Arbeitszeugnis / 2.1 Die Form des Arbeitszeugnisses

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Das Arbeitszeugnis ist schriftlich zu erteilen und zu unterschreiben. Es durfte bis 31.12.2024 nicht in elektronischer Form ausgestellt werden.^[1] Seit dem 1.1.2025 kann es mit Einwilligung des Beschäftigten auch in elektronischer Form mit einer qualifizierten elektronischen Signatur erteilt werden.

Das Zeugnis für Auszubildende kann bereits seit 1.8.2024, wenn der Auszubildende dem zugestimmt hat, auch in elektronischer Form erteilt werden.^[2] Gleiches gilt auch für Zeugnisse, die anderen Personen, die zur Erlangung beruflicher Fertigkeiten, Kenntnissen, Fähigkeiten oder Erfahrungen eingestellt wurde.^[3] Dies sind Praktikanten in einem Orientierungspraktikum von bis zu 3 Monaten, einem freiwilligen das Studium begleitende Praktikum. Auch Trainees, die nicht eingearbeitet, sondern ausschließlich ausgebildet werden, fallen unter diese Regelung wie auch dual Studierende in einem anerkannten Ausbildungsberuf.

Die äußere Form muss tadellos sein. Bei schriftlichen Zeugnissen ist haltbares Papier von guter Qualität mit aktuellem Firmenbriefkopf zu verwenden.^[4] Das Zeugnis muss sauber und ordentlich geschrieben sein und darf keine Flecken, Radierungen, Verbesserungen, Streichungen oder Ähnliches enthalten. Dies sollte eigentlich selbstverständlich sein, da ein unsauberes Zeugnis auch vor allem Rückschlüsse auf den Aussteller zulassen kann. Durch die äußere Form darf auch nicht der Eindruck erweckt werden, der Arbeitgeber distanziere sich vom Wortlaut seiner Erklärung.^[5] Geheime Zeichen auf dem Zeugnis sind unzulässig.^[6] Als geheimes Zeichen wird auch gewertet, wenn eine bestimmte für einen Beruf oder eine Tätigkeit übliche Beschreibung oder Beurteilung des Arbeitnehmers weggelassen wird.^[7]

Ein schriftliches Zeugnis darf geknickt werden, wenn der Arbeitgeber es dem Arbeitnehmer auf dem Postweg zuschickt und vom Originalzeugnis saubere und ordentliche Kopien angefertigt werden können, bei denen sich die Falzungen des Originals nicht abzeichnen.^[8]

Das Arbeitszeugnis wird grundsätzlich in Fließtext formuliert. Die Tätigkeitsbeschreibung kann aber in einer Aufzählung der Schwerpunkte der Tätigkeit vorgenommen werden. Gleiches gilt auch für eventuelle Fortbildungsmaßnahmen. Die Leistungs- und Verhaltensbeurteilung erfolgt dann wieder in einem individuell formulierten Text. Hier eine Tabellenform zu wählen ist unzulässig.^[9]

Das Zeugnis muss das gesamte Arbeitsverhältnis beschreiben und ggf. beurteilen und nicht nur Teile davon (sog. Einheitlichkeitsgrundsatz). Insbesondere darf im Endzeugnis auch nicht auf ein Zwischenzeugnis Bezug genommen werden. Allerdings kann ein Zwischenzeugnis selbst sich nur auf einzelne Zeitabschnitte beziehen und auf ein zuvor bereits erteiltes Zwischenzeugnis verweisen.

Bei dem sog. qualifizierten Zeugnis ist die Leistung und das Verhalten zu dokumentieren, eine Beurteilung nur der Leistung oder nur des Verhaltens, etwa in getrennten Zeugnissen, verstößt gegen den Einheitlichkeitsgrundsatz.^[10]

Zur Ausstellung und Unterzeichnung des Zeugnisses ist der Arbeitgeber verpflichtet, bei juristischen Personen der gesetzliche Vertreter. In Vertretung des Arbeitgebers kann das Zeugnis von Angestellten des Arbeitgebers unterschrieben werden, die jedoch in leitender Position und erkennbar in höherer Position sein müssen als der zu beurteilende Arbeitnehmer.^[11] Es ist aber zulässig, wenn eine zweite Unterschrift unter dem Zeugnis von einem Beschäftigten stammt, der auf gleicher Hierarchiestufe ist wie die zu beurteilende Person.

Die Unterschrift darf dabei nicht "verstellt" sein, sondern muss als die reguläre Unterschrift des Ausstellers erkennbar sein, da ansonsten ein Leser Rückschlüsse aus der unüblichen Art der Unterschrift ziehen könnte.^[12] Bei einem leitenden Angestellten, der der Geschäftsleitung unmittelbar unterstellt war, muss das Zeugnis von einem Mitglied der Geschäftsführung unterzeichnet sein. Der Unterzeichnende muss in dem Zeugnis auch auf seine Position als Mitglied der Geschäftsführung hinweisen.^[13]

Ändert sich im Laufe des Arbeitsverhältnisses der Arbeitgeber, etwa weil das Unternehmen verkauft wurde, ist der Erwerber des Arbeitgebers verpflichtet, das Arbeitszeugnis auszustellen. Dabei wird er sich auf ein erteiltes Zwischenzeugnis stützen können, ggf. muss er bei dem ehemaligen Arbeitgeber nachfragen und sich dessen Urteil zu eigen machen müssen.

Grundsätzlich ist das Datum der Beendigung des Arbeitsverhältnisses als Ausstellungsdatum eines Endzeugnisses anzugeben, da ansonsten vermutet werden könnte, dass das Zeugnis Gegenstand einer Diskussion, Auseinandersetzung, oder eines Rechtsstreits war.^[14]

Dies führt bei der elektronischen Form zu einem Problem, da die qualifizierte elektronische Signatur nicht vor- oder rückdatiert werden kann. Endet beispielsweise das Arbeitsverhältnis am 31.12. eines Jahres, muss dieses Datum auf dem Zeugnis erscheinen. Kaum jemand wird aber an diesem Tag das Zeugnis auch tatsächlich erstellen. In diesen Fällen ist aktuell zu empfehlen, dass auf ...