Dienstreise

Zusammenfassung

Begriff

Einen arbeitsrechtlich fest umrissenen Begriff der Dienstreise gibt es nicht. Angeknüpft werden kann an die Legaldefinition in § 2 Bundesreisekostengesetz. Eine Dienstreise ist danach die Reise zu einem anderen als dem regelmäßigen Arbeitsort. Keine Dienstreise ist die reguläre An- und Abfahrt zum bzw. vom betrieblichen Arbeitsort.

Auch das lohnsteuerliche Reisekostenrecht kennt den Begriff der Dienstreise nicht. Eine Dienstreise wird im Lohnsteuerrecht als beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit bezeichnet. Eine berufliche Auswärtstätigkeit ist jede berufliche Tätigkeit außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte und außerhalb der Wohnung des Arbeitnehmers. Immer wenn die gesetzlichen Kriterien der beruflichen Auswärtstätigkeit erfüllt sind, kann der Arbeitgeber Reisekosten steuerfrei ersetzen. Ohne steuerfreien Arbeitgeberersatz darf der Arbeitnehmer die Dienstreisekosten in seiner Einkommensteuererklärung als Werbungskosten ansetzen.

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Arbeitsrecht: § 611a Abs. 2 BGB, Arbeitszeitgesetz (ArbZG), § 106 GewO.

Lohnsteuer: Reisekosten für Dienstreisen können vom Arbeitgeber in den Grenzen des § 3 Nr. 16 EStG (Privatwirtschaft) und § 3 Nr. 13 EStG (öffentlicher Dienst) steuerfrei erstattet werden; ansonsten sind sie nach § 9 EStG als Werbungskosten ansatzfähig. Eine berufliche Auswärtstätigkeit ist untrennbar verbunden mit der Prüfung der ersten Tätigkeitsstätte, die in § 9 Abs. 4 EStG definiert wird. Das BMF-Schreiben v. 25.11.2020, IV C 5 - S 2353/19/10011 :006, BStBl 2020 I S. 1228, enthält weitere Hinweise zu Reisekosten und der Prüfung der ersten Tätigkeitsstätte.

Sozialversicherung: Unfallversicherungsschutz besteht für Beschäftigte gemäß § 8 Abs. 1 Satz 1 SGB VII. Danach sind Arbeitsunfälle Unfälle von Versicherten infolge einer den Versicherungsschutz nach §§ 2, 3 oder 6 SGB VII begründenden Tätigkeit (versicherte Tätigkeit).

Arbeitsrecht

1 Verpflichtung zu Dienstreisen

Die Verpflichtung zur Durchführung von Dienstreisen kann sich aus dem Arbeitsvertrag sowie aus einer Betriebsvereinbarung oder einem Tarifvertrag ergeben. Sinnvoll ist die Aufnahme einer entsprechenden Regelung in den Arbeitsvertrag, welche dann weitere Details zur Durchführung enthalten sollte. Erforderlich ist eine ausdrückliche Vereinbarung allerdings nicht. Sie kann von der geschuldeten Arbeitsleistung umfasst und insoweit konkludent Inhalt des Arbeitsvertrags geworden sein – dies wird bspw. bei Außendienstmitarbeitern, Vertretern und Monteuren^[1] angenommen.

Kein Entstehungsgrund für die Dienstreisepflicht ist dagegen die betriebliche Übung oder der Gleichbehandlungsgrundsatz, da diese nur anspruchsbegründende Wirkung zugunsten des Arbeitnehmers gegenüber dem Arbeitgeber entfalten.

Die konkrete Anordnung einer Dienstreise erfolgt dann im Rahmen des Weisungsrechts des Arbeitgebers.^[2] Neben dem dienstlichen Auftrag werden dabei der genaue Zeitraum sowie die Wahl der Verkehrsmittel, Übernachtungen und angemessene Ankündigungsfristen etc. festgelegt.

Insoweit steht dem Arbeitgeber ein weiter Raum zur Gestaltung von Arbeitsbedingungen im Rahmen der vereinbarten Arbeitsaufgabe zu, wobei sich das Direktionsrecht im Rahmen billigen Ermessens bewegen muss.

[1] Vgl. dazu BAG, Urteil v. 25.4.2018, 5 AZR 424/17.

[2] § 106 GewO.

2 Vergütungspflicht bei Dienstreisen

Ohne abweichende arbeitsvertragliche Regelung sind Dienstreisezeiten als gewöhnliche Arbeitszeit zu vergüten.^[1] Dies gilt ohne weiteres in Arbeitsverhältnissen, in denen die Reisetätigkeit zur geschuldeten Hauptleistung gehört^[2] oder der Arbeitnehmer während der Reise angeordnete Arbeitsleistung (z. B. Aktenbearbeitung, E-Mail-Bearbeitung, Telefonate) erbringt. Daran ändert auch die Tatsache nichts, dass der Arbeitnehmer während einer Dienstreise oftmals zu erheblichen Teilen nicht seiner eigentlich geschuldeten Tätigkeit nachgeht. Zu den "versprochenen Diensten" nach § 611 BGB zählt nicht nur die eigentliche Tätigkeit, sondern jede vom Arbeitgeber im Synallagma verlangte sonstige Tätigkeit oder Maßnahme, die mit der eigentlichen Tätigkeit oder der Art und Weise ihrer Erbringung unmittelbar zusammenhängt.^[3] Hat der Arbeitnehmer seine Tätigkeit an einer auswärtigen Arbeitsstelle zu erbringen, leistet er mit den Fahrten zum Kunden und zurück vergütungspflichtige Arbeit, unabhängig davon, ob Fahrtantritt und Fahrtende vom Betrieb des Arbeitgebers oder von der Wohnung des Arbeitnehmers aus erfolgen.^[4] Entscheidend ist, dass der Arbeitnehmer während einer Dienstreise keine ausreichende Möglichkeit zur freien Einteilung seiner Zeit hat. Er erfüllt ein fremdes Bedürfnis und stellt dem Arbeitgeber seine Zeit zur Verfügung.^[5]

Die Vergütungspflicht entfällt daher auch nicht für Zeiten, in denen sich der Arbeitnehmer passiv verhält bzw. verhalten muss, z. B. bei Bahn^[6]- oder Flugreisen oder als Beifahrer; diese Zeiten dürfen zudem nicht pauschal als Pausen, Freizeit(-ausgleich) oder ähnlich behandelt werden.

^[7]

Durch Arbeits- oder Tarifvertrag kann eine gesonderte Vergütungsregelung für eine andere als die eigentliche Tätigkeit und damit au...