Verhältnis der Abmahnung zur Kündigung
Die arbeitsrechtliche Abmahnung wird als Vorstufe der Kündigung bezeichnet. Während die verhaltensbedingte Kündigung davon ausgeht, dass aufgrund mangelnder Anpassungsfähigkeit und -willigkeit des Arbeitnehmers die Fortsetzung des Arbeitsverhältnisses dem Arbeitgeber nicht mehr zumutbar ist, soll die Abmahnung dem Arbeitnehmer Gelegenheit geben, das beanstandete Verhalten zu ändern, um eine Kündigung zu vermeiden.
Eine Abmahnung liegt vor, wenn der Arbeitgeber in einer für den Arbeitnehmer hinreichend deutlich erkennbaren Art und Weise Leistungsmängel beanstandet und damit den Hinweis verbindet, dass im Wiederholungsfalle der Inhalt oder der Bestand des Arbeitsverhältnisses gefährdet ist.
Hat sich der Abmahnende entschieden, ein beanstandetes Verhalten mit einer Abmahnung zu sanktionieren, ist dieser Vorfall "bestraft" und damit kündigungsrechtlich verbraucht. Der Abmahnende kann diesen Vorfall dann nicht noch als Grund für eine weitere Sanktion, etwa eine Änderungs- oder Beendigungskündigung heranziehen.
Funktionen der Abmahnung
Die Abmahnung soll das pflichtwidrige Verhalten konkret bezeichnen und beanstanden (Rüge- bzw. Dokumentationsfunktion). Der Arbeitnehmer muss dabei genau erkennen können, was ihm konkret zum Vorwurf gemacht wird. Pauschale Formulierungen, wie z. B. "Sie haben wiederholt Ihre Arbeitspflichten verletzt" oder Schlagworte wie "Schlechtleistung", "Störung des Betriebsfriedens" reichen nicht aus. Vielmehr muss das zum Vorwurf gemachte Fehlverhalten genau mit Ort, Zeit und Datum beschrieben werden.
Zusätzlich soll die Abmahnung aufzeigen, dass für den Fall weiterer Pflichtverletzungen Inhalt oder Bestand des Arbeitsverhältnisses gefährdet sind (Warnfunktion). Es reicht nicht aus, allein "arbeitsrechtliche Konsequenzen" anzudrohen. Stattdessen sollten "kündigungsrechtliche Konsequenzen" angedroht werden oder "arbeitsrechtliche Konsequenzen bis hin zur Kündigung des Arbeitsverhältnisses".