Change Management / 2.2 Phase 2: Ist-Situation analysieren

Jetzt geht es darum, die momentane Situation, also den Status quo im Unternehmen aufzunehmen und zu analysieren. Diese Bestandsaufnahme bildet die Grundlage für die Planung des Veränderungsprozesses. Diese Analyse ermöglicht es, bereits in einer so frühen Phase Ressourcenverschwendungen und andere Schwachstellen in den Prozessen und Strukturen des Unternehmens sichtbar zu machen. Die folgende Tabelle zeigt Fragen zu den relevanten Analysefeldern, die in der ersten Phase eines Change-Projektes beantwortet werden sollten.

Analysefelder^[1]

Analysefelder	Relevante Fragen
Aufgaben	Wie lauten die Aufgabenstellungen? Wie genau sind Aufgabenbereiche abgegrenzt? Gibt es große Schwankungen im Arbeitsaufkommen? Handelt es sich um monotone Aufgaben oder zu einfache oder zu komplexe Aufgaben? Könnte es überflüssige Aufgaben geben? Sind Aufgaben unvollständig oder schlecht dokumentiert?
Prozesse	Gibt es klare Prozessauslösungen und ein eindeutig definiertes Prozessende? Ist die Reihenfolge der Aufgaben zweckmäßig? Gibt es viele Schnittstellen? Gibt es viele Verzweigungen? Müssen Prozesse wiederholt durchlaufen werden? Gibt es Doppelarbeit? Laufen Prozesse parallel ab oder werden innerhalb eines Prozesses identische Arbeitsschritte an verschiedenen Stellen ausgeführt? Gibt es einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess?
Informationsfluss	Ist die Informationsversorgung angemessen? Sind die Informationen vollständig? Werden Informationen empfängerorientiert aufbereitet? Werden Informationen zu den richtigen Zeitpunkten bzw. in angemessenen Intervallen bereitgestellt? Sind Informationen leicht zu finden?
Personal	Gibt es eine Lücke oder einen Überhang an Personal? Werde die Mitarbeiter optimal eingesetzt? Sind die Personalkosten in letzter Zeit stark angestiegen? Sind die Mitarbeiter motiviert? Sind die Führungskräfte kompetent?
Stellenbesetzung	Gibt es überflüssige oder zu wenige Planstellen? Werden die Kapazitäten gleichmäßig ausgelastet? Ist der Grad der Spezialisierung im Unternehmen angemessen? Ist die Mischung aus zentralen und dezentralen Strukturen optimal? Sind Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten kongruent? Gibt es Anreize und Aufstiegsmöglichkeiten?
Sach- und Arbeitsmittel	Sind die Sachmittel zweckmäßig? Ist das Arbeitsumfeld zweckmäßig und ergonomisch? Ist der Standort geeignet? Gibt es lange innerbetriebliche Lauf- und Transportwege? Sind die Instandhaltungskosten hoch? Sind die Anlagen störanfällig?
Unternehmenskultur	Klappt die Zusammenarbeit in den Teams? Wird offen im Unternehmen kommuniziert? Gibt es Führungsrichtlinien? Werden im Unternehmen Lernprozesse gefördert? Gibt es eine ausgeprägte Fehlerkultur?

[1] Vgl. Kindt, A.: Change Management, Wiesbaden 2014, S. 73 f.