Personalakten (§ 13 BAT) / 7.2 Durchführung der Einsichtnahme

Der Mitarbeiter kann jederzeit, d.h. grundsätzlich ohne besonderen Anlaß und während der Arbeitszeit, das Einsichtsrecht geltend machen. Der Arbeitgeber kann ihn nicht auf eine (unbezahlte) Pause verweisen. Das Verlangen bedarf keiner Begründung. Allerdings muß der Mitarbeiter auf die dienstlichen Verhältnisse Rücksicht nehmen und darf das Recht nicht zu Unzeiten oder in unangemessen kurzen Abständen ausüben.

Für die Zeit der Einsichtnahme darf das Arbeitsentgelt nicht gekürzt werden. Erst recht nicht darf der Arbeitgeber eine Aufwandsentschädigung verlangen.

Der Mitarbeiter darf Abschriften, Notizen oder Ablichtungen anfertigen (§ 13 BAT). Nicht zulässig ist es aber, die gesamte Personalakte abzuschreiben oder abzukopieren.

Der Mitarbeiter hat keinen Anspruch darauf, die Akte etwa mit nach Hause zu nehmen oder sie ohne Aufsicht studieren zu können. Gleichzeitige Anwesenheit eines Mitarbeiters der Personalabteilung ist zu empfehlen, um so Veränderungen an der Personalakte vorzubeugen. Zudem können auftretende Fragen gleich beantwortet werden.

Einzusehen ist die Personalakte im Regelfall an dem Ort, wo sie verwaltet wird. Weicht die Arbeitsstätte des Mitarbeiters hiervon ab, sind ihm die Akten am Ort seiner Arbeitsstätte zugänglich zu machen.

Die erfolgte Einsichtnahme kann in der Personalakte dokumentiert werden (str.). Das Formular kann in etwa wie folgt ausgestaltet werden:

Bestätigung

Ich bestätige hiermit, am . . .

im Beisein von . . .

Einsicht in meine Personalakte genommen zu haben.

Bemerkungen: . . .

. . .

Ort, Datum: Unterschrift.

Vor allem für große Dienststellen ist der Abschluß einer Dienstvereinbarung zu empfehlen, in der Ort, Zeit, Häufigkeit und sonstige Modalitäten der Einsichtnahme, wie z.B. Voranmeldung, schriftliche Bestätigung der erfolgten Einsichtnahme durch den Arbeitnehmer etc., geregelt werden. Dabei darf jedoch das Einsichtsrecht als solches nicht angetastet werden, so daß aus besonderem Anlaß die Einsicht auch dann zulässig sein muß, wenn für die regelmäßige Einsicht bestimmte Zeitspannen vorgesehen sind. Bei den zu regelnden Fragen geht es um die Ordnung der Dienststelle, die der Mitbestimmung der Personalvertretung unterliegt.

Praxis-Tipp

Handhaben Sie die Möglichkeit der Einsichtnahme großzügig. Das fördert das Vertrauen der Mitarbeiter gegenüber der Dienststelle/Betrieb und dem Personalbüro.