Fahrtenbuch: Grundsätze

Es muss laufend geführt werden und die berufliche Veranlassung plausibel erscheinen lassen und ggf. eine stichprobenartige Nachprüfung ermöglichen.

Ein Fahrtenbuch muss zeitnah und in geschlossener Form geführt werden. Es muss die Fahrten einschließlich des an ihrem Ende erreichten Gesamtkilometerstandes vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang wiedergeben.

Angaben im Fahrtenbuch 

Das Fahrtenbuch muss mindestens folgende Angaben enthalten (vgl. R 8.1 Absatz 9 Nr. 2 Satz 3 LStR 2):

• Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen beruflich veranlassten Fahrt,
• Reiseziel, Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner.
• Für Privatfahrten genügen jeweils Kilometerangaben;
• für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte genügt jeweils ein kurzer Vermerk im Fahrtenbuch.

Hinweis: Nach der Rechtsprechung führen (kleinere) Mängel nicht zur Verwerfung eines Fahrtenbuchs (BFH Urteil vom 10.04.2008 - VI R 38/06). Auch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch kann nach der Rechtsprechung geringe Mängel aufweisen. Ein erst zu einem späteren Zeitpunkt im Handel erhältliches Fahrtenbuch geht allerdings nach einem aktuellen Urteil nicht, weil kein "zeitnahes Erstellen" möglich ist (FG Rheinland-Pfalz Urteil vom 13.11.2017 - 5 K 1391/15).

Wird das Kraftfahrzeug sowohl für Privatfahrten als auch für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte überlassen, kann die individuelle Nutzungswertermittlung weder auf Privatfahrten noch auf Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte beschränkt werden.

Elektronisches Fahrtenbuch 

Ein elektronisches Fahrtenbuch ist anzuerkennen, wenn sich daraus dieselben Erkenntnisse wie aus einem manuell geführten Fahrtenbuch gewinnen lassen. Beim Ausdrucken von elektronischen Aufzeichnungen müssen nachträgliche Veränderungen der aufgezeichneten Angaben technisch ausgeschlossen, zumindest aber dokumentiert werden.

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) sind zu beachten (BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4-S 0316/19/10003:001). Die Aufzeichnungen müssen demnach nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet sowie unverfälscht abgebildet sein und aufbewahrt werden.

Es bestehen keine Bedenken, ein elektronisches Fahrtenbuch, in dem alle Fahrten automatisch bei Beendigung jeder Fahrt mit Datum, Kilometerstand und Fahrtziel erfasst werden, jedenfalls dann als zeitnah geführt anzusehen, wenn der Fahrer den dienstlichen Fahrtanlass (Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner) innerhalb eines Zeitraums von bis zu sieben Kalendertagen nach Abschluss der jeweiligen Fahrt in einem Webportal einträgt und die übrigen Fahrten dem privaten Bereich zugeordnet werden.

Inzwischen hat die Rechtsprechung erstmals Grundsätze für die Anerkennung eines elektronischen Fahrtenbuchs aufgestellt (FG Niedersachen Urteil vom 23.01.2019 - 3 K 107/18), die weitgehend der Verwaltungsauffassung entsprechen:

• Danach reicht die unmittelbare elektronische Erfassung der Fahrtwege durch ein technisches System nicht aus. Neben dem Bewegungsprofil müssen die Fahrtanlässe ebenfalls zeitnah erfasst werden.
• Nach der erstmaligen Eingabe der Daten dürfen diese nicht veränderlich sein bzw. eine nachträgliche Änderung muss dokumentiert werden und erkennbar sein. Eine technische Lösung, die auch nach Jahren noch Änderungen (an den Eingaben) zulässt, kann nicht als elektronisches Fahrtenbuch anerkannt werden.
• Der tatsächliche Kilometerstand nach dem Tacho des Fahrzeugs muss dem rechnerisch ermittelten Tachostand des elektronischen Fahrtenbuches entsprechen und beide sind regelmäßig manuell abzugleichen (sofern dies nicht elektronisch erfolgt).

Aufwendungen erfassen

Für jedes Kraftfahrzeug sind die insgesamt entstehenden Aufwendungen und das Verhältnis der privaten zu den übrigen Fahrten gesondert nachzuweisen.

Derzeit streitig ist, ob einzelne, nicht durch Belege nachgewiesene Aufwendungen geschätzt werden dürfen. Nach der Entscheidung der Vorinstanz stellt es nur einen geringfügigen Mangel dar, wenn lediglich der belegmäßige Nachweis für den konkreten Treibstoffverbrauch der Fahrzeuge fehlt (FG München Urteil vom 16.10.2020 - 8 K 611/19 - Revision BFH: VI R 44/20).

Stehen Arbeitnehmern gleichzeitig mehrere Kraftfahrzeuge zur Verfügung und führt er oder sie nur für einzelne Kraftfahrzeuge ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch, kann für diese der Nutzungswert individuell ermittelt werden, während der Nutzungswert für die anderen mit monatlich 1 % des Listenpreises anzusetzen ist.

