Praxis-Beispiele: Betriebsveranstaltung

1 Betriebsausflug einzelner Abteilungen

Sachverhalt

Ein gemeinschaftlicher Betriebsausflug des gesamten Unternehmens ist organisatorisch nicht möglich. Daher unternimmt die Verkaufsabteilung mit 30 Mitarbeitern einen eintägigen Ausflug mit Besichtigungen, Schifffahrt und Abendessen. Eingeladen sind alle Mitarbeiter im Verkauf, die Vertreter und Bürokräfte. Je teilnehmendem Mitarbeiter sind Kosten i. H. v. 105 EUR angefallen.

Handelt es sich um eine steuerfreie Betriebsveranstaltung?

Ergebnis

Der Rahmen einer steuerfreien Betriebsveranstaltung ist eingehalten und der Freibetrag von 110 EUR wurde nicht überschritten.

Zuwendungen des Arbeitgebers im Rahmen von Betriebsveranstaltungen gehören als Leistungen im ganz überwiegend betrieblichen Interesse des Arbeitgebers nicht zum Arbeitslohn. Es entsteht für diesen Personenkreis kein geldwerter Vorteil. Voraussetzung ist, dass es sich um

• eine herkömmliche (übliche) Veranstaltung,
• mit üblichen Zuwendungen handelt.

Der Bundesfinanzhof (BFH) definiert Betriebsveranstaltungen als

• Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene mit einem gewissen Eigengewicht,
• die einen gesellschaftlichen Charakter haben und
• bei denen die Teilnahme grundsätzlich allen Betriebsangehörigen offensteht.

Ob alle Betriebsangehörigen teilnehmen können bzw. wollen oder ob nur einzelne Abteilungen oder Personengruppen eingeladen sind, spielt keine Rolle. Grundsätzlich sind auch solche Veranstaltungen Betriebsveranstaltungen im steuerlichen Sinne, an denen nur ein begrenzter Kreis von Arbeitnehmern (z. B. alle Arbeitnehmer einer Filiale, eines Teams oder Abteilung) teilnehmen kann. Voraussetzung ist jedoch, dass

• die Veranstaltung allen Arbeitnehmern der teilnehmenden Abteilung(en) offensteht und
• eine Begrenzung des Teilnehmerkreises keine Bevorzugung bestimmter Personengruppen darstellt.

2 Motivationsveranstaltung

Sachverhalt

Für die 50 besten Verkäufer eines großen Unternehmens wird ein Ausflug organisiert. Die Veranstaltung beginnt um 12 Uhr mit einem gemeinsamen Mittagessen, danach erfolgt eine Stadtrundfahrt mit Weinprobe. Nach dem Abendessen werden die Leistungen besonders erfolgreicher Verkäufer gesondert hervorgehoben. Die Vorstellung dieser Mitarbeiter dient dazu, alle anderen Verkäufer in ihrem Arbeitseinsatz zusätzlich zu motivieren. Die Kosten der Veranstaltung betragen 90 EUR je Teilnehmer.

Bleibt die Veranstaltung als Betriebsausflug lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei, weil der Kostenrahmen den steuerlichen Freibetrag von 110 EUR je teilnehmender Person nicht überschritten hat?

Ergebnis

Es liegt keine lohnsteuerlich anzuerkennende Betriebsveranstaltung vor. Bei der Veranstaltung wird nur eine bestimmte Personengruppe bevorzugt (die 50 besten Verkäufer). Es mangelt hier an der Offenheit des Teilnehmerkreises. In der Praxis bereitet die Abgrenzung zwischen dem klassischen steuerfreien Betriebsausflug (Betriebsveranstaltung) und einer Motivations- oder Belohnungsveranstaltung erhebliche Probleme. Derartige Veranstaltungen dienen überwiegend der Belohnung eines bestimmten Personenkreises. Die anteiligen Kosten sind für jeden Teilnehmer steuer- und beitragspflichtig. Entscheidend ist hierbei der Zweck der Veranstaltung:

• Dient die Veranstaltung dazu, dass sich die Mitarbeiter des Unternehmens, der Abteilung usw. kennen lernen, die sozialen Kontakte verbessern und sich dadurch das Betriebsklima und die Zusammenarbeit verbessert, liegt eine Betriebsveranstaltung vor. Diese bleibt steuer- und beitragsfrei, wenn pro Jahr maximal 2 Veranstaltungen durchgeführt werden. Die Steuer- und Sozialversicherungsfreiheit bezieht sich aber nur auf die Kosten bis 110 EUR je teilnehmendem Arbeitnehmer und Betriebsveranstaltung. Der übersteigende Betrag unterliegt dem Lohnsteuerabzug und ist sozialversicherungspflichtig.
• Dient die Veranstaltung dazu, einzelne Mitarbeiter zu ehren, für bestimmte Leistungen zu belohnen oder einzelne Mitarbeiter durch Ehrung oder Belohnung zu motivieren, führen die entstandenen Kosten zu steuer- und sozialversicherungspflichtigem Arbeitslohn. Hier steht der Entlohnungscharakter im Vordergrund, der i. d. R. zu Arbeitslohn führt.

Die Aufwendungen von 90 EUR je teilnehmender Person sind als geldwerter Vorteil (Sachbezug) individuell bei den einzelnen Arbeitnehmern nach den Merkmalen der ELStAM zu versteuern und unterliegen im vollen Umfang der Sozialversicherungspflicht.

Der Arbeitgeber kann die Lohnsteuer nicht mir einem festen Steuersatz von 25 % erheben, da es sich nicht um eine Betriebsveranstaltung handelt. Eine solche Pauschalierung der Lohnsteuer kommt von vornherein nicht in Betracht, wenn es sich bei der Veranstaltung nicht um eine Betriebsveranstaltung handelt.

Es besteht aber eine weitere Pauschalierungsmöglichkeit, um die Arbeitnehmer teilweise zu entlasten. Die Lohnsteuer für sonstige Bezüge in einer größeren Zahl von Fällen kann pauschaliert werden. Jedoch ist hierbei zu beachten, dass der Steuersatz unter Umständen bei 40 % oder auch weitaus höher liegen kann. Dies ist abhängig vom Bruttoarbeitslohn der Arbeitnehmer und davon, ob es sich um eine...