Mitarbeiterbefragungen: Wann sind sie erlaubt, wie bereitet man sie am besten vor?

Im Rahmen von Mitarbeiterbefragungen zum betrieblichen Arbeits- und Gesundheitsschutz können Unternehmen wichtige Daten generieren, um einzuschätzen, mit welchen Herausforderungen und Problemen sie aktuell konfrontiert sind. Vor allem psychische Belastungen, die durch Betriebsbegehungen nur unzureichend erkannt werden, lassen sich durch dieses Instrument besser erkennen.

Konzept für Mitarbeiterbefragung

Generell müssen die Durchführenden einer Befragung sich darüber im Klaren sein, was sie mit ihr eigentlich bezwecken wollen. Die Befragung sollte ein einheitliches Konzept aufweisen. Zentral ist hierbei die Gestaltung des Fragebogens. Die Fragen sollten zum Beispiel nur einheitlich positiv, negativ oder neutral formuliert sein. Eine Mischung aus allen drei würde dazu führen, dass auch die Antworten nicht kohärent sind und daher nur schwer vergleichbar wären. In jedem Fall sollten die Beschäftigten offen und ehrlich auf die Fragen antworten können. Die Ergebnisse müssen sensibel und verantwortlich ausgewertet werden, speziell wenn es um Fragen geht, die auf das Privatleben der Befragten Rückschlüsse erlauben.

Anlässe für Mitarbeiterbefragungen

Was sind die Anlässe für Mitarbeiterbefragungen beim Arbeitsschutz? In vielen Fällen geht es bei Befragungen zum Arbeits- und Gesundheitsschutz um eine Verbesserung der Arbeits- und Gesundheitssituation im Betrieb – die Beschäftigten sollten also in der Regel ein Interesse haben, daran teilzunehmen. Es gibt aber auch Befragungen, die für Beschäftigte teilweise unangenehm sein können. Beispiel: interne Ermittlungen nach Unfällen im Betrieb: Haben sich Unfälle ereignet, muss der Unternehmer den Ursachen hierfür auf den Grund gehen. Dabei kann es gut sein, dass potenzielle Regelverstöße die Unfallursache gewesen sein können. Bei einer Befragung geht es daher um die Frage, ob von den Beteiligten alle die Sicherheit im Betrieb betreffenden Regeln beachtet wurden.

Wahrung der Arbeitnehmerrechte bei Mitarbeiterbefragungen

Aber selbst bei Compliance-Befragungen muss der Arbeitgeber selbstverständlich die Rechte der Beschäftigten im Blick haben. Laut Betriebsverfassungsgesetz müssen die Betriebsräte im Vorfeld der Befragung über ihren Zweck, Art und Weise der Befragung, Adressatenkreis, Zeitraum der Befragung, Datenschutz und Methoden und Ziele der Auswertung informiert werden. Diese Bedingungen gelten nicht nur für mündliche, sondern auch jegliche Art von schriftlichen Befragungen (somit auch für elektronische Befragungen und Daten). Allerdings sind laut einer Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts auch Ausnahmen von der Einbindung des Betriebs- oder Personalrats möglich. Und zwar dann, wenn es sich nicht um eine Umfrage zum Arbeits- und Gesundheitsschutz handelt, wenn die Daten und ihre Aufbereitung anonymisiert sind und wenn alle Befragten freiwillig an der Befragung teilnehmen (der Fragebogen also keinen Personalfragebogen darstellt).

Datenschutz bei Mitarbeiterbefragungen

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) macht die Rechtslage für Arbeitgeber noch verzwickter. Zwar sind die Beschäftigten zumindest im Rahmen der oben genannten Aufklärungs- und Compliance-Befragungen aufgrund des Weisungsrechts und der „Treuepflicht“ des Arbeitsverhältnisses in den meisten Fällen in der Regel verpflichtet, an einer solchen Befragung teilzunehmen. Andererseits kann der Arbeitnehmer seine Beschäftigten aufgrund der Bestimmungen der DSGVO auch nicht immer dazu verpflichten – dann nämlich, wenn personenbezogene Daten erhoben werden.

Anonymität und Betriebsvereinbarung

Es gibt daher für die Unternehmen nur einen Königsweg, um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein, wie der Arbeitsrechtler Markus Ettlinger in der Fachzeitschrift „Arbeitsschutz besser managen“ meint. Die erhobenen Daten müssen so anonymisiert werden, dass keine Rückschlüsse auf einen individuellen Beschäftigten möglich sind. Um die Vorgehensweise hierfür abzuklären, sollte ein Unternehmen in jedem Fall den betrieblichen Datenschutzbeauftragten einbinden. Generell, also nicht betreffend die Belange des Datenschutzes, sollten Befragungen auf Grundlage einer Betriebsvereinbarung und unter Mitwirkung des Betriebsrats geplant und durchgeführt werden. In der Betriebsvereinbarung sollte festgehalten werden, wie genau die Befragung durchgeführt wird, wie die Ergebnisse analysiert und ausgewertet, welche Ziele damit verfolgt, wie die Beschäftigten über die Ergebnisse informiert und wie ihre persönlichen Daten geschützt werden. Vor allem sollte darauf hingewiesen werden, dass die Teilnahme an der Befragung freiwillig erfolgt und dass aus einer Nichtteilnahme keine persönlichen Nachteile entstehen.