Mitarbeiterbeurteilung, Gesprächsleitfaden

Kurzbeschreibung

Zusammenstellung des Nutzen, der Fallstricke und eines empfohlenen Gesprächsablaufs.

Vorbemerkung

Dem Beurteilungsgespräch stehen in der Regel sowohl der Vorgesetzte als auch der Mitarbeiter mit gemischten Gefühlen gegenüber. Häufig sieht sich der Vorgesetzte in einer Rechtfertigungssituation. Von ihm wird erwartet, seine Bewertungen stichhaltig zu begründen und zu erläutern. Der Beurteilte seinerseits sieht dem Beurteilungsgespräch oftmals mit einem Gefühl der Hilflosigkeit, des Ausgeliefertseins und mit Skepsis entgegen.

Nutzen von Beurteilungsgesprächen

• Das Beurteilungsgespräch soll das Vertrauensverhältnis zwischen dem Vorgesetzten und dem Mitarbeiter vertiefen.
• Der Mitarbeiter erhält Rückmeldung über seine Leistungen sowie Hinweise auf Korrekturmöglichkeiten.
• Dem Mitarbeiter muss im Gespräch die Möglichkeit der Stellungnahme gegeben werden. Dadurch ist der Vorgesetzte gezwungen, seine Beurteilung auf objektiven Informationen aufzubauen.
• Der Vorgesetzte bespricht gemeinsam mit dem Mitarbeiter spezielle Entwicklungs- und Fördermöglichkeiten. Grundlage dafür ist der Vergleich des Anforderungsprofils der Stelle mit den tatsächlich erbrachten Leistungen des Mitarbeiters.
• Das Beurteilungsgespräch zielt auf die Leistungsverbesserung und Leistungssteigerung des Mitarbeiters im Folgejahr.

Das Beurteilungsgespräch stellt hohe Anforderungen an die Beteiligten. Unterschiedliche Sichtweisen müssen akzeptiert werden, woraus ggf. eine Korrektur der Beurteilung resultieren kann. Diese Bereitschaft sollte nicht als Schwäche empfunden werden. Wenn diese Einstellung bei beiden Gesprächspartnern vorhanden ist, bietet das Beurteilungsgespräch eine reelle Chance auf Verbesserung der Zusammenarbeit und damit höhere Zufriedenheit auf beiden Seiten.

Inhaltlich hat das Beurteilungsgespräch viel mit dem Feedbackgespräch gemeinsam (siehe hierzu "Feedbackregeln"). In beiden Fällen geht es darum, gute Leistungen anzuerkennen und schlechte Leistungen zu verbessern. Ein wichtiger Unterschied zwischen beiden Gesprächen liegt in der wesentlich umfassenderen Bedeutung des Beurteilungsgesprächs. Während es sich beim Feedbackgespräch um eine Momentaufnahme handelt, kann das Beurteilungsgespräch weitreichende Konsequenzen entfalten. Das Gesprächsergebnis geht in die Personalakte ein. Es wird in vielen Unternehmen für weiterführende Entscheidungen wie Versetzungen, Beförderungen und Gehaltserhöhungen herangezogen und prägt insgesamt die Sichtweise des Vorgesetzten gegenüber dem Mitarbeiter.

Was beim Beurteilungsgespräch beachtet werden sollte

• Kündigen Sie das Beurteilungsgespräch immer rechtzeitig an, damit der Mitarbeiter ausreichend Gelegenheit hat, sich darauf vorzubereiten. Nur so erfahren Sie seine Selbsteinschätzung und Bedürfnisse.
• Begründen Sie Ihre Beurteilungen immer nur durch sachliche, stichhaltige und abgesicherte Daten und Fakten, die aus eigener Beobachtung stammen.
• Reden Sie nicht um den "heißen Brei" herum, wenn es um heikle Themen geht; beziehen Sie Stellung und kommen Sie ohne Umschweife zum Punkt.
• Konzentrieren Sie sich nicht ausschließlich auf die eigene Argumentation. Hören Sie auch die Argumentation des Mitarbeiters an, um Emotionen zu erkennen und darauf reagieren zu können.
• Seien Sie offen und flexibel, wenn sich die Argumentation des Mitarbeiters als richtig herausstellt. Ändern Sie Ihre Beurteilung entsprechend.
• Versuchen Sie, im Beurteilungsgespräch Überraschungen zu vermeiden. Sprechen Sie vorwiegend solche Punkte an, die Sie auch schon in den Feedbackgesprächen erwähnt haben. Das Beurteilungsgespräch stellt eine Art Gesamt-Rückblick dar. Es wäre nicht fair, ein Fehlverhalten erst im Beurteilungsgespräch anzusprechen, das zunächst toleriert wurde.

Wie bei anderen Mitarbeitergesprächen ist auch der Ablauf eines Beurteilungsgesprächs nie exakt vorhersehbar. Die folgenden Ablaufstufen stellen jedoch eine Art "roter Faden" dar, der insbesondere bei etwas hitzigeren Gesprächssituationen dazu beiträgt, sich nicht in Details zu verlieren, sondern in der eigentlichen Sache voranzukommen.

Leitfaden für ein Beurteilungsgespräch

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Positiver Gesprächseinstieg

Erläutern Sie den Gesprächsanlass und das Gesprächsziel und geben Sie einen kurzen Überblick über den Ablauf und die Vorgehensweise.

Situation aus der Sicht des Mitarbeiters

Geben Sie dem Mitarbeiter Gelegenheit, auf der Basis seiner eigenen Gesprächsvorbereitung darzustellen, wie er sich selbst einschätzt (z. B. in Bezug auf Leistung, die allgemeine Arbeitssituation, Zusammenarbeit).

Unterstützen Sie ihn, wenn nötig, mit folgenden Fragestellungen:

• Was ist gut gelaufen und warum?
• Was ist nicht so gut gelaufen und warum nicht?
• Was hat Spaß gemacht und was hat Frust erzeugt?
• Welche Ziele hat der Mitarbeiter für das nächste Jahr?

Unterbrechen Sie den Mitarbeiter nur, wenn Sie etwas nicht verstanden haben und deshalb nachfragen.

Situation aus Sicht des Vorgesetzten

Legen Sie nun Ihre eigene Sichtweise dar. Gehen Sie dabei auf die Ausführungen des Mitarbeiters ein, indem Sie:

• seine Ausführungen best...