Aufbauorganisation von Kleinbetrieben / 5 Mögliche Vorgehensweise bei der Strukturierung von Betrieben

Die Aufbauorganisation ist also Voraussetzung für das Funktionieren des Betriebes als solchen und das optimale Zusammenwirken der Beschäftigten. Doch welche Anforderungen müssen berücksichtigt werden? Und welche Organisationsart ist die für den jeweiligen Unternehmer richtige? Wie lässt sich auf pragmatische Weise ein Vorschlag für eine individuelle Organisation erreichen?

Grundsätzlich gilt zwar, dass die Aufbauorganisation auf die individuellen Bedürfnisse eines jeden Unternehmens zugeschnitten sein soll. In der betrieblichen Praxis ist jedoch zu erkennen, dass es bestimmte, immer wiederkehrende Ordnungskriterien gibt, die grundsätzlich auch für die Strukturierung von Kleinbetrieben Gültigkeit hat.

Zu diesen klassischen, stets wiederzufindenden Bereichen gehören vor allem der Einkauf, die Produktion, der Verkauf, das Lagerwesen, die Verwaltung und die Geschäftsführung. Unterschiede bestehen in erster Linie darin, wie bestimmte Aufgaben erledigt werden und wie das Zusammenwirken der Bereiche untereinander organisiert ist.

Folgende Schritte helfen, sich über die Aufgaben, deren Verteilung und mögliche Strukturierung klar zu werden:

• Benennung der Kernaufgaben des Betriebes
• Zuordnung dieser Aufgaben zu den Mitarbeitern
• Entscheidung darüber, welche Aufgaben sinnvollerweise zusammen gefasst, und in einem Bereich oder in einer Kostenstelle bearbeitet werden sollen
• Entscheidung darüber, ob und welche Aufgaben an Dritte vergeben werden sollen. In Betracht kommen z. B. Verwaltungsaufgaben wie Buchhaltungsaufgaben, Rechtsberatung oder Steuern, aber auch die Auslagerung der Datenverarbeitung
• Einrichtung, Anpassung oder Änderung von Kostenstellen oder Funktionen für eine inhaltlich zusammenhängende Gruppe von Aufgaben, wie Einkauf, Produktion, Verkauf
• Benennung von Verantwortlichen für Aufgaben und Kostenstellen
• Beschreibung, wie der Informationsfluss zwischen den Bereichen und Kostenstellen funktionieren soll. Aufstellung verbindlicher Regeln für die Zusammenarbeit zwischen den Funktionen und Abteilungen
• Festlegung, über welche Qualifikation und Ausbildung das in einem Bereich beschäftigte Personal verfügen sollte, ggf. festhalten der wesentlichen Merkmale in einer Stellenbeschreibung

So finden Sie die für Ihren Betrieb richtige Organisation:

Um die für Sie richtige Organisationsform zu finden, können Sie z. B. schriftlich festhalten, welche Arbeitsschritte in welcher Reihenfolge vorgenommen werden müssen, um einen Kundenauftrag in Ihrem Betrieb von der Auftragserteilung über die Beschaffung der notwendigen Ressourcen bis hin zur Auslieferung zu bearbeiten. Gehen Sie die einzelnen Arbeitsschritte dazu zunächst vor Ihrem geistigen Auge durch und legen die Reihenfolge fest. Dabei sollten Sie auch bedenken, dass für die Auftragsbearbeitung auch verwaltende Arbeiten, etwa Rechnungsstellung oder Kalkulation erforderlich sind. Gleichzeitig können Sie jeder Aufgabe einen Mitarbeiter zuordnen. Dabei kann es selbstverständlich vorkommen, dass ein Mitarbeiter auch mehrere Arbeiten durchführt.

Dann sollten Sie sich fragen, ob und in welchen Fällen die Beschäftigten miteinander Informationen austauschen sollen, um einen Auftrag optimal bearbeiten zu können. Sie können für bestimmte wesentliche Arbeitsschritte verbindliche Regeln festlegen, und darauf bestehen, dass dieser Informationsaustausch schriftlich stattfindet, um Fehlinformationen und -entscheidungen zu vermeiden.

Gleichzeitig sollten Sie überlegen, ob Sie alle Aufgaben in Ihrem Betrieb selbst durchführen wollen oder ob und in welchen Fällen es günstiger ist, Arbeiten an Dritte zu delegieren. Diese Entscheidung hängt u. a. davon ab, über welche Qualifikation Ihre Mitarbeiter verfügen und ob es sich lohnt, umfangreiches und teures Know-how selbst aufzubauen.