Das Rollenklärungsgespräch: Fokus, Klarheit und Verantwortung

Zusammenfassung

Überblick

Ein Rollenklärungsgespräch ist ein wichtiges Instrument im Bereich der Mitarbeiterführung und Personalentwicklung. Es dient dazu, Erwartungen klarzustellen, Missverständnisse zu vermeiden, Verantwortungsdiffusion entgegenzuwirken und zufriedenstellende und produktive Arbeitsbeziehungen möglich und wahrscheinlicher zu machen. In diesem Beitrag werden die Bedeutung, die Durchführung und die Dos and Don’ts eines Rollenklärungsgesprächs dargestellt, besonders für Führungs- und Personalverantwortliche. Wichtig auch für HR Verantwortliche, die „ihre“ Führungskräfte entsprechend befähigen und beraten können sollten.

1 Worum geht es beim Rollengespräch?

Ein Rollenklärungsgespräch ist ein strukturierter Dialog, der die Erwartungen, Verantwortlichkeiten und Ziele einer Position innerhalb eines Teams oder einer Organisation klar definieren hilft. Es geht dabei nicht nur um die Aufgabenbeschreibung, sondern auch um die Abstimmung von persönlichen und organisatorischen Zielen, die zur Stärkung des Engagements und zur Zufriedenheit am Arbeitsplatz beitragen. Dabei geht es beim Rollenklärungsgespräch genauer gesagt nicht um ein einmaliges Gespräch, sondern eher um ein Format für einen immer wieder stattfindenden und nachzuschärfenden Dialog. Dieser Dialog fördert die Abgrenzung der Rollen zu anderen Teammitgliedern und macht klarer, welche Beiträge die Einzelnen zum Gesamterfolg des Teams oder der Organisation leisten.

2 Wozu ein Rollengespräch führen?

Das Führen von Rollenklärungsgesprächen ist essenziell, um Missverständnisse zu vermeiden und eine klare Richtung vorzugeben. Es fördert das Verständnis für die eigene Rolle und die der Kollegen, was wiederum die Zusammenarbeit und das Arbeitsklima verbessert. Durch die Orientierung an den Stärken der Mitarbeiter können Führungskräfte sicherstellen, dass diese in Bereichen eingesetzt werden, die nicht nur den Unternehmenszielen dienen, sondern auch persönliches Wachstum und Zufriedenheit fördern. Wer weiß, was von ihr oder ihm erwartet wird, kann sich besser auf die wichtigen Aufgaben fokussieren, hat mehr Chancen auf Flow-Erlebnisse und erlebt vermutlich auch mehr psychologische Sicherheit als ein Fundament guter Fehler- und Lernkultur.

3 Do's für das Rollengespräch

• Vorbereitung: Bereiten Sie sich gründlich auf das Gespräch vor. Sammeln Sie Informationen über die bisherigen Leistungen und Qualitäten des Mitarbeiters, um die Diskussion auf konstruktive Weise zu führen.
• Stärkenorientierung: Benennen und anerkennen Sie die Stärken des Mitarbeiters! Und diskutieren Sie, wie er diese bereits einbringt – zum Wohle des Teams, der Kundschaft etc. Und besprechen Sie, wie die Stärken im Rahmen der Rolle weiter und vielleicht auch mehr und anders eingesetzt werden können.
• Flow-Erlebnisse fördern: Besprechen Sie Aufgaben, die der Mitarbeiter besonders liegen und ihn herausfordern, ohne zu überfordern. Das ist nämlich eine der fundamentalen Voraussetzungen, um Flow-Zustände zu ermöglichen.
• Ziele mit Zug: Definieren Sie klare, erreichbare Ziele, die sich an den Unternehmenszielen orientieren und gleichzeitig Raum für persönliche Erfolge und Selbstwirksamkeit bieten. Diskutieren Sie, wann die (Zwischen-)ziele aus Ihrer Sicht gut erreicht wären, um Erwartungsklarheit zu schaffen.
• Rollengrenzen abklären: Was gehört nicht (mehr) zum Aufgaben- und Zuständigkeitenportfolio Ihres Gegenübers? Womit soll er sich bitte nicht mehr groß befassen? Diese Frage hilft, das Job-Profil zu schärfen und abzugrenzen – und schützt vor Überforderung und unklaren Erwartungen.
• Offene Kommunikation: Fördern Sie einen offenen Austausch über Erwartungen, Bedenken und Möglichkeiten zur Weiterentwicklung.

4 Dont's für das Rollengespräch

• Vermischen von Rollen und Person: Vermeiden Sie es, persönliche Eigenschaften mit beruflichen Rollen zu verwechseln.
• Einseitige Gesprächsführung: Gehen Sie mindestens genauso viel auf Empfang wie auf Sendung. Denn ein Rollenklärungsgespräch sollte ein Dialog sein, kein Monolog.
• Vermischung mit Leistungsbeurteilung: Ein Rollenklärungsgespräch sollte nicht mit einer Leistungsbeurteilung verwechselt oder verbunden werden. Der Fokus sollte auf der zukünftigen Rolle und nicht auf vergangenen Leistungen liegen – geschweige denn auf Boni oder Prämien.
• Fehlende Flexibilität: Seien Sie offen für Anpassungswünsche an die Rolle, wenn sich die Umstände oder die Fähigkeiten des Mitarbeiters ändern.
• Überforderung: Setzen Sie realistische Erwartungen, die den Mitarbeiter fordern, aber nicht überfordern.

5 Das Rollenklärungsgespräch mit dem eigenen Vorgesetzten führen

Auch Führungskräfte profitieren von klaren Rollendefinitionen. Ein Gespräch mit der/dem eigenen Vorgesetzten bietet die Gelegenheit, Erwartungen abzugleichen und Unterstützung für die eigene Führungsrolle zu sichern. Nutzen Sie dieses Gespräch, um Ihre Stärken hervorzuheben und zu diskutieren, wie diese zum Wohl des Teams und der Organisation eingesetzt werden können. Es ist auch eine Chance, Unterstützung für Herausforderungen zu suchen und gemeinsam Lösungen zu entwickeln.

Effektive, regelmäßige Rollenklärungsgespräche stärken nicht nur die individuelle Leistung, sondern fördern auch ein positives und produktives Arbeitsumfe...