Reisekosten (§ 42 BAT) / 13.4 Angemessene Übernachtungskosten

Über die Angemessenheit von Übernachtungspreisen bestehen vielfach unterschiedliche Vorstellungen zwischen Verwaltung und Bediensteten. Nicht jedes Quartier ist zumutbar, nicht jeder Komfort akzeptabel. Maßstab sollten Zimmer von Mittelklassehotels sein; in diesen wird i.d.R. der Dienstreisende auch bei privaten Reisen übernachten. Um Streit zu vermeiden, sollte die Quartierfrage bereits vor Reisebeginn geklärt werden, also anlässlich der Anordnung oder Genehmigung der Dienstreise. Hierzu sind Zimmernachweise (Hotelführer) zweckdienlich. Hat der Beschäftigte sich nicht für ein angemessenes Hotel entschieden, muss er seine Wahl begründen (etwa mit den vergeblichen telefonischen Bemühungen um ein preiswerteres Hotel). Im Zweifel hat die Verwaltung dieser Begründung durch entsprechende Nachfragen bei den angeblich angerufenen Hotels nachzugehen, besonders wenn ein Beschäftigter schon wiederholt sehr teure Hotels in Anspruch genommen hat. Eine zentrale Zimmerbestellung oder die Unterbringung im Hotel der dienstlichen Veranstaltung usw. rechtfertigt nicht die Unvermeidbarkeit der Unterkunft, wenn preiswertere Zimmer am Geschäftsort zu haben gewesen wären, besonders wenn mit dem Kfz gereist wird.

Unvermeidbare höhere Übernachtungskosten sind oftmals für die Zeit größerer Veranstaltungen in Städten nicht auszuschließen (z.B. Messen, Ausstellungen, politische Veranstaltungen, sportliche und gesellschaftliche Großveranstaltungen usw.); aber auch hier sollte vor der Anreise beim Messe- oder Veranstaltungsbüro nachgefragt werden, ob nicht billigere Zimmer zur Verfügung stehen. Beim Besuch von Messen usw. kann zur Reduzierung der Übernachtungskosten auch ein Quartier in Betracht kommen, das bis zu 30 km vom Veranstaltungsort entfernt liegt. Dies gilt besonders bei günstigen Verkehrsverbindungen vom Übernachtungs- zum Messeort.

Messezuschläge gehören ebenso zu den Übernachtungskosten wie Zuschläge während der Heizperiode, für Bad- und Duschebenutzung sowie für nicht in Anspruch genommenes Frühstück, nicht aber die Kosten für die Inanspruchnahme von Minibar, Telefon, Fernsehen, Zimmerservice und Wäschedienst. Keine Übernachtungskosten sind Trinkgelder, Gastgeschenke und vergleichbare Aufmerksamkeiten, Telefongebühren, Faxkosten, Kosten für Minibar, Fernseher, Zimmerservice usw.

Doppelzimmerpreise sind anzuerkennen, wenn Einbettzimmer nicht zu haben sind. Im Übrigen kann erwartet werden, dass Bedienstete bei kurzzeitigen Dienst-, Fortbildungs- und Ausbildungsreisen gemeinsam im Doppelzimmer übernachten.

Wichtig

Nach Nr. 7.1.3 der Verwaltungsvorschrift zum BRKG sind Übernachtungskosten ohne Einzelprüfung als notwendig (und deshalb unbesehen) anzuerkennen, wenn sie 70 EUR je Nacht nicht übersteigen. Bei höheren Übernachtungskosten ist deren Notwendigkeit vom Beschäftigten zu begründen.

Wurden bezifferte Übernachtungskosten im Reisekostenantrag angeführt und hat die die Dienstreise genehmigende Stelle sie nicht beanstandet, sind sie zu erstatten. Dasselbe gilt naturgemäß, wenn z.B. die Reisestelle oder ein beauftragtes Reisebüro die Zimmerreservierung vorgenommen oder der Beschäftigte nach einem von der Reisestelle herausgegebenen oder autorisierten Hotelverzeichnis ein Zimmer gebucht hat.

Wurde das Zimmer vom Ausrichter einer Veranstaltung usw. zentral reserviert, werden auch Zimmerpreise über 70 EUR zu akzeptieren sein.

Bei gemeinsamer Übernachtung mehrerer Beschäftigter in einem Mehrbettzimmer sind die Übernachtungskosten gleichmäßig aufzuteilen. Bei gemeinsamer Übernachtung mit Dritten (z.B. Ehegatten) ist der Zimmerpreis erstattungsfähig, der bei alleiniger Nutzung vom Dienstreisenden zu zahlen gewesen wäre; wird kein Nachweis geführt, ist eine Aufteilung gleichmäßig nach Personen vorzunehmen.