Reisekosten sind Fahrtkosten (§ 9 Abs. 1 Nr. 4a EStG), Verpflegungsmehraufwendungen (§ 9 Abs. 4a EStG), Übernachtungskosten (§ 9 Abs. 1 Nr. 5a EStG) und Reisenebenkosten (R 9.8 LStR), wenn diese durch eine so gut wie ausschließlich beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers entstehen. Eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit ist auch der Vorstellungsbesuch eines Stellenbewerbers. Die berufliche Veranlassung der Auswärtstätigkeit, die Reisedauer und den Reiseweg hat der Arbeitnehmer aufzuzeichnen und anhand geeigneter Unterlagen, z. B. Fahrtenbuch (R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 Satz 3 LStR), Tankquittungen, Hotelrechnungen, Schriftverkehr, nachzuweisen oder glaubhaft zu machen. Die Abrechnung und die Belege sind vom Arbeitgeber als Beleg zum Lohnkonto zu nehmen.
Steuerlich ist es zulässig, die Vergütungen für Verpflegungsmehraufwendungen, Fahrtkosten und Übernachtungen zusammenzurechnen; in diesem Fall ist die Summe der Vergütungen steuerfrei, soweit sie die Summe der steuerfreien Einzelvergütungen nicht übersteigt (R 3.16 Sätze 1–3 LStR).
Diese Saldierungsmöglichkeit kann z. B. von Bedeutung sein, wenn der Arbeitgeber
- für Fahrten mit dem eigenen Kfz eine niedrigere Wegstreckenentschädigung als 0,30 EUR/km zahlt oder
- sich bei der Zahlung von Verpflegungsmehraufwendungen nicht an die gesetzlich vorgeschriebene Zeitstaffelung der Abwesenheitszeiten hält.
Die Möglichkeit der Verrechnung von steuerpflichtigen Teilen der Reisekostenvergütung mit nicht ausgeschöpften steuerfreien Beträgen ist auf die einzelne Erstattung beschränkt. Mehrere Auswärtstätigkeiten können aber zusammengefasst werden, wenn die Auszahlung der betreffenden Reisekostenvergütungen in einem Betrag erfolgt. Durch das Zusammenfassen von Reisekostenabrechnungen und Auszahlung der Reisekosten in einem Betrag können somit die sich bei einer Auswärtstätigkeit ergebenden steuerpflichtigen Teile der Reisekostenvergütung mit nicht ausgeschöpften steuerfreien Beträgen einer anderen Auswärtstätigkeit verrechnet werden (R 3.16 Satz 2 LStR). Nicht zulässig ist es jedoch, aus Auswärtstätigkeiten ein sog. Guthabenkonto zu bilden und dieses Guthabenkonto mit nicht ausgeschöpften steuerfreien Beträgen nachfolgender Erstattungen zu verrechnen.
25.3.3.1 Fahrtkosten (§ 9 Abs. 1 Nr. 4a EStG)
Für die Fahrtkosten anlässlich von Auswärtstätigkeiten gilt die Entfernungspauschale nicht, somit sind diese in tatsächlicher Höhe vom Arbeitgeber steuerfrei erstattungsfähig.
Als Reisekosten können die Aufwendungen für folgende Fahrten berücksichtigt werden (H 9.5 "Allgemeines" LStH):
- Fahrten zwischen Wohnung oder erster Tätigkeitsstätte und auswärtiger Tätigkeitsstätte oder Unterkunft; einschließlich sämtlicher Zwischenheimfahrten,
- Fahrten zwischen Unterkunft am Ort der auswärtigen Tätigkeitsstätte oder in ihrem Einzugsbereich und auswärtiger Tätigkeitsstätte, Fahrten zwischen der Wohnung des Arbeitnehmers und seinen ständig wechselnden Tätigkeitsstätten,
- Fahrten zu Bildungseinrichtungen, die keine ersten Tätigkeitsstätten sind.
25.3.3.1.1 Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel
Die Kosten bei Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel (z. B. Bahn, Bus, Taxi, Schiff, Flugzeug) können in der nachgewiesenen oder glaubhaft gemachten Höhe steuerfrei ersetzt werden. Neben dem Fahrpreis gehören auch ggf. erforderliche Zuschläge sowie Aufpreise für eine höhere Tarifklasse (z. B. Business-Class im Flugzeug, 1. Wagenklasse bei der Deutschen Bahn AG) zu den Fahrtkosten.
Ersetzt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Aufwendungen für eine Bahncard, die dieser sowohl für beruflich veranlasste Auswärtstätigkeiten als auch für private Reisen nutzt, ist der Ersatz der Aufwendungen für die Bahncard steuerfrei, wenn die Kosten der Bahncard und der ermäßigte Fahrpreis für die Dienstfahrten unter den Kosten liegen, die ohne die Bahncard angefallen wären. In diesem Fall wird die Möglichkeit der privaten Nutzung der Bahncard als unerheblich angesehen.
25.3.3.1.2 Benutzung eines eigenen Kfz
Bei Benutzung eines eigenen Kfz gehören sämtliche Aufwendungen für die durch die berufliche Auswärtstätigkeit veranlassten Fahrten zu den Reisekosten. Anstelle der tatsächlich pro Kilometer nachgewiesenen Kosten für das Fahrzeug dürfen diese auch mit pauschalen Kilometersätzen angesetzt werden. Neu ist, dass die amtlichen Kilometersätze nicht mehr durch Verwaltungsanweisung festgelegt werden, sondern sich an der jeweils aktuellen Wegstreckenentschädigung des BRKG orientieren.
Seit 2014 kann statt der tatsächlichen Aufwendungen aus Vereinfachungsgründen typisierend je nach Art des benutzten Verkehrsmittels (z. B. Pkw, Motorrad) die höchste pauschale Wegstreckenentschädigung nach dem BRKG für das jeweils benutzte Beförderungsmittel für jeden gefahrenen Kilometer angesetzt werden (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a Satz 2 EStG). Die Kilometersätze betragen ab 2014:
- für einen Kraftwagen: 0,30 EUR
- für Motorräder oder Motorroller: 0,20 EUR
- für ein Moped oder Mofa: 0,20 EUR
Eine Prüfung der tatsächlichen Kilometerkosten ist demnach nicht mehr erforderlich, wenn der Arbeitnehmer von dieser gesetzlichen Typisierung Gebrauch macht.