GR v. 18.03.2022: EntgeltUnterlGs: Grundsätze Entgeltunt ... / 2.1.3 Unterlagen mit Unterschriftserfordernis

[1] Für folgende, in § 8 Abs. 2 BVV aufgeführten Erklärungen oder Anträge der Beschäftigten verlangen die einschlägigen gesetzlichen Regelungen die Schriftform:

• Antrag auf Befreiung von der Versicherungspflicht nach § 6 Abs. 1b SGB VI, auf dem der Tag des Eingangs beim Arbeitgeber dokumentiert ist (Nr. 4a)
• Erklärung über den Auszahlungsverzicht von zustehenden Entgeltansprüchen (Nr. 12)
• Erklärung des oder der Beschäftigten zur Inanspruchnahme einer Pflegezeit i.S.d. § 3 PflegeZG (Nr. 15)
• Erklärung des Verzichts auf die Versicherungsfreiheit nach § 5 Abs. 4 Satz 2 oder § 230 Abs. 9 Satz 2 SGB VI, auf der der Tag des Eingangs beim Arbeitgeber dokumentiert ist (Nr. 19)

[2] Eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform kann, soweit nicht durch Rechtsvorschrift etwas anderes bestimmt ist, durch die elektronische Form ersetzt werden. Der elektronischen Form (Dateiformat gemäß [korr.] Ziffer 2.1.2) genügt ein elektronisches Dokument, das mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen ist (§ 36a Abs. 2 Satz 1 und 2 SGB I).

[3] Stellt der Beschäftigte dem Arbeitgeber die oben genannten Erklärungen und Anträge elektronisch mit qualifizierter elektronischer Signatur zur Verfügung, sind sie in dieser elektronischen Form zu den Entgeltunterlagen zu nehmen.

[4] Stellt der Beschäftigte dem Arbeitgeber die oben genannten Erklärungen und Anträge nicht elektronisch mit qualifizierter elektronischer Signatur zur Verfügung, muss der Arbeitgeber das Originaldokument in Papierform entgegennehmen.

[5] Überführt der Arbeitgeber das Originaldokument in Papierform in elektronische Form nach diesen Grundsätzen, hat er diese mit einer fortgeschrittenen Signatur des Arbeitgebers zu versehen. Das ihm im Meldeverfahren nach dem SGB IV ausgestellte Zertifikat kann dafür verwendet werden. Nach vollständiger Übernahme in elektronischer Form können die schriftlichen Entgeltunterlagen vernichtet werden (gemäß § 9 Abs. 5 BVV).

[6] Überführt der Arbeitgeber das Originaldokument ohne fortgeschrittene Signatur in die elektronische Form, muss er das Originaldokument zusätzlich in Papierform aufbewahren.

[7] Nicht zulässig ist die Führung von nicht unterschriebenen schriftlichen Erklärungen und Anträgen mit Unterschriftserfordernis als PDF-Dateien oder als Bilddateien im Format jpeg, bmp, png oder tiff (vgl. [korr.] Ziffer 2.1.2).