13.1 Allgemeines
Unbesehen (also ohne Nachweis der Übernachtungskosten oder wenn solche von unter 20 EUR entstanden sind oder nachgewiesen werden) werden pauschal 20 EUR als Übernachtungsgeld gewährt. Der bisherige stufenweise Ersatz höherer Übernachtungskosten über Zuschüsse zu dem Grundbetrag von 20 EUR ist ebenso entfallen wie die Abhängigkeit des Übernachtungsgeldes von zeitlichen Vorgaben. Unverändert geblieben ist der Ersatz nur der notwendigen Übernachtungskosten, wobei "notwendig" i.S. von "unvermeidbar" zu verstehen sein dürfte.
Unentgeltliche Unterkunft liegt auch vor, wenn die Kosten dafür in der Teilnehmergebühr für Seminare, Fortbildungsveranstaltungen, Tagungen usw. enthalten sind. Es macht dabei keinen Unterschied, ob die Teilnehmergebühr unmittelbar überwiesen, dem Bediensteten zur Zahlung an den Veranstalter mitgegeben oder als Nebenkosten ersetzt wird.
Die Gewährung von Übernachtungsgeld setzt das Vorliegen einer Dienstreise voraus. Liegt keine solche vor, kann Übernachtungsgeld (auch in pauschaler Form von 20 EUR) als Nebenkostenersatz (§ 10 Abs. 1 BRKG) in Betracht kommen. Dies kann z.B. der Fall sein, wenn wegen einer Tätigkeit in der Arbeitsstätte bis in die Nachtzeit hinein nicht in der Wohnung übernachtet werden kann.
13.2 Ausschluss von Übernachtungsgeld
Die Gewährung von Übernachtungsgeld (auch in pauschaler Form von 20 EUR) ist nach § 7 Abs. 2 BRKG und Nr. 7.1.2 BRKGVwV ausgeschlossen
- für die Dauer der Benutzung von Beförderungsmitteln (einschl. eigenem Kfz sowie Flugzeug)
- bei Dienstreisen an oder zum Wohnort für die Dauer des Aufenthalts an diesem (einschl. der Zwischenheimfahrten bei mehrtägigen Dienstreisen)
- bei unentgeltlicher Bereitstellung der Unterkunft des Amts wegen, auch wenn diese nicht genutzt wird
- bei Erledigung von Dienstgeschäften zur Nachtzeit, welche wie Schichtdienst oder nächtliche Kontrollfahrten die Inanspruchnahme eines Quartiers ausschließen
- wenn das Entgelt für die Unterkunft in erstattungsfähigen Fahrt- und sonstigen Kosten (z.B. Flugkosten, Gebühren für Schlafwagenbenutzung, Teilnehmergebühr) enthalten ist, es sei denn, eine Übernachtung ist aufgrund einer zu frühen Ankunft am Geschäftsort oder einer zu späten Abfahrt von diesem zusätzlich erforderlich bzw. die Unterkunft beizubehalten ist.
13.3 Übernachtungsgeld von 20 EUR
Sofern höhere Übernachtungskosten nicht nachgewiesen werden, stehen pauschal 20 EUR als Übernachtungsgeld zu. Dies gilt nicht beim Vorliegen eines Ausschlussgrunds nach § 7 Abs. 2 BRKG (vgl. Nr. 13.2), wobei hier insbesondere die Gestellung unentgeltlicher Unterkunft, Dienstreisen am oder zum Wohnort (für die Dauer des Aufenthalts an diesem) oder die Zeit des Benutzens von Beförderungsmitteln in Betracht kommen.
13.4 Angemessene Übernachtungskosten
Über die Angemessenheit von Übernachtungspreisen bestehen vielfach unterschiedliche Vorstellungen zwischen Verwaltung und Bediensteten. Nicht jedes Quartier ist zumutbar, nicht jeder Komfort akzeptabel. Maßstab sollten Zimmer von Mittelklassehotels sein; in diesen wird i.d.R. der Dienstreisende auch bei privaten Reisen übernachten. Um Streit zu vermeiden, sollte die Quartierfrage bereits vor Reisebeginn geklärt werden, also anlässlich der Anordnung oder Genehmigung der Dienstreise. Hierzu sind Zimmernachweise (Hotelführer) zweckdienlich. Hat der Beschäftigte sich nicht für ein angemessenes Hotel entschieden, muss er seine Wahl begründen (etwa mit den vergeblichen telefonischen Bemühungen um ein preiswerteres Hotel). Im Zweifel hat die Verwaltung dieser Begründung durch entsprechende Nachfragen bei den angeblich angerufenen Hotels nachzugehen, besonders wenn ein Beschäftigter schon wiederholt sehr teure Hotels in Anspruch genommen hat. Eine zentrale Zimmerbestellung oder die Unterbringung im Hotel der dienstlichen Veranstaltung usw. rechtfertigt nicht die Unvermeidbarkeit der Unterkunft, wenn preiswertere Zimmer am Geschäftsort zu haben gewesen wären, besonders wenn mit dem Kfz gereist wird.
Unvermeidbare höhere Übernachtungskosten sind oftmals für die Zeit größerer Veranstaltungen in Städten nicht auszuschließen (z.B. Messen, Ausstellungen, politische Veranstaltungen, sportliche und gesellschaftliche Großveranstaltungen usw.); aber auch hier sollte vor der Anreise beim Messe- oder Veranstaltungsbüro nachgefragt werden, ob nicht billigere Zimmer zur Verfügung stehen. Beim Besuch von Messen usw. kann zur Reduzierung der Übernachtungskosten auch ein Quartier in Betracht kommen, das bis zu 30 km vom Veranstaltungsort entfernt liegt. Dies gilt besonders bei günstigen Verkehrsverbindungen vom Übernachtungs- zum Messeort.
Messezuschläge gehören ebenso zu den Übernachtungskosten wie Zuschläge während der Heizperiode, für Bad- und Duschebenutzung sowie für nicht in Anspruch genommenes Frühstück, nicht aber die Kosten für die Inanspruchnahme von Minibar, Telefon, Fernsehen, Zimmerservice und Wäschedienst. Keine Übernachtungskosten sind Trinkgelder, Gastgeschenke und vergleichbare Aufmerksamkeiten, Telefongebühren, Faxkosten, Kosten für Minibar, Fernseher, Zimmerservice usw.
Doppelzimmerpreise sind anzuerkennen, wenn Einbettzimmer ni...