Die Art und der Umfang der Speicherung der Datensätze und das Weitere zum Verfahren für die Entgeltunterlagen nach § 8 BVV und für die Beitragsabrechnung nach § 9 BVV werden bundeseinheitlich in Gemeinsamen Grundsätzen bestimmt.
Gegenstand der Gemeinsamen Grundsätze ist Form und Übermittlung der Unterlagen, die nach § 8 Abs. 2 BVV zu den Entgeltunterlagen zu nehmen sind.
Demnach sollen den Arbeitgebern die nötigen Unterlagen bereits in digitaler Form zur Verfügung gestellt werden. Da dies von Beschäftigten nicht immer zu erwarten ist, können im Einzelfall die physischen Unterlagen selbst digitalisiert werden.
Sofern die Daten bereits aus einem Entgeltabrechnungsprogramm stammen, ist nichts weiter zu veranlassen.
Andere Unterlagen wie die Dokumentationen der täglichen Arbeitszeit oder die Befreiungserklärungen von geringfügig Beschäftigten sind hingegen als PDF-Dokument oder als Bild-Datei (Formate: jpeg, bmp, png oder tiff) zu digitalisieren. Eine wichtige Anforderung an das Dokument ist, dass die Datei im Nachgang nicht mehr veränderbar ist.
Die Unterlagen sind entweder zusätzlich zum elektronisch abgelegten Dokument in Papierform aufzubewahren oder mit einer elektronischen Signatur zu versehen.
Das jeweilige Dokument ist als Datei mit einem nachvollziehbaren Titel zu versehen. Über die genaue Speicherform kann der Arbeitgeber selbst entscheiden, sofern die Daten so abgelegt sind, dass sie für einen unbeteiligten Dritten verständlich sind.
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