Umzugskostenvergütungen in der Entgeltabrechnung

Zusammenfassung

Überblick

Ein Arbeitnehmer, der aus dienstlichen Gründen an einen neuen Beschäftigungsort versetzt wird, hat einen gesetzlichen Anspruch auf Erstattung der dadurch entstandenen Umzugskosten in entsprechender Anwendung des § 670 BGB. Lohnsteuerlich kann der Arbeitgeber die durch einen beruflich veranlassten Umzug entstandenen tatsächlichen Umzugskosten sowie die dadurch anfallenden Mehraufwendungen steuerfrei erstatten. Verbleibende Aufwendungen können vom Arbeitnehmer als Werbungskosten abgezogen werden, soweit dies gesetzlich zulässig ist.

Auch in der Sozialversicherung sind Umzugskostenvergütungen kein Arbeitsentgelt und damit beitragsfrei, soweit sie lohnsteuerfrei sind.

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Lohnsteuer: Die steuerfreie Umzugskostenvergütung außerhalb des öffentlichen Dienstes ist in § 3 Nr. 16 EStG geregelt. Die entsprechenden Verwaltungsanweisungen sind R 3.16 und 9.9 LStR sowie H 3.16 und 9.9 LStH. Einzelheiten zu den ansetzbaren Aufwendungen sowie die maßgebenden Höchst- und Pauschbeträge ergeben sich aus dem Bundesumzugskostengesetz (BUKG) und der Verordnung über die Umzugskostenvergütung bei Auslandsumzügen. Die steuerfreien Pauschalvergütungen für Umzugskosten enthalten BMF, Schreiben 21.7.2021, IV C 5 – S 2353/20/10004 :002, BStBl 2021 I S. 1021, und BMF, Schreiben v. 28.12.2023, IV C 5 – S 2353/20/10004: 003, BStBl 2024 I S. 84.

Sozialversicherung: Beitragsrechtlich werden Umzugskostenvergütungen in der Sozialversicherung nach § 14 SGB IV i. V. m. § 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 SvEV beurteilt.

Lohnsteuer

1 Steuerfreie Erstattung von Umzugskosten

Umzugskostenvergütungen, die aus einer öffentlichen Kasse nach Maßgabe der umzugskostenrechtlichen Vorschriften des Bundes und der Länder oder entsprechenden Regelungen gezahlt werden, sind – vergleichbar den Reisekostenerstattungen – für den öffentlichen Dienst steuerfrei gestellt.^[1]

Private Arbeitgeber können die tatsächlichen Umzugskosten an die außerhalb des öffentlichen Dienstes beschäftigten Arbeitnehmer anlässlich eines beruflich veranlassten Wohnungswechsels grundsätzlich bis zur Höhe der Beträge steuerfrei erstatten, wie sie nach dem Bundesumzugskostengesetz (BUKG) und der Auslandsumzugskostenverordnung (AUV) als Umzugskostenvergütung höchstens gezahlt werden könnten.^[2]

In diesem Zusammenhang sind gesetzliche Einschränkungen zu beachten, z. B. für die Steuerfreiheit von Verpflegungsmehraufwendungen.

[1] § 3 Nr. 13 EStG.

[2] § 3 Nr. 16 EStG.

2 Beruflich veranlasster Wohnungswechsel

Der Arbeitgeber muss prüfen, ob der Wohnungswechsel beruflich veranlasst ist. Hiervon ist regelmäßig auszugehen, wenn er aus Anlass

• der erstmaligen Aufnahme einer beruflichen Tätigkeit beim Arbeitgeber,
• des Arbeitgeberwechsels oder
• im Zusammenhang mit einer Versetzung durchgeführt wird.

Eine berufliche Veranlassung liegt ebenfalls vor, wenn der Umzug im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse des Arbeitgebers durchgeführt wird. Insbesondere bei Bezug oder Aufgabe einer Dienstwohnung, die aus betrieblichen Gründen nur bestimmten Arbeitnehmern vorbehalten ist, z. B. um deren jederzeitige Einsatzmöglichkeit zu gewährleisten.^[1]

Weiterhin ist ein Wohnungswechsel beruflich veranlasst, wenn

• der Arbeitnehmer den eigenen Hausstand zur Beendigung einer doppelten Haushaltsführung an den Beschäftigungsort verlegt^[2],

• hierdurch für jeden Ehegatten in der neuen Wohnung ein Arbeitszimmer eingerichtet werden kann, damit diese im Homeoffice wieder ungestört ihrer jeweiligen Tätigkeit nachgehen können^[3]

  oder

• hierdurch eine erhebliche Fahrzeitverkürzung zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte eintritt und die nach dem Umzug verbleibende Wegezeit im Berufsverkehr als normal angesehen werden kann.^[4]

Wichtig

Umzug innerhalb einer politischen Gemeinde begünstigt

Es ist nicht erforderlich, dass der Wohnungswechsel mit einem Wohnortwechsel oder mit einem Arbeitsplatzwechsel verbunden ist.^[5]

Zwischenlagerung von Möbeln

Die berufliche Veranlassung eines Umzugs endet regelmäßig mit dem Einzug in die zuerst am neuen Arbeitsort bezogene Wohnung. Aufwendungen für die Einlagerung von Möbeln für die Zeit vom Bezug der ersten am Beschäftigungsort bezogenen Wohnung bis zur Fertigstellung eines Wohnhauses am oder in der Nähe des neuen Arbeitsorts sind nicht steuerfrei erstattungsfähig.^[6]

[1] BFH, Urteil v. 28.4.1988, IV R 42/86, BStBl 1988 II S. 777.

[2] BFH, Urteil v. 21.7.1989, VI R 129/86, BStBl 1989 II S. 917.

[3] FG Hamburg, Urteil v. 23.2.2023, 5 K 190/22, Rev. beim BFH unter VI R 3/23.

[4] BFH, Urteil v. 6.11.1986, VI R 106/85, BStBl 1987 II S. 81,

s. Umzugskosten.

[5] BFH, Urteil v. 22.11.1991, VI R 77/89, BStBl 1992 II S. 494.

[6] BFH, Urteil v. 21.9.2000, IV R 78/99, BStBl 2001 II S. 70.

3 Überblick zur lohnsteuerlichen Behandlung der Umzugskosten

Bei Vorliegen der vorgenannten Voraussetzungen kann der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die durch den beruflich veranlassten Umzug entstandenen Kosten steuerfrei ersetzen. Der Umfang der erstattungsfähigen Kosten ist bei Inlandsumzügen an die diesbezüglichen Regelungen des Bundesumzugskostengesetzes (BUKG) geknüpft. Danach kommt Steuerfreiheit insbesondere für folgende Umzugskostenvergütungen in Betracht:

• Be...