Über die Angemessenheit von Übernachtungspreisen bestehen vielfach unterschiedliche Vorstellungen zwischen Verwaltung und Beschäftigten. Nicht jedes Quartier ist zumutbar, nicht jeder Komfort akzeptabel. Maßstab sollten Zimmer von Mittelklassehotels sein; in diesen wird i. d. R. der Dienstreisende auch bei privaten Reisen übernachten. Um Streit zu vermeiden, sollte die Quartierfrage vor Reisebeginn geklärt werden, also anlässlich der Anordnung oder Genehmigung der Dienstreise. Hierzu sind Zimmernachweise (Hotelführer) oder einschlägige Internetseiten (www.hrs.de oder www.expedia.de) zweckdienlich. Hat der Beschäftigte sich nicht für ein angemessenes Hotel entschieden, muss er seine Wahl begründen (etwa mit den vergeblichen telefonischen Bemühungen um ein preiswerteres Hotel). Im Zweifel hat die Verwaltung dieser Begründung durch entsprechende Nachfragen bei den angeblich angerufenen Hotels nachzugehen, besonders wenn ein Beschäftigter schon wiederholt sehr teure Hotels in Anspruch genommen hat, ist diese Vorgehensweise zu empfehlen. Eine zentrale Zimmerbestellung oder die Unterbringung im Hotel der dienstlichen Veranstaltung usw. rechtfertigt nicht die Unvermeidbarkeit der Unterkunft, wenn preiswertere Zimmer am Geschäftsort zu haben gewesen wären, besonders wenn mit dem Kfz gereist wird.
Unvermeidbare höhere Übernachtungskosten sind oftmals für die Zeit größerer Veranstaltungen in Städten nicht auszuschließen (z. B. Messen, Ausstellungen, politische Veranstaltungen, sportliche und gesellschaftliche Großveranstaltungen usw.); aber auch hier sollte vor der Anreise beim Messe- oder Veranstaltungsbüro nachgefragt werden, ob nicht billigere Zimmer zur Verfügung stehen. Beim Besuch von Messen usw. kann zur Reduzierung der Übernachtungskosten auch ein Quartier in Betracht kommen, das bis zu 30 km vom Veranstaltungsort entfernt liegt. Dies gilt besonders bei günstigen Verkehrsverbindungen vom Übernachtungsort zum Messeort.
Messezuschläge gehören ebenso zu den Übernachtungskosten wie Zuschläge während der Heizperiode, für Bad- und Duschbenutzung, für die dienstliche Inanspruchnahme von Kommunikationsmitteln (z. B. Internet) sowie für nicht in Anspruch genommenes Frühstück, nicht aber die Kosten für die Inanspruchnahme von Minibar, Telefon, Fernsehen, Zimmerservice und Wäschedienst. Keine Übernachtungskosten sind Trinkgelder, Gastgeschenke und vergleichbare Aufmerksamkeiten, Kosten für Minibar, Fernseher, Zimmerservice usw. Kosten für dienstliche Telefonate werden als Nebenkosten i. S. v. § 10 Abs. 1 BRKG ersetzt.
Vom Hotel berechnete Parkgebühren oder Garagenmieten werden bei Kfz i. S. v. § 5 Abs. 2 BRKG (Vorliegen triftiger Gründe) voll, bei Kfz nach § 5 Abs. 1 BRKG bis zu 10 EUR täglich als Nebenkosten (§ 10 Abs. 1 BRKG) erstattet, Tz. 10.1.2 BRKGVwV.
Doppelzimmerpreise sind anzuerkennen, wenn Einbettzimmer nicht zu haben sind. Im Übrigen kann erwartet werden, dass Bedienstete bei kurzzeitigen Dienst-, Fortbildungs- und Ausbildungsreisen gemeinsam im Doppelzimmer übernachten.
Fallen höhere Übernachtungskosten an, weil der Arbeitnehmer eine Unterkunft gemeinsam mit Personen nutzt, die in keinem Dienstverhältnis zum selben Arbeitgeber stehen, sind nur diejenigen Aufwendungen anzusetzen, die bei alleiniger Nutzung durch den Arbeitnehmer angefallen wären. Nicht abziehbar sind somit Mehrkosten, die aufgrund der Mitnutzung der Übernachtungsmöglichkeit durch eine Begleitperson entstehen, insbesondere wenn die Begleitung privat und nicht beruflich veranlasst ist. Bei Mitnutzung eines Mehrbettzimmers (z. B. Doppelzimmer) können die Aufwendungen angesetzt werden, die bei Inanspruchnahme eines Einzelzimmers im selben Haus entstanden wären.
Der Arbeitnehmer wird aus persönlichen Gründen auf einer Dienstreise von seiner Ehefrau begleitet. Für die Übernachtung im Doppelzimmer entstehen Kosten von 140 EUR. Ein Einzelzimmer hätte 80 EUR gekostet.
Erstattungsfähig sind lediglich 80 EUR.
Anders sieht die Situation aus, wenn die Begleitperson ein Kollege und somit Beschäftigter desselben Arbeitgebers ist.
Auf einer Dienstreise teilt sich der Arbeitnehmer das Doppelzimmer mit einem Kollegen, der ihn aus betrieblichen Gründen begleitet.
Für jeden Arbeitnehmer können (140 EUR : 2 =) 70 EUR pro Mitarbeiter erstattet werden.
Bei gemeinsamer Übernachtung mehrerer Beschäftigter in einem Mehrbettzimmer sind die Übernachtungskosten gleichmäßig aufzuteilen. Bei gemeinsamer Übernachtung mit Dritten (z. B. Ehegatten) ist der Zimmerpreis erstattungsfähig, der bei alleiniger Nutzung vom Dienstreisenden zu zahlen gewesen wäre; wird kein Nachweis geführt, ist eine Aufteilung gleichmäßig nach Personen vorzunehmen.
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