Zusammenfassung
Die Coronapandemie, der Fachkräftemangel und der Wunsch vieler Beschäftigter nach flexiblen Arbeitszeiten und -orten haben virtuelles Arbeiten mittlerweile zu einer Selbstverständlichkeit gemacht. Vor allem jüngere Mitarbeiter fordern flexible Arbeitszeiten und -orte bereits in den Recruiting-Gesprächen. Darauf reagieren viele Unternehmen mit unterschiedlichen Arbeitsmodellen.
Denn Unternehmen, die ihren Mitarbeitern Flexibilität bei ihren Arbeitszeiten und -orten einräumen, können oft schon allein deshalb bei der Besetzung offener Stellen punkten. Die Mitarbeiter sind in der Regel zufriedener und schaffen es dank flexibler Arbeitszeiten und -orte besser, ihre persönlichen Bedürfnisse mit denen der Arbeit zu vereinbaren. Mit einer ausgewogenen Work-Life-Balance steigt gleichzeitig ihre Bindung ans Unternehmen und sie sind in der Regel auch produktiver.
Der Beitrag zeigt, wie Remote und Hybrid Onboarding gelingenn kann und was für einen gelungenen Onboarding-Prozess beachtet werden muss.
1 Vorteile und Herausforderungen
100 Prozent Remote-Arbeit von anderen Standorten sind mittlerweile weit verbreitet, denn so können gesuchte Fachkräfte auch unabhängig von geografischen Beschränkungen eingestellt werden.
Allerdings stellt die räumliche Distanz gerade das Onboarding vor neue Herausforderungen. Denn Remote-Mitarbeiter bauen aus der Ferne nicht so einfach persönliche Kontakte zu anderen Mitarbeitern auf. Die gemeinsame Kaffeepause und das gemeinsame Mittagessen fehlen für die Vernetzung dieser Onboardees. Bei spontanen Teammeetings oder Stand-ups sind sie dann meist nur per Video zugeschaltet.
Daher ist es wichtig, dass Unternehmen ihre Onboarding-Prozesse "remote-fähig" gestalten, damit die fachliche und vor allem die soziale Einarbeitung auch über die Distanz gut gelingt.
Unterschied zwischen Hybrid und Remote Onboarding
Beim Remote Onboarding erfolgt der gesamte Onboarding-Prozess virtuell, ohne dass die neuen Mitarbeiter physisch vor Ort anwesend sind. Im Gegensatz dazu kombiniert das Hybrid Onboarding sowohl virtuelle Elemente als auch Präsenzveranstaltungen, um eine ausgewogene Einführung zu gewährleisten. Beide Ansätze nutzen digitale Kommunikationstools, um den reibungslosen Informationsaustausch zwischen Teammitgliedern zu ermöglichen und die soziale Integration auch über geografische Distanzen hinweg zu fördern. Die Definition und Klarheit dieser Begriffe sind entscheidend, um die optimalen Onboarding-Strategien entsprechend der Bedürfnisse der Organisation und der neuen Mitarbeiter zu entwickeln.
Ein ausgeklügeltes Remote und Hybrid Onboarding ist aber auch für neue Mitarbeiter ohne größere räumliche Distanz sinnvoll, denn die physische Präsenz ist nicht bei jedem Schritt des Onboarding-Prozesses erforderlich. So können auch Mitarbeiter "in der Nähe" bei einzelnen virtuellen Onboarding-Angeboten Zeit und Anfahrt einsparen.
Wenn die Nutzung digitaler Tools und Technologien schon in der Anfangszeit selbstverständlich wird, erleichtert dies auch später den Informationsaustausch und fördert schon von Beginn an eine effiziente Zusammenarbeit, wenn die Teammitglieder unabhängig von ihrem Standort gleichberechtigt eingebunden werden können. Zusätzlich tragen auch Hybrid und Remote Onboarding-Prozesse dazu bei, Reisekosten zu verringern und zur Nachhaltigkeit beizutragen.
Nicht zuletzt beweisen Unternehmen damit, dass sie modulare und zukunftsfähige Konzepte für eine effiziente Zusammenarbeit entwickeln und dies auch schon beim Onboarding einsetzen.
Remote-Anteil in Stellenausschreibung kommunizieren
Vorgesetzte sollten bereits im Vorfeld der Stellenbesetzung überlegen, in welchem Umfang mobile Arbeit möglich ist und dies in der Stellenausschreibung kommunizieren, da dies bei vielen Bewerbern "hoch im Kurs" steht oder gar Voraussetzung für eine Bewerbung ist.
2 Voraussetzungen und Vorbereitung
Remote-Mitarbeiter bekommen oft erst (zu) spät die erforderlichen Tools, Software und Berechtigungen. Das erzeugt unnötig Frust und Mitarbeiter sind schnell vom neuen Job demotiviert.
Es ist unbedingt erforderlich, dass die notwendige Technologie, wie Computer, Internetzugang und Zugriffsrechte auf interne Systeme, rechtzeitig bereitgestellt wird. Bereits am ersten Arbeitstag sollte die vollständige technische Ausrüstung für den Onboardee bereitstehen, bei 100 % Remote-Einstieg, wird sie dem Onboardee vorher zugeschickt. Auch die notwendigen digitalen Workflows, Tools und Zugänge für die virtuelle Zusammenarbeit müssen eingerichtet sein. Es wirft ein schlechtes Bild auf den neuen Arbeitgeber, wenn er sich erst bei Arbeitsbeginn um die technischen Details kümmert.
Ein Remote-Arbeitsplatz sollte idealerweise so ausgestattet sein:
- Laptop mit aktueller Hardware und ausreichend Speicherplatz,
- stabile und schnelle Internetverbindung für Online-Meetings und den Datenaustausch,
- Webcam, Headset (alternativ Lautsprecher und Mikrofon) für Videokonferenzen,
- Tastatur, Maus, separater Zweitbildschirm,
- gute Beleuchtung und ein ergonomischer Arbeitsplatz,
- Arbeitssoftware und Tools, wie z. B...