1.4.1 Wahlrecht zur Anwendung der Fahrtenbuchmethode
Ein Wahlrecht besteht genau genommen ausschließlich hinsichtlich der Einzelnachweismethode. Soll diese angewendet werden, muss der Arbeitgeber in Abstimmung mit dem Arbeitnehmer für ein Kalenderjahr festlegen, dass an die Stelle der 1-%-Regelung die individuelle Nutzungswertermittlung durch Fahrtenbuch und Belegnachweis treten soll.
Innerhalb eines Kalenderjahres ist ein Wechsel von der einen zur anderen Methode ausgeschlossen. Eine Ausnahme lässt die Verwaltung zu, wenn der Dienstwagen während des Jahres gewechselt wird: Eine rückwirkende Änderung des Lohnsteuerabzugs für das gesamte Kalenderjahr (Wechsel von der pauschalen Nutzungswertmethode zur Fahrtenbuchmethode oder umgekehrt) vor Übermittlung oder Ausschreibung der Lohnsteuerbescheinigung ist zulässig.
Der Übergang von der 1-%-Regelung zur Fahrtenbuchmethode während des laufenden Kalenderjahres ist daran geknüpft, dass der Arbeitgeber wegen der verlangten einheitlichen Berechnungsmethode eine Korrektur der bisherigen Lohnabrechnungen vornimmt. Der nachträgliche Methodenwechsel ist deshalb bei einem fortbestehenden Dienstverhältnis längstens bis zum 28.2. des Folgejahres möglich. Weitere Voraussetzung ist, dass der Arbeitgeber für das gesamte Kalenderjahr ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch vorlegen und den Einzelnachweis der für den Firmenwagen angefallenen Kosten nachweisen kann.
Wechsel im Veranlagungsverfahren ist zulässig
Die Bindungswirkung nach Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung beschränkt sich auf das Lohnsteuerverfahren. Unabhängig hiervon ist der Arbeitnehmer bei seiner Einkommensteuer nicht an das beim Lohnsteuerabzug gewählte Verfahren gebunden. Nach Ablauf des Kalenderjahres kann der Arbeitnehmer im Rahmen seiner Einkommensteuererklärung auf die andere, für ihn günstigere Methode wechseln, wenn die Voraussetzungen hierfür erfüllt sind. Oft wählen Firmen aus praktischen Erwägungen die weniger arbeitsaufwendige 1-%-Regelung, auch wenn sich hierdurch für den Arbeitnehmer ein höherer Arbeitslohn ergibt. Ein Wechsel im Veranlagungsverfahren zum Einzelnachweis ist zu empfehlen, wenn der Arbeitnehmer die erforderlichen Aufzeichnungen in einem Fahrtenbuch geführt hat und die Firma die auf den Dienstwagen entfallenden Kosten bescheinigen kann.
Einheitliche Besteuerung für das gesamte Kalenderjahr
Der gesetzliche Vorrang der 1-%-Regelung ist beim Lohnsteuerverfahren auch dann von Bedeutung, wenn sich beispielsweise im Rahmen einer Lohnsteuer-Außenprüfung herausstellt, dass die gewählte Einzelnachweismethode rückwirkend versagt werden muss, weil die Aufzeichnungen des Fahrtenbuchs nicht ordnungsgemäß vorgenommen worden sind. Eine Korrektur des Fahrtenbuchs im Wege der Schätzung ist ausgeschlossen. Der geldwerte Vorteil wird dann zum Nachteil des Arbeitnehmers für das gesamte Kalenderjahr nach der 1-%-Regelung berechnet. Dies gilt selbst dann, wenn lediglich in Einzelmonaten das Fahrtenbuch nicht ausreichend geführt wurde.
1-%-Methode bei fehlerhaftem Fahrtenbuch
Der BFH hat in mehreren Urteilen zur Ordnungsmäßigkeit eines Fahrtenbuchs Stellung genommen:
- Zum einen hat er einem Fahrtenbuch die steuerliche Anerkennung versagt, das nicht zeitnah, sondern erst im Nachhinein anhand von losen Notizzetteln erstellt worden ist.
- Zum anderen hat er ein mithilfe eines Tabellenkalkulationsprogrammes (Microsoft Excel) erstelltes Fahrtenbuch als nicht ordnungsgemäß entschieden.
- Schließlich legt die BFH-Rechtsprechung Abgrenzungskriterien fest, die den Begriff "ordnungsgemäßes Fahrtenbuch" näher definieren.
Der BFH hat die Verwaltungsauffassung bestätigt, die im Fall der steuerlichen Nichtanerkennung des Fahrtenbuchs die nachteilige Besteuerung nach der 1-%-Regelung als einzige Alternative zur Folge hat. Eine "dritte Bewertungsmethode" in Form von nachträglicher Besteuerung durch Schätzungen ist nicht zulässig.
1.4.2 Wahlrecht bei mehreren Dienstwagen
Nutzt ein Arbeitnehmer mehrere betriebliche Fahrzeuge auch privat, hat er ein Wahlrecht: Er muss sich nicht einheitlich für alle Fahrzeuge zur Führung eines Fahrtenbuchs oder insgesamt zur pauschalen Ermittlung des privaten Nutzungswerts entscheiden. Er kann für einzelne Fahrzeuge den geldwerten Vorteil aus der Privatnutzung individuell ermitteln, wenn er ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch führt, und für die anderen Fahrzeuge die Dienstwagenbesteuerung nach der 1-%-Regelung durchführen.