23.1 Allgemeines
Nach § 3 Nr. 13 EStG ist die aus öffentlichen Kassen gezahlte Reisekostenvergütung steuerfrei. Dies gilt hinsichtlich der Vergütungen für Verpflegungsmehraufwendungen allerdings nur insoweit, als sie die Pauschbeträge nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 Satz 2 EStG nicht übersteigen. Da nach Reisekostenrecht (anders als bei privaten Arbeitgebern) keine Tagegelder über die Pauschbeträge von 24, 12 und 6 EUR hinaus gewährt werden dürfen (keine Zuschussmöglichkeit), stellt sich insofern die Steuerfrage nicht. Entsprechendes gilt für Auslandstagegelder, da diese die für die Steuerzwecke vom Bundesfinanzministerium festgesetzten Pauschbeträge nicht übersteigen und auch hier Zuschüsse ausgeschlossen sind.
Steuerpflicht bei oder im Zusammenhang mit der Erstattung von Verpflegungskosten kann sich jedoch besonders in zwei Fällen ergeben:
Bei längerfristiger vorübergehender Tätigkeit am selben Geschäftsort sind die Pauschbeträge für Verpflegungskosten (In- und Ausland) nur für die ersten drei Monate steuerfrei (z.B. bei einer viermonatigen Steuerprüfung eines in München ansässigen Betriebs sind das nach § 8 BRKG gewährte 50-prozentige Tagegeld ab Beginn des 4. Monats zu versteuern). Dabei zählt das Tagegeld für die Hin- und Rückreise nicht mit.
Bei gleich bleibendem Geschäftsort beginnt bei einer Unterbrechung der auswärtigen Tätigkeit die Dreimonatsfrist neu zu laufen, wenn die Unterbrechung aus dienstlichen Gründen erfolgt und mindestens vier Wochen dauert. Eine Unterbrechung aus privaten Gründen (Krankheit, Urlaub) hat keinen Einfluss auf die Dreimonatsfrist. Sie verlängert weder die Frist, noch beginnt diese neu zu laufen.
Bei unentgeltlicher Verpflegung (sie zählt steuerlich als Arbeitslohn) ist der Sachbezugswert nach der Sachbezugsverordnung zu versteuern, soweit nicht mindestens ein Einbehalt in dessen Höhe beim Tagegeld erfolgt.
Praxisbeispiele (2005):
1.
Dauer der Dienstreise 9 Std., unentgeltliches Mittagessen
| Tagegeld |
6 EUR |
| Kürzung nach § 6 Abs. 2 BRKG = 40 v.H. von 24 EUR |
9,60 EUR |
| Tagegeld |
0 EUR |
| zu versteuern |
0 |
2.
Dauer der Dienstreise 7 Std., unentgeltliches Abendessen
| Tagegeld |
0 |
| Sachbezugswert (zu versteuern) |
2,61 EUR |
3.
Dauer der Dienstreise 13 Std., unentgeltliches Frühstück, Mittag- und Abendessen
| Tagegeld |
6,00 EUR |
| Kürzung nach § 6 Abs. 2 BRKG = 100 v.H. von 24 EUR |
24,00 EUR |
| Tagegeld |
0 EUR |
| Sachbezugswerte (1,46 + 2,61 + 2,61 EUR) |
6,68 EUR |
| zu versteuern |
0 EUR |
Die 2,61 EUR dürfen nicht mit nicht ausgeschöpften Abzugsmöglichkeiten (z.B. bei der Wegstreckenentschädigung) verrechnet werden.
Allerdings ist es zulässig, zu versteuernde Beträge von der übrigen aufgrund desselben Antrags zustehenden Reisekostenvergütung abzuziehen.
Ein dem Grunde nach bestehender, durch Verzicht oder Nichtbeantragung nicht verwirklichter Tagegeldanspruch führt bei unentgeltlicher Verpflegung zu keiner Steuerpflicht, wenn er mindestens den Sachbezugswert erreicht.
Alle übrigen Teile der Reisekostenvergütung, wie Fahrtkostenerstattung, Wegstrecken- und Mitnahmeentschädigung, Übernachtungsgeld und Nebenkostenersatz sind steuerfrei.
Die Unterlagen über Reisekostenvergütung sind Belege zum Lohnkonto, so dass sie nach § 41 Abs. 1 letzter Satz EStG sechs Jahre aufzubewahren sind.
23.2 Steuerliche Verrechnung von Einzelvergütungen
Dem Finanzamt gegenüber kann der Bedienstete diejenigen Teile der Reisekostenvergütung als Werbungskosten geltend machen, die hinter steuerlichen Pauschbeträgen zurückbleiben. Dies gilt z.B. für Wegstreckenentschädigung, die mit einem geringeren Betrag als 0,30 EUR/km (= steuerlicher Pauschbetrag) gewährt wurde. Dasselbe gilt für Auslandstagegelder, die niedriger als die entsprechenden steuerlichen Pauschbeträge sind. Eine Verrechnung mit den als Arbeitslohn geltenden Sachbezugswerten (soweit diese über die Kürzungsbeträge nach § 12 BRKG hinausgehen) ist nicht zulässig.
Anlässlich einer Dienstfahrt wurden 180 km zurückgelegt, für die der Dienstherr 0,20 EUR/km (= 36,00 EUR) gewährte (§ 5 Abs. 1 BRKG).
Als Werbungskosten kann der Unterschied von 39,60 EUR zu 54,00 EUR (= 0,30 EUR x 180 km) geltend gemacht werden.
23.3 Pauschalbesteuerung
Nach Maßgabe des § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 EStG kann der Dienstherr die auf Ersatz von Verpflegungsauslagen bei Dienstreisen und Dienstgängen (nicht bei doppelter Haushaltsführung) entfallende Steuer mit einem Pauschalsteuersatz von 25 v.H. erheben und übernehmen. Dies gilt auch für die mindestens mit den Sachbezugswerten zu versteuernden unentgeltlichen Mahlzeiten, obwohl dies im Hinblick auf den Wortlaut des § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 EStG zweifelhaft ist. Bei Übernahme der Steuer entfällt die Abgabenpflicht zur Sozialversicherung.