Kommunikation: Gestaltung und Verbesserung des unternehm ... / 3.1 Vorbereitung der Analyse

Die Vorbereitung einer Analyse ist das Herzstück und sollte ca. 60 % — 70 % der gesamten Projektzeit in Anspruch nehmen. Dabei kann zwischen der inhaltlichen und der organisatorischen Vorbereitung unterschieden werden. Gehen Sie Schritt für Schritt vor und klären Sie alle relevanten Punkte vorher ab. Im Folgenden wird unterstützend zur Beschreibung ein fortlaufendes Beispiel einer Analyse Punkt für Punkt vorgestellt.

3.1.1 Inhaltliche Vorüberlegungen

Zunächst ist der Grund bzw. Auslöser für die Analyse der Kommunikationskultur zu benennen.

Praxis-Beispiel

Analyse der internen Kommunikation - Warum?

Die Geschäftsführung eines mittelständischen Unternehmens entschied sich, eine Analyse der internen Kommunikation durchzuführen, da hier erhebliche Defizite aufgefallen waren. Dies zeigte sich u. a. in der Haltung der Mitarbeiter gegenüber dem Unternehmen und ihren Arbeitsaufgaben, der Identifikation und der Motivation. Ferner verlief die Zusammenarbeit der einzelnen Unternehmensbereiche nicht reibungslos – es kam häufig zu doppelter Arbeit. 

Mit dieser Situationsbeschreibung kann bereits eingegrenzt werden, welche Informationen gewonnen werden sollen.^[1] Des Weiteren sollte das aus diesen Informationen generierbare Ziel genau definiert und die potenziellen Erkenntnisse konkret benannt werden.

[1] Siehe hierzu: Kapitel Formulieren von Arbeitshypothesen.

3.1.2 Organisatorische Vorüberlegungen

Zunächst ist abzuklären, ob die Analyse von allen Interessengruppen des Unternehmens getragen wird.

Hinweis

Mitarbeiter-Interessenvertretung einbinden!

Beziehen Sie neben der Geschäftsführung unbedingt auch die Interessenvertretungen der Mitarbeiter (z. B. Betriebsrat) mit in die Situationsbeschreibung ein.

Danach ist zu überlegen, wer die Analyse durchführen soll. Es gibt die Möglichkeit, einen Internen zu bestimmen, der eine hohe Akzeptanz im Unternehmen erfährt oder Sie beauftragen einen Externen. Hier sind Kosten und Nutzen sehr genau abzuwägen. Aus betriebswirtschaftlicher Sicht ist es zumeist sinnvoller, einen Unternehmensexternen zu beauftragen, da Sie keinen Mitarbeiter komplett von allen seinen Arbeitsaufgaben freistellen müssen, der zudem unter Umständen eine sehr lange Einarbeitungsphase in das Thema benötigt. Außerdem haben Sie größere Chancen, einen unverfälschten und neutralen Eindruck zu erhalten. Mitarbeiter sind einem Dritten gegenüber meist offener und haben weniger Angst, etwas ›gegen‹ ihren Arbeitgeber zu sagen.

Hinweis

Vorsicht bei der Auswahl interner Mitarbeiter

Wenn Sie einen internen Mitarbeiter bestimmen, der diese Befragung durchführen soll, ist es von enormer Wichtigkeit, dass er zum einen eine hohe Akzeptanz erfährt, zum anderen auch großes Vertrauen genießt.

Praxis-Tipp

Mitarbeiterbefragung durch Agenturen

Holen Sie sich verschiedene Angebote kleinerer Agenturen ein. Diese verfügen oftmals über hohes fachliches Potenzial und bewegen sich in einem angemessenen monetären Rahmen. Gestalten Sie die Zusammenarbeit eng und transparent, besprechen Sie die Vorgehensweise im Detail, entwickeln Sie die Befragung mit und stecken Sie den zeitlichen wie auch finanziellen Rahmen vorher konkret ab.

Wen Sie mit der Analyse auch beauftragen, folgende Fragen sollten im Vorfeld geklärt sein:

• Wer soll befragt werden?
• In welchem Zeitrahmen soll die Analyse abgeschlossen sein?
• Wie viel Budget steht für die Analyse zur Verfügung?
• In welcher Form soll die Analyse durchgeführt werden? (Fragebogen, Interview)
• Wie, wann und an wen sollen (Zwischen-) Ergebnisse berichtet werden? (Stellen Sie hier als Auftraggeber sicher, dass die Informationen zeitnah und ausschließlich an Sie gehen. Sie bestimmen dann über Form und Inhalt der Information in das Unternehmen hinein.)