Innerhalb eines Unternehmens sind die erforderlichen Maßnahmen unterschiedlich. Im Folgenden werden allgemeine Empfehlungen und Erfahrungen beschrieben.
1. Sicherstellung der Arbeitsbedingung auch im mobilen Arbeiten von zu Hause
Um die Herausforderungen annehmen zu können, müssen die technischen Bedingungen im Homeoffice gleich von Beginn an stimmen. Andernfalls ist die Umsetzung der Arbeit gefährdet und auch die Motivation und das Wohlbefinden schwer aufrechtzuerhalten. Psychische Beanspruchungen in Form von Stressreaktionen könnten bei den Mitarbeitern entstehen. In den meisten Unternehmen waren technische Bedingungen für das mobile Arbeiten von zu Hause auch schon vor COVID-19 vorhanden und positiv erprobt. Jedoch war es auch für diese Unternehmen neu, sich ausschließlich virtuell auszutauschen, die Mitarbeiter zu führen und in Projekten gemeinsam zu arbeiten. Daher war es wichtig, von Anfang an top-down zu ermutigen sowie soziale Rituale und Kommunikation virtuell weiterzuleben:
- regelmäßige virtuelle Kaffeepausen, Mittagstisch etc.
- Kaffee-Pause-Roulette im Team.
Die Kommunikation sollte nicht allein den Mitarbeitenden überlassen, sondern aktiv angegangen und organisiert werden. Es sollten auch über verschiedene Kanäle kulturelle Anpassungen im Homeoffice ausformuliert werden, um das Wohlbefinden aufrechtzuerhalten.
2. Die gesunde Transparenz
Es sollte überlegt werden, was man wie an wen in welcher Reihenfolge zu welchem Zweck kommunizieren möchte. Während der Pandemie spielte Empathie bezüglich der Gefühlslage der Mitarbeiter eine entscheidende Rolle. Der unternehmerische Zyklus war ebenfalls wichtig, damit eine gesunde Balance zwischen der globalen Entwicklung, COVID-19 und z. B. Quartalsende oder Inventur möglich wurde. Hierbei hat ein authentischer Optimismus "Auch wenn COVID-19 anstrengende Herausforderungen mit sich bringt – wir nehmen sie an und wachsen daran als Unternehmen und als Team." einen sowohl beruhigenden als auch motivierenden Effekt gehabt.
3. Kommunikation auf unterschiedlichen Kanälen
Die allgemeine Kommunikation seitens des Managements sollte in kurzen Abständen, regelmäßig und auf unterschiedlichen Kanälen stattfinden – angepasst an das Unternehmen. Zu Beginn der Pandemie war das Thema wichtig, wie die Mitarbeiter unterstützt werden können, sich im mobilen Arbeiten zu Hause zurechtzufinden. Anschließend war die Rückkehr ins Büro wichtig und nun ist die Thematik das "New Normal" – also wie sieht der Arbeitsalltag in der jetzigen Zeit aus? Welche Formen wird es geben? Wie wird man in Zukunft mit Gesundheitsdaten (Impfstatus etc.) umgehen? Auch hier ist eine direkte und klare Kommunikation entscheidend, um die Transparenz zu wahren. Empfehlenswert ist das Prinzip "warum – was – wie". Geeignet haben sich folgende Kanäle zur Kommunikation entsprechender Inhalte:
- direkte Ansprachen seitens des Managements via Video/Intranetauftritten,
- Interviewreihen mit dem Management und Fachbereiche zu Themen, wie Gesundheit, Sicherheit, aber auch betriebliche Aspekte,
- Briefe und Pakete mit diversen Sachgeschenken – eine Art HomeKit,
- Versand von Corona-Schnelltests,
- Informationen zu aktuellen Veränderungen, Übersicht zu Ansprechpartnern und Wertschätzung per Intranet oder postalisch,
- interne Wettbewerbe mit Bildern rund um das Thema "mobiles Arbeiten von zu Hause",
- Online-FAQs zu den aktuellen Themen sowie Updates,
- Interne Telefonhotline, wie auch eine zentrale Anlaufstelle für schriftliche Anfragen.
Arbeitsmedizin und Arbeitssicherheit haben während der Pandemie große Verantwortung erhalten. Es war wichtig, das Management bei Entscheidungen zu beraten, als auch den Arbeitnehmern mit Rat und Tat zur Seite zu stehen. Hierbei bestand v. a. die Herausforderung, dass Hygienekonzepte bzw. Hygiene- und Abstandsregeln, Impfstrategien und Wiederkehrstrategien neu entwickelt werden mussten, da es eine Pandemie in diesem Ausmaß weltweit in den letzten Jahrzehnten nicht gegeben hat. Bei einer dezentralen Struktur ist es unabdingbar, dass Arbeitsmedizin und Arbeitssicherheit in ihrer beratenden Funktion über Änderungen der SARS-CoV-2-Arbeitsschutzverordnung (Corona-ArbSchV) sowie spezifische Regelungen der einzelnen Bundesländer klar und verständlich informiert und zudem unterstützend bei der Ableitung und Umsetzung der entsprechenden Maßnahmen mitwirkt.
Sind Impfangebote innerhalb des Unternehmens nicht möglich, sind dennoch Beratungsgespräche, eine bezahlte Freistellung sowie in bestimmten Branchen die Priorisierungsbescheinigungen zu externen Impfterminen hilfreich, damit Arbeitnehmer auch Impftermine bei externen Impfzentren außerhalb des Unternehmens wahrnehmen können. Entscheidend in der Arbeitssicherheit ist ebenso die ausreichende Information über den Versicherungsschutz sowie über ergonomisches Arbeiten von zu Hause. Neben (Online-)Ergonomieberatungen sind die technische Ausstattung wie auch der Zuschuss für entsprechendes Mobiliar sehr hilfreich.
Die betrieblichen gesundheitsförderlichen Maßnahmen mussten zum Te...