Auf einzelne der obigen Angaben kann verzichtet werden, soweit wegen der besonderen Umstände im Einzelfall die erforderliche Aussagekraft und Überprüfungsmöglichkeit nicht beeinträchtigt wird. Es gelten insbesondere Ausnahmen für

• Automatenlieferanten, Kurierdienstfahrer, Handelsvertreter, Kundendienstmonteure und Pflegedienstmitarbeiter mit täglich wechselnden Auswärtstätigkeiten;
• Fahrten eines Taxifahrers im sog. Pflichtfahrgebiet;
• Fahrlehrer und
• sicherheitsgefährdete Personen.

Erfassung des individuellen Nutzungswerts 

Soweit die genaue Erfassung des individuellen Nutzungswerts monatlich nicht möglich ist, kann der Erhebung der Lohnsteuer ein Zwölftel des Vorjahresbetrags zugrunde gelegt werden. Es bestehen keine Bedenken, stattdessen bei der Ermittlung des individuellen Nutzungswerts je Fahrtkilometer vorläufig 0,001 % des inländischen Listenpreises für das Kraftfahrzeug anzusetzen. Nach Ablauf des Kalenderjahres oder nach Beendigung des Dienstverhältnisses ist der tatsächlich zu versteuernde individuelle Nutzungswert zu ermitteln und eine etwaige Lohnsteuerdifferenz auszugleichen.

Gesamtkosten bei der Fahrtenbuchmethode 

Zu den Gesamtkosten gehören z. B. 

• Abschreibung (AfA), 
• Leasingraten und Leasing­sonderzahlungen (anstelle der AfA), 
• Treibstoffkosten, 
• Wartungs- und Reparatur­kosten, 
• Kraftfahrzeugsteuer, 
• Beiträge für Halterhaftpflicht- und Fahrzeugversicherungen, 
• Garagen-/Stellplatzmiete, 
• Aufwendungen für Anwohnerparkberechtigungen, 
• Aufwendungen für die Wagenpflege/-wäsche sowie 
• nicht steuerfreier Ladestrom.

Nicht zu den Gesamtkosten gehören z. B. Fährkosten, Straßen- oder Tunnel­benutzungsgebühren (Vignetten, Mautgebühren), Parkgebühren, Aufwendungen für Insassen- und Unfallversicherungen, Verwarnungs-, Ordnungs- und Bußgelder, Kosten einer Ladevorrichtung bei Elektrofahrzeugen sowie steuerfreier Ladestrom.

Bei der Ermittlung der Gesamtkosten ist bei einem Pkw von einer AfA von 12,5 % der Anschaffungskosten entsprechend einer achtjährigen (Gesamt-)Nutzungsdauer auszugehen.

Bei der Gewinnermittlung werden hingegen Pkw regelmäßig auf 6 Jahre abgeschrieben.

Bei aus Sicherheitsgründen gepanzerten Kraftfahrzeugen und bei Umwegstrecken wegen Sicherheitsgefährdung gelten Vergünstigungen. So kann die AfA nach den Anschaffungskosten des leistungsschwächeren Kraftfahrzeugs oder - im Falle des Leasings - die entsprechende Leasingrate des leistungsschwächeren Kraftfahrzeugs zugrunde gelegt werden, das dem Arbeitnehmer zur Verfügung gestellt würde, wenn seine Sicherheit nicht gefährdet wäre. Im Hinblick auf die durch die Panzerung verursachten höheren laufenden Betriebskosten bestehen keine Bedenken, wenn der Nutzungswertermittlung 70 % der tatsächlich festgestellten laufenden Kosten (ohne AfA) zugrunde gelegt werden.

Entsprechend der Halbierung / Viertelung der Bemessungsgrundlage für die Anwendung der Listenpreisregelung bei Elektro- und extern aufladbaren Hybridfahrzeugen wird die zu berücksichtigende AfA bei der Fahrtenbuchmethode ebenfalls halbiert / geviertelt. Wird ein geleastes oder gemietetes Kraftfahrzeug genutzt, sind die Leasing- oder Mietkosten nur zur Hälfte / zu einem Viertel zu berücksichtigen (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 3 EStG). Die übrigen Kosten werden in voller Höhe in die Berechnung einbezogen. Kosten für den vom Arbeitgeber verbilligt oder unentgeltlich gestellten, nach § 3 Nr. 46 EStG steuerfreien Ladestrom bleiben jedoch bei der Ermittlung der insgesamt durch das Fahrzeug entstehenden Aufwendungen i.S. des § 8 Abs. 2 Satz 4 EStG (Gesamtkosten) vollständig außer Ansatz.

Wechsel der Bewertungsmethode 

Ein unterjähriger Wechsel zwischen der 1 %-Regelung und der Fahrtenbuchmethode für dasselbe Kraftfahrzeug ist nicht zulässig. Neuerdings erlaubt die Finanzverwaltung jedoch beim Lohnsteuerabzug einen rückwirkenden Wechsel für das gesamte Kalenderjahr bis zur Übermittlung oder Ausschreibung der Lohnsteuerbescheinigung.

Rückfall zur 1%-Regelung bei nicht ordnungsgemäßem Fahrtenbuch

Ist ein Fahrtenbuch nicht ordnungsgemäß, ist der geldwerte Vorteil stets nach der 1-%- Regelung zu ermitteln.