Fehlzeitenmanagement / 6.3 Fehlzeiten- und Krankenrückkehrgespräche als erster Schritt nach jeder Abwesenheit

Unabhängig davon, ob der Mitarbeiter das erste Mal krankheitsbedingt ausgefallen ist oder sich seine (Kurz-)Erkrankungen wiederholen, die Führungskraft sollte auf jeden Fall immer direkt ein Gespräch anbieten. Dabei muss der Arbeitnehmende nur teilnehmen, wenn eine entsprechende Betriebsvereinbarung vorliegt. Aber auch ein generelles Angebot wird in aller Regel angenommen und kann nicht in allen Fällen ohne Konsequenzen abgelehnt werden.

Gesprächsleitfaden

Bei der Vorbereitung auf das Gespräch sollten folgende Punkte berücksichtigt werden:

• Führen Sie das Rückkehrgespräch idealerweise gleich am ersten Tag nach Rückkehr.
• Führen Sie das Gespräch unter vier Augen und vier Ohren.
• Machen Sie keine Ausnahmen – führen Sie mit jedem Rückkehrer ein Gespräch.
• Bereiten Sie sich gut vor.

Grundlegende Gesprächsinhalte:

• Positiver Einstieg: Freude darüber zum Ausdruck bringen, dass der Mitarbeiter wieder zurück ist.
• Information des Mitarbeiters über die betrieblich relevanten Vorkommnisse während der Abwesenheit.
• Zeigen Sie dem Mitarbeiter, dass er vermisst wurde und informieren Sie über den Verlauf der Vertretung und ggf. offener Punkte, die dringend erledigt werden müssen.
• Erkundigen Sie sich nach der gesundheitlichen Verfassung, ggf. der Krankheitsursache (Fürsorgepflicht) und Einsatzmöglichkeiten sowie Einsatzbereitschaft, wenn Zweifel an diesen vorliegen.

Durch den Ausdruck von Wertschätzung für den Mitarbeiter und seine Arbeitsleistung sowie das "auf Stand bringen" wird i. d. R. eine gewisse Motivation erzielt.

Hinweis

Auch bei nicht krankheitsbedingten Abwesenheiten ein kurzes Rückkehrgespräch führen

Es ist zu empfehlen bei jeglicher Abwesenheit über mehrere Tage, sofern diese nicht Standard ist (wie bspw. im Vertriebsaußendienst oder Homeoffice), ein kurzes Gespräch zu führen. Ein Willkommen, schön, dass du wieder da bist, eine Erkundigung nach der Befindlichkeit und Informationen zu wichtigen Geschehnissen und Erwartungen, sind generell förderlich.

Häufige Kurzerkrankungen

Bei manchen Mitarbeitern gibt es ein Muster von häufigen Kurz-Erkrankungen (vorzugsweise vor/nach Wochenenden oder Feiertagen). Derlei Muster können mit aller Vorsicht als Signal gewertet werden. Dies kann ein Symptom für Unzufriedenheit, mangelnde Motivation, Über- oder Unterforderung oder schlechte Arbeitsbedingungen sein. Noch häufiger stecken private Probleme, vielleicht sogar Süchte, dahinter. Ziel des Gesprächs muss dann sein:

• sich den Ursachen zu nähern, dabei hat der Arbeitnehmende nur insofern eine Mitwirkungspflicht, wenn es sich um betriebliche Ursachen handelt.
• gemeinsam mit dem Mitarbeiter mögliche Lösungen zu erarbeiten (ggf. ist hier der Betriebsrat einzubinden).
• die Maßnahmen in einem schriftlichen Kurzprotokoll festzuhalten und gemeinsam deren Umsetzung zu überprüfen.

Wenn derlei Gespräche erfolglos bleiben, Vereinbarungen wiederholt gebrochen werden und die häufigen Kurzerkrankungen weiter bestehen, gibt es zwei Szenarien:

Der Mitarbeiter ist (ziemlich sicher) gesundheitlich ernsthaft und längerfristig beeinträchtigt. Wenn der Betrieb auf die Erkrankung keinen Einfluss nehmen kann und die Situation unverändert andauert, müssen Sie sich überlegen, ob eine personenbedingte Kündigung, wie oben kurz angesprochen, gewollt ist und Aussicht auf Erfolg haben könnte. Auf jeden Fall sollten Sie von Beginn an eng mit dem Betriebsrat zusammenarbeiten. Manchmal kann die Lösung z. B. auch in einer (vorübergehenden) Versetzung oder Reduzierung der Wochenarbeitszeit liegen.

Sie haben den begründeten Verdacht, dass ein Mitarbeiter seiner Pflicht zur Erbringung der Arbeitsleistung vorsätzlich nicht nachgekommen ist bzw. nachkommt. Wenn sie ihren Verdacht bestätigen können, fällt dieses Verhalten unter Entgeltfortzahlungsbetrug. Ihr Ziel ist es daher, zunächst die Sachlage zu klären:

• Konfrontieren Sie den Mitarbeiter sachlich und ruhig mit bspw. vorliegenden Zeugenaussagen.
• Hören Sie sich eventuelle Gegendarstellungen an.
• Je nach Ausmaß des Vergehens: Rügen Sie den Mitarbeiter schriftlich, mahnen Sie ab oder bereiten Sie die (ggf. auch außerordentliche) Kündigung vor.

Standardisierte Rückkehrgespräche

In der Praxis zeigt sich, dass die Einführung eines sogenannten Stufen-Modells zur Reduzierung von Krankheitszeiten Erfolge zeigt. Dies bedeutet, dass nach jedem Arbeitsunfähigkeitsfall ein Gespräch mit dem Mitarbeiter geführt wird. Erfolgt eine erneute Arbeitsunfähigkeit innerhalb von sechs Monaten, ändert sich der Inhalt und Gesprächspartner, d. h. die Bedeutung nimmt zu, um so dem Mitarbeiter die Wichtigkeit seiner Anwesenheit und Gesundheit aufzuzeigen. Wenn zwischen den einzelnen Krankheitstagen mehr als sechs Monate liegen, beginnt der mehrstufige Prozess von vorne. Inhalt jedes Gesprächs muss sein: Information, Befragung und Ergebnis. Vertrauen ist in diesem Prozess essenziell und beruht immer auf Gegenseitigkeit. Zollen Sie ihrem Gesprächspartner Respekt, auch wenn er Sie gerade wahrscheinlich viel Aufwand, Zeit und Nerven kostet. Dies nicht nur durch ...