Ein Gesprächsleitfaden kann zwar nicht die inhaltliche Argumentation abnehmen. Er trägt jedoch dazu bei, "in der Hitze der Debatte" das Gespräch zu strukturieren, wesentliche Gesprächsteile nicht zu vergessen und das Gesprächsziel nicht aus den Augen zu verlieren. Darüber hinaus lässt er genügend Spielraum für unerwartete Richtungsänderungen im Gespräch. Mit dem nachfolgenden Leitfaden können sich Führungskräfte auf nahezu alle Mitarbeitergespräche vorbereiten.
Leitfaden Mitarbeitergespräch: Beginn und Einleitung
- Höflichkeit und Freundlichkeit sind – unabhängig vom Gesprächsanlass – Grundvoraussetzung eines jeden Gespräches.
- Gehen Sie auf den Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin zu, begrüßen Sie ihn/sie und danken Sie ihm/ihr für sein/ihr Kommen.
- Setzen Sie sich mit dem Mitarbeiter oder der Mitarbeiterin an einen geeigneten Tisch und unterstreichen Sie so die Bedeutung des Gesprächs.
- Überprüfen Sie, ob der Mitarbeiter / die Mitarbeiterin "gedanklich anwesend" ist.
- Stellen Sie einen persönlichen Kontakt her und tragen Sie so zu einem positiven und offenen Gesprächsklima bei.
Ziele und Erwartungen an das Mitarbeitergespräch austauschen
Darstellung des Gesprächsanlasses:
- Umreißen Sie den Gesprächsanlass und die Gesprächsziele.
- Stellen Sie dar, wie Sie im Gespräch vorgehen werden.
- Nennen Sie den Zeitrahmen.
Die Sichtweise des Mitarbeiters:
- Idealerweise haben Sie den Mitarbeiter bei der Vereinbarung des Gesprächstermins veranlasst, sich selbst vorzubereiten.
- An dieser Stelle geben Sie ihm/ihr zunächst Gelegenheit, seine Sichtweise darzustellen.
- Unterbrechen Sie ihn in diesem Gesprächsabschnitt nicht, sondern machen Sie sich Notizen zu Punkten, auf die Sie später eingehen wollen.
Ihre eigene Sichtweise:
- Fragen Sie jedoch nach, wenn Sie etwas nicht verstanden haben.
- Stellen Sie nun Ihre eigene Meinung dar, indem Sie die Ausführungen des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin bestätigen, korrigieren oder weiterführen.
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Frustrationen abbauen
- Geben Sie dem Mitarbeiter / der Mitarbeiterin Gelegenheit, seinen/ihren Gefühlen unumwunden Luft zu machen.
- Achten Sie an dieser Stelle nicht auf Sachlichkeit, sondern akzeptieren Sie die Emotionalität seiner Ausführungen.
- Kommentieren Sie diese Äußerungen nicht.
- Leiten Sie zum Kerngespräch über.
Der sachliche Kern des Mitarbeitergesprächs
- Arbeiten Sie gemeinsam mit den Mitarbeitenden die Unterschiede in den einzelnen Sichtweisen heraus.
- Suchen Sie gemeinsam nach Ursachen für diese unterschiedliche Betrachtungsweise.
- Suchen Sie nach Lösungen, die für beide Gesprächspartner akzeptabel sind.
- Seien Sie offen für die Sichtweise der Mitarbeitenden, und versuchen Sie, diese nachzuvollziehen.
- Reden Sie nicht um den "heißen Brei" herum, sondern bringen Sie Ihre eigene Meinung deutlich zum Ausdruck und beziehen Sie Stellung.
- Seien Sie so flexibel, Ihre eigene Meinung zu ändern, wenn sich im Gespräch entsprechende Aspekte ergeben.
- Fassen Sie zusammen und sichern Sie Zwischenergebnisse.
- Behalten Sie das Gesprächsziel im Auge.
Abschluss des Mitarbeitergesprächs
- Fassen Sie alle wichtigen Punkte noch einmal kurz zusammen.
- Vereinbaren Sie Ergebnisse und halten Sie diese schriftlich fest. (Wer macht was bis wann?)
- Zeigen Sie noch einmal die Differenzen und die vereinbarten Kompromisse auf.
- Gesprächsauswertung
- Welche Maßnahmen müssen Sie veranlassen?
- Welche Gesprächsziele haben Sie erreicht?
- Welche neuen Erkenntnisse haben Sie über Ihren Gesprächspartner gewonnen und was sollten Sie bei zukünftigen Gesprächen beachten?
- Welches Bild hat der Gesprächspartner von Ihnen gewinnen können?
- Haben Sie sich im Gespräch richtig verhalten, bzw. was würden Sie beim nächsten Mal anders machen?
Buch-Tipp:
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