Dienstwagen: Behandlung in der Entgeltabrechnung / 3.2.2 Aufzeichnungserleichterungen

Anforderung: Keine Beeinträchtigung der Aussagekraft

Auf einzelne der o. a. Angaben kann verzichtet werden, "soweit wegen der besonderen Umstände im Einzelfall die erforderliche Aussagekraft und Überprüfungsmöglichkeit" nicht beeinträchtigt wird. Bei Kundendienstmonteuren und Handelsvertretern mit täglich wechselnder Auswärtstätigkeit reicht es z. B. aus, wenn sie angeben, welche Kunden sie an welchem Ort aufgesucht haben. Angaben über Reiseroute und die Entfernungen zwischen den einzelnen Stationen sind nur bei einer größeren Differenz zwischen direkter Entfernung und tatsächlicher Fahrstrecke erforderlich.^[1]

Aufzeichnungserleichterungen für bestimmte Berufsgruppen

Bei sicherheitsgefährdeten Personen, deren Fahrtroute häufig von sicherheitsmäßigen Gesichtspunkten bestimmt wird, kann auf die Angabe der Reiseroute verzichtet werden. Größere Differenzen zwischen direkter Entfernung und gewählter Fahrstrecke stehen dem nicht entgegen.^[2] Aufzeichnungserleichterungen bestehen auch für Taxifahrer. Hier ist es ausreichend, täglich zu Beginn und am Ende der beruflichen Fahrtätigkeit den jeweiligen Kilometerstand anzugeben. Außerdem hat der Taxifahrer bezüglich Reisezweck und Reiseziel die Angabe "Taxifahrten im Pflichtfahrgebiet" zu machen. Führen die Fahrten über dieses Gebiet hinaus, muss auch hier eine genaue Bezeichnung des Reiseziels erfolgen. Bei Fahrlehrern genügt bezüglich Reisezweck, Reiseziel und aufgesuchtem Geschäftspartner die Unterscheidung in "Leerfahrten, Fahrschulfahrten" o. Ä.

Keine Privilegien aufgrund Verschwiegenheitspflicht

Berufliche Verschwiegenheitspflichten berechtigen nicht, im Fahrtenbuch auf die Angabe von Reisezweck, Reiseziel und aufgesuchtem Geschäftspartner zu verzichten. Auch

• Rechtsanwälte, Notare,
• Steuerberater, Wirtschaftsprüfer,
• Ärzte, Zahnärzte,
• Apotheker und
• Hebammen

sind bei Führen eines Fahrtenbuchs zu diesen Angaben verpflichtet, insbesondere zur Aufzeichnung der Namen von Patienten, Mandanten oder Kunden. Es ist nicht zulässig, diese Angaben durch allgemeine Beschreibungen wie "Patientenbesuch" zu ersetzen. Die für andere Arbeitnehmer festgelegten Regelungen sind auch von diesen Berufsgruppen zu beachten.^[3] Ein Arzt muss deshalb neben dem Reisezweck "Patientenbesuch" auch den Namen des aufgesuchten Patienten in seinem Fahrtenbuch aufzeichnen. Diese Grundsätze, die für das Fahrtenbuch beim Unternehmer getroffen worden sind, gelten in gleicher Weise bei der Dienstwagenbesteuerung nach der Einzelnachweismethode, wenn die Berufsausübung im Rahmen eines Dienstverhältnisses erfolgt.

Achtung

Repräsentative Aufzeichnungen nicht zulässig

Die Möglichkeit der Führung eines Fahrtenbuchs für einen repräsentativen Zeitraum wird steuerlich nicht anerkannt. Die Lohnsteuer-Richtlinien verlangen bei Anwendung der Einzelnachweismethode die ununterbrochene Führung eines Fahrtenbuchs selbst dann, wenn die Nutzungsverhältnisse des Dienstwagens unverändert bleiben. Die Fahrtenbuchmethode hat zur Voraussetzung, dass der Arbeitnehmer das Fahrtenbuch für den gesamten Veranlagungszeitraum führt. Ein Wechsel während des Jahres ist nicht zulässig.^[4]

[1] BMF, Schreiben v. 3.3.2022, IV C 5 – S 2334/21/10004 :001, BStBl 2022 I S. 232, Tz. 3.3.

[2] BMF, Schreiben v. 3.3.2022, IV C 5 – S 2334/21/10004 :001, BStBl 2022 I S. 232, Tz. 3.9.

[3] BMF, Schreiben v. 28.5.1996, IV B 6 – S 2334 – 173/96, BStBl 1996 I S. 654, bestätigt für Rechtsanwälte durch BFH, Beschluss v. 3.1.2007, XI B 128/06, BFH/NV 2007 S. 707.

[4] BFH, Urteil v. 20.3.2014, VI R 35/12, BStBl 2014 II S. 643.