Benefits bedürfen, wie alle Leistungen in einem Arbeitsverhältnis, einer Anspruchsgrundlage.
Diese kann sich aus einem Gesetz, einem Tarifvertrag, einer Betriebsvereinbarung, einer vertraglichen Vereinbarung oder einer arbeitgeberseitigen Gesamtzusage ergeben. Welche Anspruchsgrundlage die richtige ist, hängt wiederum davon ab, um welchen Benefit es sich handelt und in welchem Umfeld sich ein Unternehmen befindet. Folgende Fragen stellen sich z. B.:
Gibt es z. B. gesetzliche Vorschriften, die unter bestimmten Voraussetzungen einen Anspruch entstehen lassen?
Dies ist beispielsweise bei Zuschüssen zur betrieblichen Altersvorsorge bei pflichtversicherten Mitarbeitern der Fall.
Findet ein Tarifvertrag Anwendung und ist er für den Benefit einschlägig?
Voraussetzung für die Anwendung eines Tarifvertrags ist, dass im Arbeitsvertrag eine Bezugnahme auf die jeweiligen einschlägigen Tarifverträge erfolgt oder dass für den Tarifvertrag die Allgemeinverbindlichkeit ausgesprochen wurde. Außerdem müssen die jeweiligen Leistungsvoraussetzungen, die sich für den Benefit ergeben, erfüllt sein. Ggf. kann sich ein Anspruch auch aus einem gekündigten Tarifvertrag aufgrund von Nachwirkung ergeben.
Gibt es einen Betriebsrat, mit dem eine Betriebsvereinbarung überhaupt erst getroffen werden kann, bzw. sogar bei mitbestimmungspflichtigen Angelegenheiten Entgeltgrundsätze gemäß § 87 Abs. 1 Nr. 10 BetrVG sogar verhandelt werden müssen?
Beispiele für mitbestimmungspflichtige Benefits sind: Lohn und Gehalt nebst der Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall, Tantieme, Provisionen, Zulagen aller Art (Schmutzzulagen, Familienzulagen etc.), Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld, Jahressonderleistungen, 13. Monatsgehalt, Gratifikationen und Sachleistungen.
2.1 Gestaltung von rechtlichen Vereinbarungen
Je nach Thema und Sachlage gibt es Grenzen in der Gestaltung der rechtlichen Vereinbarung. Das gilt für die Voraussetzungen einer Teilhabe, wie für Abänderungen oder gar Einstellung der Leistung.
So kann die Teilnahme an Benefits an bestimmte Voraussetzungen geknüpft werden, soweit z. B. durch gesetzliche oder tarifliche Regelungen hier keine zwingenden Vorgaben für den Arbeitgeber bestehen. Ebenfalls hat er innerhalb der vertraglichen Vereinbarung bei der Gewährung von Benefits das AGG und den Allgemeinen Gleichbehandlungsgrundsatz zu beachten. Das Gleiche gilt bei Änderungen in der Ausgestaltung von Benefits oder gar ihrer "Zurücknahme".
Sofern ein Betriebsrat vorhanden ist und die Benefits einen Entgeltbestandteil nach § 87 Abs. 1 Nr. 10 BetrVG darstellen, ist der Betriebsrat sogar zwingend einzubeziehen. Dies bedeutet, dass hier regelmäßig eine Betriebsvereinbarung über die Einführung, die jeweiligen Voraussetzungen und auch die Beendigung der Leistung für das Benefit abzuschließen ist.
Nachweisgesetz
Auch bei der Einführung von Benefits im Rahmen von Arbeitsverträgen müssen die Vorgaben des Nachweisgesetzes beachtet werden. Gemäß der aktuellen Gesetzgebung müssen alle Arbeitsbedingungen, die unter die Nachweispflicht gemäß § 2 Abs. 1 Satz 2 NachwG fallen, grundsätzlich jedem Beschäftigten in schriftlicher Form zur Verfügung gestellt werden.
2.2 Gesamtzusage mit Freiwilligkeitsvorbehalt oder Widerrufsvorbehalt
Der Arbeitgeber kann eine Leistung auch durch eine Gesamtzusage gewähren. Dies ist oftmals dann der Fall, wenn kein Betriebsrat im Unternehmen ist und nicht mit jedem Arbeitnehmer eine vertragliche Vereinbarung aufgesetzt werden soll. Unter einer Gesamtzusage ist die Zusage einer Leistung des Arbeitgebers gegenüber der gesamten oder einem Teil der Belegschaft zu verstehen. Diese Zusage erfolgt in allgemeiner Form z. B. über einen Aushang am "Schwarzen Brett", im Intranet oder auf einer internen Online-Plattform. Die ausdrückliche und mit Rechtsbindungswillen verbundene Erklärung des Arbeitgebers, jedem Mitarbeiter, der die vom Unternehmen abstrakt festgelegten Voraussetzungen erfüllt, eine bestimmte Leistung zu gewähren, wird Bestandteil des Arbeitsvertrags. Bei den durch eine Gesamtzusage versprochenen Leistungen handelt es sich um Allgemeine Geschäftsbedingungen, die einer Kontrolle nach den §§ 305 ff. BGB unterliegen.
Bei einer Gesamtzusage ist eine einseitige Änderung oder Aufhebung der Leistung nur möglich, wenn und soweit der Arbeitgeber sich bei seiner Erklärung eine Freiwilligkeit vorbehalten oder einen Widerruf der mit der Gesamtzusage versprochenen Leistungen oder die Änderung der Leistungsbedingungen wirksam vorbehalten hat. Damit Unternehmen daher nicht uneingeschränkt oder für immer an bestimmte Benefits gebunden sind, empfiehlt es sich bei einer Gesamtzusage immer einen solchen Freiwilligkeitsvorbehalt oder einen Widerrufsvorbehalt aufzunehmen.
Zudem kann eine Gesamtzusage auch durch eine Betriebsvereinbarung abgeändert werden, wenn ein solcher Vorbehalt ausdrücklich oder zumindest konkludent vereinbart wurde.
Widerrufsvorbehalte unterliegen engen Anforderungen und sorgfältigen Formulierungen im Sinne der Inhaltskontrolle nach § 308 BGB. Sie bergen in der Praxis daher oftmals ein erhöhtes Risiko, dass ein Widerrufsvorbehalt diesen Anforderungen in Konf...