Reisekosten / 18 Aufwands- und Pauschvergütung (§ 9 BRKG)

§ 9 Abs. 1 BRKG ermöglicht der Verwaltung die Festsetzung einer unter den üblichen Sätzen des Tage- und/oder Übernachtungsgelds liegenden Aufwandsvergütung, sofern erfahrungsgemäß geringere als die allgemein (vom Gesetzgeber) angenommenen Kosten entstehen. Dies ist zu unterstellen, wenn eine offenkundige Abweichung in der Kostensituation besteht. Die Tz. 9.1.1 BRKGVwV nennt dazu z. B. regelmäßige Dienstreisen zum gleichen Geschäftsort oder im selben Gebiet, aber auch die Teilnahme an verbilligter Gemeinschaftsverpflegung. Weitere Gründe können Kantinenessen (innerhalb und außerhalb des öffentlichen Dienstes) und Übernachtungen in Einrichtungen außerhalb des Hotelgewerbes (z. B. Übernachtungen in Einrichtungen von (Berufs-)Verbänden, Gemeinschaftsunterkünften, Wohnheimen, Jugendherbergen) sein. Außerdem können Ermäßigungsgründe vorliegen, wenn nach der Art des Dienstgeschäfts nur in seltenen Fällen Verpflegungskosten entstehen (z. B. bei Botengängen, Arbeiten im Außendienst ohne die Möglichkeit, eine Verpflegungsstätte aufsuchen zu können). Geringere Aufwendungen als üblich sind anzunehmen, wenn die Verpflegungs- oder Übernachtungskosten jeweils mindestens 20 % unter den Sätzen des Tage- und Übernachtungsgelds liegen.

Die Höhe der Aufwandsvergütung bestimmt sich entsprechend gesicherten Erfahrungswerten über einen längeren repräsentativen Zeitraum oder aufgrund der Erkenntnisse aus früheren Reisekostenanträgen. Oftmals lassen sich die Werte auch aus Rechnungen über Verpflegungs- und Unterkunftskosten entnehmen, die Beträge unter jeweils 20 EUR (Tage- und Übernachtungsgeld) ausweisen. Geringfügige Abweichungen führen nicht zu einer Neufestsetzung der Aufwandsvergütung. Die Pauschalierung sollte jedoch innerhalb der Ausschlussfrist, also in einem Zeitraum von 6 Monaten, überprüft und bei erheblichen Abweichungen an die tatsächlichen Verhältnisse angepasst werden.

Pauschvergütungen (§ 9 Abs. 2 BRKG) können für regelmäßige oder gleichartige Dienstreisen festgesetzt werden, und zwar hinsichtlich der gesamten sonst zustehenden Reisekostenvergütung oder Teilen davon. Sie dienen der vereinfachten Gewährung von Reisekostenvergütung (auch für den Dienstreisenden) und können als fortwährender Bezug in gleichbleibender Höhe monatlich gezahlt werden, auch während einer Erkrankung oder eines Urlaubs. Sie können auch für Wochen und Monate mit Außendienst, aber auch für einzelne Tage festgesetzt werden.

Praxis-Beispiel

Fall 1:

Ein Mitarbeiter des Kreises Rendsburg-Eckernförde unternimmt regelmäßig Dienstreisen innerhalb des Amtsbezirks von Rendsburg nach Eckernförde. Wenn es der Verwaltungsvereinfachung dienlich ist, dann kann hierfür eine Pauschalvergütung festgesetzt werden. Für Dienstreisen außerhalb des Kreises Rendsburg-Eckernförde verbleibt es bei der Einzelabrechnung.

Fall 2:

Ein Mitarbeiter des Kreises Rendsburg-Eckernförde unternimmt regelmäßig im gesamten Kreisgebiet Dienstreisen. Auch hier kann zur Verwaltungsvereinfachung eine Pauschalvergütung festgesetzt werden. Für Dienstreisen außerhalb des Kreises Rendsburg-Eckernförde verbleibt es bei der Einzelabrechnung.