[1] Eine Unterlage ist bei Anforderung in einer separaten Datei zur Verfügung zu stellen. Unzulässig sind zwei oder mehr Unterlagen in einer Datei. In dieser Datei müssen alle für die Darstellung der Unterlage notwendigen Inhalte (insbesondere Grafiken und Schriftarten) enthalten und lesbar sein. Der Dokumenteninhalt muss orts- und systemunabhängig darstellbar sein. Erlaubt sind hierbei PDF-Dateien und Bilddateien im Format jpeg, bmp, png oder tiff.
[2] Für PDF-Dateien ist das Einbinden von Inline-Signaturen und Transfervermerken sowie Formularfeldern zulässig. Sie dürfen nachträglich nicht mehr veränderbar sein.
[3] Dies bedeutet:
- Kein Einsatz von Skripten
- Kein Einsatz von Formularfeldern, die nachträglich die Inhalte und Darstellungen des Dokuments verändern
- Kein Nachladen aus anderen Quellen
- Keine Einbindung von weiteren Dateien in der PDF-Datei
[4] Die angeforderte Entgeltunterlage ist als Datei mit einem sprechenden Namen (Art der Entgeltunterlage, namentliche und zeitliche Zuordnung zum Inhalt des Dokuments) zu versehen. Alternativ zu einem sprechenden Namen kann die angeforderte Entgeltunterlage durch andere Erläuterungen beschrieben werden, beispielsweise durch eine tabellarische Zuordnung oder durch eine textliche Beschreibung. Maßgeblich bleiben dieselben Kriterien über Art der Entgeltunterlage, namentliche und zeitliche Zuordnung zum Inhalt des Dokuments.
[5] Damit soll sichergestellt werden, dass eine Identifizierung bereits vor der sozialversicherungsrechtlichen Beurteilung der Entgeltunterlage in jedem Fall möglich ist.
[6] Die Verantwortung hierfür liegt beim Arbeitgeber.
[7] Die Daten der von den Krankenkassen übermittelten Meldungen, die Auswirkungen auf die Beitragsberechnung des Arbeitgebers haben (§ 8 Abs. 2 [Satz 1] Nr. 3a BVV) dürfen als Datensatz gespeichert werden.
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