Möglichen Compliance-Risiken kann zudem durch eine sorgfältige Personalauswahl vorgebeugt werden. Vor allem im Rahmen von Bewerbungsprozessen können sich daher weitere Compliance-relevante Betätigungsfelder für Personalabteilungen ergeben.
3.3.1 Datenschutz und Grenzen durch das Persönlichkeitsrecht
In diesem Zusammenhang haben sogenannte "Background Checks" oder "Pre-Employment Screenings" insbesondere in sensiblen Tätigkeitsbereichen an Bedeutung zugenommen. Ziel solcher Überprüfungen ist es, bereits im Bewerbungsprozess umfassende Erkenntnisse über den Hintergrund des Bewerbers, dessen Charakter, Fähigkeiten, Zuverlässigkeit und Integrität zu erlangen und damit im Vorfeld Risiken zu vermeiden. Solchen Überprüfungen sind insbesondere durch datenschutzrechtliche Bestimmungen sowie das Persönlichkeitsrecht des Bewerbers Grenzen gesetzt.
3.3.2 Fragen und Anforderung von Unterlagen im Bewerbungsprozess
Neben der sorgfältigen Prüfung von Bewerbungsunterlagen dienen i. d. R. zunächst Gespräche mit dem Bewerber zur Erlangung relevanter Informationen im Rahmen des Bewerbungsprozesses. Doch steht dem Unternehmen in diesem Zusammenhang kein uneingeschränktes Fragerecht zu bzw. muss ein Bewerber nicht alle Fragen wahrheitsgemäß beantworten. Es werden solche Fragen als zulässig angesehen, an deren wahrheitsgemäßer Beantwortung das Unternehmen ein berechtigtes, billigenswertes und schutzwürdiges Interesse hat, aufgrund dessen die Belange des Bewerbers zurücktreten müssen. Ein solches Interesse setzt voraus, dass die Beantwortung der Frage für den angestrebten Arbeitsplatz und die zu verrichtende Tätigkeit von Bedeutung ist. Bei unzulässigen Fragen steht dem Bewerber hingegen ein "Recht zur Lüge" zu.
Vorstehende Grundsätze sind grundsätzlich auch auf die Anforderung von Unterlagen des Bewerbers zu übertragen. Zulässigerweise dürfen nur solche Unterlagen angefordert werden, deren Inhalt dem Umfang des Fragerechtes des Unternehmens entspricht.
3.3.3 Fragen nach beruflichen und fachlichen Fähigkeiten
Fragen nach beruflichen und fachlichen Fähigkeiten, Kenntnissen und Erfahrungen dürfen bei Relevanz für den in Aussicht genommenen Arbeitsplatz grundsätzlich gestellt werden. Ebenfalls ist in diesem Sinne die Anforderung von Unterlagen, insbesondere Arbeits- und Prüfungszeugnissen, zur Überprüfung der fachlichen Eignung zulässig. Zum Ausschluss gefälschter Dokumente kommt die Anforderung von Originalen oder beglaubigten Kopien in Betracht.
Mit Blick auf Arbeitszeugnisse ist jedoch zu bedenken, dass Arbeitszeugnisse und förmliche Referenzen in der Regel allenfalls eingeschränkte Aussagekraft haben. Grund hierfür sind die arbeitsrechtlichen Zeugnisgrundsätze ("Wohlwollen") und das Bemühen vieler Unternehmen, insoweit allen Auseinandersetzungen aus dem Weg zu gehen und die damit einhergehende inflationäre Bewertung des ehemaligen Mitarbeiters. Dies gilt insbesondere mit Blick auf etwaiges Fehlverhalten in der Vergangenheit.
3.3.4 Fragen nach Vorstrafen und finanziellen Verhältnissen
Fragen nach Vorstrafen oder den wirtschaftlichen und finanziellen Verhältnissen des Bewerbers werden grundsätzlich dann als zulässig angesehen, wenn die entsprechenden Informationen für den zu besetzenden Arbeitsplatz bzw. die zu leistende Arbeit von Bedeutung sind.
Bei der Anforderung von Unterlagen in diesem Zusammenhang, wie z. B. eines polizeilichen Führungszeugnisses oder einer Schufa-Auskunft, ist zu bedenken, dass diese in der Regel Informationen über den Bewerber enthalten, die für den zu besetzenden Arbeitsplatz nicht von Bedeutung sind und damit nicht mehr vom Fragerecht des Unternehmens gedeckt sind. Eine Anforderung wäre folglich unzulässig und der Bewerber könnte eine Vorlage der Unterlagen verweigern. Ausnahmen können hier insbesondere bei Positionen mit besonderer Vertrauensstellung gelten. Den Interessen des Bewerbers sollte dabei durch geeignete Sicherheitsmaßnahmen im Unternehmen zur Gewährleistung der Vertraulichkeit und des Datenschutzes Rechnung getragen werden. Zudem sind ggf. bestehende Mitbestimmungsrechte des Betriebsrates zu beachten.
Bei der Anforderung von Unterlagen in diesem Zusammenhang, wie z. B. eines polizeilichen Führungszeugnisses oder einer Schufa-Auskunft, ist zu bedenken, dass diese in der Regel Informationen über den Bewerber enthalten, die für den zu besetzenden Arbeitsplatz nicht von Bedeutung sind und damit nicht mehr vom Fragerecht des Unternehmens gedeckt sind. Eine Anforderung wäre folglich unzulässig und der Bewerber könnte eine Vorlage der Unterlagen verweigern. Ausnahmen können hier insbesondere bei Positionen mit besonderer Vertrauensstellung gelten. Den Interessen des Bewerbers sollte dabei durch geeignete Sicherheitsmaßnahmen im Unternehmen zur Gewährleistung der Vertraulichkeit und des Datenschutzes Rechnung getragen werden. Zudem sind ggf. bestehende Mitbestimmungsrechte des Betriebsrates zu beachten.
3.3.5 Informationsbeschaffung über Dritte und/oder das Internet
Auch bei einer weitergehenden Informationsbeschaffung über den Bewerber über Dritte oder das Internet sind die sich aus dem Datenschutzrecht sowie dem Persönlichkeitsrecht ergebenden Grenzen zu beachten. Auf im Internet allgemein zugängliche Daten des Bewerbers, die über Suchmaschinen (wie z. B. Google) erlangt werden können, wird das Unternehmen i....