nebenakten bekannt, wie z.B. der Beihilfeakte. Darüber hinaus hat der Mitarbeiter einen Anspruch auf Auskunft darüber, was alles an Personalunterlagen über ihn vorhanden ist.
Dem Einsichtsrecht unterliegen auch die vor Abschluß des Arbeitsverhältnisses gesammelten Unterlagen, wie z.B. Bewerbungsunterlagen und Einstellungsbeurteilungen.
Das Einsichtsrecht entsteht erst mit Begründung des Arbeitsverhältnisses.
Abgelehnte Bewerber erhalten regelmäßig die eingereichten Unterlagen zurück. Insbesondere ist es nicht angängig, einen auf Verlangen des Arbeitgebers ausgefüllten Personalfragebogen aufzubewahren, um etwa bei einer nochmaligen Bewerbung einen Datenabgleich durchführen zu können. Das Anschreiben verbleibt beim Arbeitgeber.
Das Einsichtsrecht endet mit der Auflösung des Arbeitsverhältnisses. In Ausnahmefällen kann bei einem konkreten berechtigten Interesse ein ausgeschiedener Mitarbeiter einen Einsichtsanspruch geltend machen, z.B. zur Vorbereitung von Rentenanträgen.
7.2 Durchführung der Einsichtnahme
Der Mitarbeiter kann jederzeit, d.h. grundsätzlich ohne besonderen Anlaß und während der Arbeitszeit, das Einsichtsrecht geltend machen. Der Arbeitgeber kann ihn nicht auf eine (unbezahlte) Pause verweisen. Das Verlangen bedarf keiner Begründung. Allerdings muß der Mitarbeiter auf die dienstlichen Verhältnisse Rücksicht nehmen und darf das Recht nicht zu Unzeiten oder in unangemessen kurzen Abständen ausüben.
Für die Zeit der Einsichtnahme darf das Arbeitsentgelt nicht gekürzt werden. Erst recht nicht darf der Arbeitgeber eine Aufwandsentschädigung verlangen.
Der Mitarbeiter darf Abschriften, Notizen oder Ablichtungen anfertigen (§ 13 BAT). Nicht zulässig ist es aber, die gesamte Personalakte abzuschreiben oder abzukopieren.
Der Mitarbeiter hat keinen Anspruch darauf, die Akte etwa mit nach Hause zu nehmen oder sie ohne Aufsicht studieren zu können. Gleichzeitige Anwesenheit eines Mitarbeiters der Personalabteilung ist zu empfehlen, um so Veränderungen an der Personalakte vorzubeugen. Zudem können auftretende Fragen gleich beantwortet werden.
Einzusehen ist die Personalakte im Regelfall an dem Ort, wo sie verwaltet wird. Weicht die Arbeitsstätte des Mitarbeiters hiervon ab, sind ihm die Akten am Ort seiner Arbeitsstätte zugänglich zu machen.
Die erfolgte Einsichtnahme kann in der Personalakte dokumentiert werden (str.). Das Formular kann in etwa wie folgt ausgestaltet werden:
Bestätigung
Ich bestätige hiermit, am . . .
im Beisein von . . .
Einsicht in meine Personalakte genommen zu haben.
Bemerkungen: . . .
. . .
Ort, Datum: Unterschrift.
Vor allem für große Dienststellen ist der Abschluß einer Dienstvereinbarung zu empfehlen, in der Ort, Zeit, Häufigkeit und sonstige Modalitäten der Einsichtnahme, wie z.B. Voranmeldung, schriftliche Bestätigung der erfolgten Einsichtnahme durch den Arbeitnehmer etc., geregelt werden. Dabei darf jedoch das Einsichtsrecht als solches nicht angetastet werden, so daß aus besonderem Anlaß die Einsicht auch dann zulässig sein muß, wenn für die regelmäßige Einsicht bestimmte Zeitspannen vorgesehen sind. Bei den zu regelnden Fragen geht es um die Ordnung der Dienststelle, die der Mitbestimmung der Personalvertretung unterliegt.
Handhaben Sie die Möglichkeit der Einsichtnahme großzügig. Das fördert das Vertrauen der Mitarbeiter gegenüber der Dienststelle/Betrieb und dem Personalbüro.
7.3 Einsichtnahme durch bevollmächtigte Dritte
Der Anspruch auf Einsichtnahme ist ein höchstpersönlicher Anspruch, der grundsätzlich nur vom Mitarbeiter selbst wahrgenommen werden kann. Jedoch kann der Mitarbeiter einen Dritten zur Einsicht bevollmächtigen (§ 13 BAT). Die Vollmacht muss sich aber auf den Einzelfall beziehen und den Bevollmächtigten namentlich bezeichnen. Eine generelle Vollmacht z.B. des Personalrats genügt nicht. Die Vollmacht ist zur Personalakte zu nehmen. Der Arbeitgeber kann den Bevollmächtigten zurückweisen, wen...