Reisekostenvergütung wird nur insoweit gewährt, als die Aufwendungen der Dienstreisenden und die Dauer der Dienstreise zur Erledigung des Dienstgeschäfts notwendig waren. Hierauf ist bereits im Genehmigungsverfahren zu achten. Insbesondere hinsichtlich der Dauer der Dienstreise sind die Dienstreisenden ggf. darauf hinzuweisen, dass abweichend von den aus persönlichen Gründen gewählten tatsächlichen Reisezeiten die Reisekostenvergütung nur eine zeitgerechte An- und Abreise berücksichtigen kann.
Die Reisekostenvergütung ist innerhalb einer Ausschlussfrist von 6 Monaten bei der Beschäftigungsbehörde oder der zuständigen Abrechnungsstelle zu beantragen. Die Frist beginnt grundsätzlich mit dem Tag nach Dienstreiseende. Bei nicht ausgeführten Dienstreisen beginnt die Ausschlussfrist mit Ablauf des Tages, an dem dem Beschäftigten bekannt wird, dass die Dienstreise nicht durchgeführt wird. Für die Fristberechnung gelten die §§ 187 i. V. m. 188 BGB und § 31 VwVgG. Danach beginnt die Frist mit dem Tage, der auf die Beendigung der Dienstreise folgt und endet nach 6 Monaten mit Ablauf desjenigen Tages des letzten Monats, welcher dem Tage vorhergeht, der durch seine Benennung oder seine Zahl dem Anfangstag der Frist entspricht. Fehlt bei einer nach Monaten bestimmten Frist in dem letzten Monat der für ihren Ablauf maßgebliche Tag, so endet die Frist mit dem Ablauf des letzten Tages dieses Monats.
Die Dienstreise endet am 2.4.2020. Die Antragsfrist beginnt am 3.4.2020 und endet am 2.10.2020.
Fällt dagegen das Ende einer Frist auf einen Sonntag, einen gesetzlichen Feiertag oder einen Sonnabend, so endet die Frist mit dem Ablauf des nächstfolgenden Werktags. Mit dieser Regelung wird auch ein Sonnabend wie ein Sonntag bzw. ein Feiertag behandelt. Das hat zur Folge, dass, wenn ein Fristende auf einen Sonnabend fällt, die Frist nicht auf den Sonnabend fällt, wenn der vorhergehende Freitag ein staatlich anerkannter Feiertag ist.[1]
Die Dienstreise endet am 9.10.2019. Die Antragsfrist beginnt am 10.10.2019 und endet am 10.4.2020. Da der 10.4.2020 ein Karfreitag ist, endet die Frist am nächsten Werktag, dem 14.4.2020, nämlich nach dem Ostermontag.
Dienstreisende können einen Abschlag i. H. v. 80 % auf die zu erwartende Reisekostenvergütung verlangen, sofern diese voraussichtlich 200 EUR übersteigt. In besonderen Fällen kann durch die oberste Dienstbehörde ein geringerer Betrag festgelegt werden. Ein gewährter Abschlag ist zurückzuzahlen, wenn die Reisekostenvergütung nicht binnen der Ausschlussfrist beantragt wird. Sind Dienstreisende im Besitz einer Kreditkarte, soll grundsätzlich auf Abschläge verzichtet werden, soweit die voraussichtlichen Auslagen durch den Kreditrahmen gedeckt sind.
Ein Verzicht (auch in Form einer Nichtbeantragung) kann die gesamte Reisekostenvergütung oder Teile von ihr erfassen (z. B. die Benutzung der zustehenden 1. Wagenklasse, das Tagegeld), ist aber nur wirksam, wenn er freiwillig erfolgte, also vom Arbeitgeber nicht aufgezwungen wurde.
Nach § 3 Abs. 1 BRKG brauchen dem Reisekostenantrag die Belege zwar nicht beigefügt zu werden, sind jedoch auf Verlangen der zuständigen Stellen bis zum Ablauf von 6 Monaten nach der Antragstellung vorzulegen. Werden die Belege nicht binnen 3 Monaten nach Anforderung vorgelegt, können der Erstattungsantrag insoweit zurückgewiesen und die bereits gezahlten Vergütungen zurückverlangt werden. Die oberste Dienstbehörde kann bestimmen, dass Ausgaben bis zu 10 EUR je Dienstreisetag nicht durch Belege nachgewiesen werden brauchen, sie sind jedoch zu begründen (z. B. Taxikosten unter 10 EUR).
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