Nachhaltigkeit: Betriebliche Mobilität / 2.3 Möglichkeiten steuer- und beitragsfreier Fahrtkosten bei Dienstreisen

Die steuerliche Betrachtung der betrieblichen Mobilität von Dienstreisen bestimmt sich nach dem lohnsteuerlichen Reisekostenrecht. Fahrtkosten bei beruflichen Auswärtstätigkeiten, zu denen auch Dienstreisen zählen, können unter Beachtung bestimmter Voraussetzungen vom Arbeitgeber steuerfrei übernommen werden.^[1] Auch sozialversicherungsrechtlich können Fahrtkosten bei Dienstreisen vom Arbeitgeber beitragsfrei gewährt werden. Die sozialversicherungsrechtliche Bewertung orientiert sich an der steuerlichen Betrachtung.^[2]

Folgt man den dargestellten arbeitsrechtlichen Reiserichtlinien, steht an erster Stelle eines für die Unternehmen nachhaltigen Mobilitätskonzepts die Benutzung der Bahn und öffentlicher Verkehrsmittel für dienstliche Reisetätigkeiten. Bei Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel kann das Unternehmen die belegmäßig tatsächlich anfallenden Aufwendungen steuerfrei übernehmen, auch wenn der Arbeitnehmer mit der Bahn in der 1. Klasse reist und vor Ort ein Taxi benutzt.^[3]

Steuerbefreiung für BahnCard

Für Arbeitnehmer mit häufigen Dienstreisen kann eine vom Unternehmen getragene BahnCard besondere Vorteile bieten. Die vom Unternehmen finanzierte BahnCard bleibt in vielen Fällen steuerfrei.^[4] Die Aufwendungen für eine BahnCard sind ungeachtet der privaten Nutzungsmöglichkeit steuerlich begünstigte Reisekosten. Entscheidend ist, dass durch die BahnCard im Ergebnis insgesamt geringere Werbungskosten bzw. Betriebsausgaben entstehen, als dies beim normalen Bahntarif für die Reisetätigkeiten des betreffenden Jahres der Fall wäre. Diese Prüfung gilt für die BahnCard 25, 50 sowie für die BahnCard 100. Führt die Kostenersparnis nicht zur vollständigen Amortisation der Kosten für die BahnCard, ist eine teilweise Steuerbefreiung möglich. Anstelle einer quotalen Aufteilung (Nutzung zu dienstlichen Zwecken im Verhältnis zur Gesamtnutzung) kann die Höhe des zulässigen anteiligen steuerfreien Arbeitgeberersatzes anhand der ersparten Kosten für Einzelfahrscheine der mit der BahnCard durchgeführten dienstlichen Fahrten berechnet werden. In der Praxis erfolgt die Berechnung der Amortisation nach einer Prognose der zu erwartenden Dienstreisen mit der Bahn und der sich daraus ergebenden Kostenersparnis. In die Amortisationsprognose dürfen auch Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte mit öffentlichen Verkehrsmitteln einbezogen werden.

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Soweit die Aufwendungen für die BahnCard steuerfrei sind, sind sie auch kein Arbeitsentgelt im Sinne der Sozialversicherung und damit beitragsfrei.

Steuerfreie Flugkosten

Für geschäftliche Termine, bei denen aufgrund der betrieblichen oder tatsächlichen Erfordernisse Flugreisen unentbehrlich sind, gelten dieselben Regeln wie für die Nutzung anderer öffentlicher Verkehrsmittel. Flugkosten dürfen in tatsächlicher Höhe und unabhängig von dem gewählten Beförderungstarif vom Unternehmen in vollem Umfang übernommen werden, ohne dass beim dienstreisenden Arbeitnehmer ein lohnsteuerpflichtiger Vorteil oder Beitragspflicht in der Sozialversicherung entsteht.

Keine steuerlichen Nachteile bei Dienstreisen mit Pkw oder Dienstwagen

Schließlich wird es sich auch zukünftig bei beruflichen Auswärtstätigkeiten nicht immer vermeiden lassen, auf den Einsatz von Kraftfahrzeugen zu verzichten. Bei Benutzung eines eigenen Pkw kann dem Arbeitnehmer ohne Nachweis der angefallenen Aufwendungen steuerfreier Reisekostenersatz in Höhe des amtlichen Kilometersatzes von 0,30 EUR pro gefahrenem Kilometer gewährt werden. Steht dem Arbeitnehmer ohnehin ein Dienstwagen zur Verfügung, entsteht beim Arbeitnehmer kein zusätzlicher geldwerter Vorteil.

Poolfahrzeuge und Carsharing

Überlegenswert ist es, den betrieblichen Fuhrpark mit Poolfahrzeugen für Dienstreisezwecke auszustatten. Werden solche Fahrzeuge ausschließlich für Dienstfahrten eingesetzt, entfällt die Besteuerung der Nutzung durch den Arbeitnehmer.^[5]

Die Kosten für einen Leihwagen fallen ebenfalls in vollem Umfang unter die steuer- und beitragsfreien Reisekosten, wenn der Wagen nur für berufliche Fahrten während beruflicher Auswärtstätigkeit benutzt wird. Hier kann sich aus Kostengründen für das Unternehmen als Alternative auch die Nutzung von Carsharing-Angeboten für dienstliche Reisetätigkeiten empfehlen.

Praxis-Tipp

Virtuelle Veranstaltungen sparen Reisekosten und Arbeitszeit

Die Zeiten der Corona-Pandemie haben zu einer Flexibilisierung der Arbeitswelt geführt. Arbeitgeber und Arbeitnehmer haben daraus die Lehre gezogen, dass Fortbildungen, Schulungen und in vielen Fällen geschäftliche Meetings nicht notwendigerweise als Präsenzveranstaltung am auswärtigen Durchführungsort abgehalten werden müssen, sondern auch virtuell im Unternehmen oder vom Homeoffice aus stattfinden können. Die Firma erspart sich dadurch nicht nur Reisekosten, sondern durch den Wegfall der Reisetätigkeit auch kostbare Arbeitszeit.

Für dienstliche Tätigkeiten im Homeoffice kann der Arbeitnehmer eine Tagespauschale von 6 EUR bei seinen Werbungskosten in der Steuererklärung ansetzen,...