Mitarbeiterbefragung

Kurzbeschreibung

Checkliste zum lückenlosen und professionellen Vorgehen in jeder einzelnen Phase des Mitarbeiterbefragungsprozesses

Checkliste Mitarbeiterbefragungen

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			Wer?	Erledigt	Datum
Konzeptionsphase
Vorplanung
	Im ersten Schritt werden die globalen Ziele, der Zeitrahmen, Form und Umfang der geplanten Mitarbeiterbefragung durch die Unternehmensleitung festgelegt. Klärung der Fragen: Welche Personen arbeiten an dem Projekt mit? Mitarbeit externer Experten/Institute?
Ziele der Mitarbeiterbefragung festlegen
	Kosten-Nutzen-Analyse
	Überprüfung von alternativen Erhebungsmethoden (Roundtable, Tiefeninterviews)
	Ziele und Themenbereiche festlegen. Ggf. auch Mitarbeiterkreiseinschränken (z. B. nur Vertriebsmitarbeiter oder nur Führungskräfte)
	Zeitplan festlegen
	Entscheidung über Einbeziehung externer Berater
	Verantwortlichkeiten bestimmen
Organisation und Konzeption
	Die Projektgruppe "Mitarbeiterbefragung" (Personalexperten des Unternehmens, ggf. Arbeitnehmervertreter, dem Datenschutzbeauftragten, mindestens einem Linemanager und externen Experten) wird gegründet.
	Einbeziehung aller notwendigen Beteiligten (Betriebs-/Personalrat, Führungskräfte, ausgewählte Mitarbeiter)
	Nächste Schritte:
	Festlegung eines genauen Zeit- und Kostenplans Festlegung der exakten Ziele, aus denen sich dann die Inhalte der Mitarbeiterbefragung ergeben Festlegung einer Kommunikationsstrategie und Ausarbeitung entsprechender Vorlagen für die Kommunikation
	Präsentation der geplanten Befragung - "Stop-or-Go-Entscheidung"
	Budget genehmigen lassen
Vorbereitungsphase
	Themen eingrenzen
	Betriebs-/Personalrat verantwortlich einbinden
	Entscheidung: Standard-Fragebogen (Zukauf) Modifikation eines Standardbogens eigene Erstellung
	Entscheidung: Anonyme Befragung (externe Dienstleister?) Offene Befragung
	Erste firmenweite Information über geplante Befragung
	Ersten Fragenkatalog erstellen
	Entwurf und Überprüfung des Fragebogens nach Kriterien wie: Objektivität Zuverlässigkeit Gültigkeit Welche Abfragen sind geeignet, ein späteres Arbeiten mit den Ergebnissen und das gezielte Ableiten von Maßnahmen zu ermöglichen? Layout und benutzerergonomische Gesichtspunkte Wie kommt der Fragebogen zum Mitarbeiter und zurück? (Online- oder per Mail)
	1. Testlauf - Selbsttest: Fragenüberprüfung und ggfs. Modifizierung
	2. Testlauf - Überprüfen des Fragenkatalogs auf Umfang (Ausfülldauer!) Verständlichkeit Generierung der erwarteten Ergebnisse
	Modifizierung/Anpassung des Fragebogens
Freigabe und Realisation
	Fragebogen und Ablaufplan werden der Geschäftsleitung und ggf. dem Betriebs- oder Personalrat zur Genehmigung vorgelegt (nur bei nichtanonymen Befragungen notwendig).
	Akzeptanz bei den Mitarbeitern im Vorfeld der Befragung fördern (durch Transparenz, Information, Ausblick auf Veränderungsbereitschaft)
	Ggf. Pilot bei ausgewählter Mitarbeitergruppe
Durchführungsphase
	Ansprechpartner (bei Anonymität evtl. extern) bei Ausfüllproblemen benennen und bereithalten
	Versand der Fragebögen (gleichzeitig!) Achtung: keine Mitarbeiter vergessen (Mutterschutz, Elternzeit, ruhende Arbeitsverhältnisse usw.)
	Rücklauffrist setzen und einhalten
Auswertungsphase
	Auszählung extern oder durch eine Arbeitsgruppe (Kontrollen!) Die Datenanalyse sollte durch eine externe Auswertungsstelle erfolgen. Unter statistischen Gesichtspunkten muss die Analyse Sinn machen:
		So ist beispielsweise der Mittelwert von 3,0 auf einer Skala von 1-5 völlig aussagelos ohne die zugehörige Häufigkeitsverteilung der Antworten, weil das u.a. heißen kann, dass 50 % der Mitarbeiter zustimmen (Wert 5) und 50 % der Belegschaft nicht zustimmen (Wert 1) oder 100% der Mitarbeiter eine Angabe im Mittelfeld (Wert 3) machen.
	Auswertung der Daten (Extremwerte untersuchen! Evtl. Datenbereinigung vornehmen) Bei der Interpretation der Ergebnisse dürfen keine simplifizierenden Schlüsse gezogen werden:
		Der Satz "80% der Mitarbeiter sind mit dem bestehenden System der Personalentwicklung zufrieden" sagt ohne tiefergehende Analyse wenig aus, denn ist es wichtig zu wissen, was gerade die verbleibenden 20 % charakterisiert und können die 80% eine Gruppe repräsentieren, die keinerlei Karriere mehr anstrebt und deshalb voll zufrieden ist, weil sie durch ein wenig aktives Personalentwicklungssystem in Ruhe gelassen wird.
	Aufbereitung der Daten (graphisch)
	Zeitnahe Präsentation der Ergebnisse vor Auftraggebergremium (z. B. Geschäftsleitung/Führungskräfte)
	Präsentation der Ergebnisse vor der Belegschaft
	Ableitung von Maßnahmen
	Umsetzungsphase
	Erstellung eines Umsetzungsplans
	Planung von Umsetzungskonzepten und Einbindung der Mitarbeiter in den Veränderungsprozess in Workshop-Form: klare und vor allem realistische Zielsetzung bei der Maßnahmenplanung Sicher...