Onboarding: Wie Remote und Hybrid Onboarding gelingen kann / 4 Klare Kommunikation

Häufig fehlt den Remote Onboardees anfangs die Orientierung im neuen Job und im Unternehmen und sie haben Schwierigkeiten, die benötigten Ressourcen oder Unterstützung zu finden. Wem hilfreiches Hintergrundwissen oder Erfahrungen der Kollegen fehlen, braucht länger, um die eigene Rolle und Ziele im Unternehmen zu verstehen und zu wissen, wie man die Arbeit am effizientesten erledigen kann.

Um sicherzustellen, dass der Onboarding-Prozess gut koordiniert wird, ist es bei Remote Onboarding umso wichtiger, dass klare Rollen und Verantwortlichkeiten definiert werden. Sonst kann der Neue schnell in Vergessenheit geraten, weil man ihn ja nicht täglich im Büro sieht, er aber noch nicht weiß, an wen er sich mit seinen Fragen wenden kann. Ein Prozessverantwortlicher (Onboarding Manager) dient als Hauptansprechpartner für die neuen Mitarbeiter. Er kann sicherstellen, dass alle relevanten Schritte und Aktivitäten während des Onboarding-Prozesses termingerecht durchgeführt werden. Zusätzlich sollten auch Teammitglieder und der Pate spezifische Aufgaben und Verantwortlichkeiten erhalten, um die neuen Mitarbeiter bei Fragen und Anliegen zu unterstützen.

Dabei helfen:

• Klare Anweisungen, Feedback und Unterstützung sind von Anfang an wichtig, um Zusammenhänge und das Verständnis für die eigenen Aufgaben zu bekommen. Gerade bei virtuellen Teams und Remote-Kollegen ist es wichtig, dass die Arbeitsaufgaben, To-dos und Erwartungen offen besprochen und verstanden werden. G
• Verbindliche Richtlinien und klare Absprachen unterstützten die Remote-Kommunikation, z. B. feste Kernzeiten oder Abwesenheitsmeldungen. Damit wissen auch die neuen Kollegen, wann sie jemanden aus dem Team erreichen können.

Praxis-Tipp

Regelmäßige virtuelle Meetings

Regelmäßige virtuelle Meetings und Check-ins mit Vorgesetztem, Paten und dem Team helfen dabei, Distanzen zu überbrücken, offene Fragen zu klären und den Einarbeitungsfortschritt zu überwachen.

Besonderheiten bei hybriden Meetings

Hybride Meetings bieten viele Vorteile. Sie stellen sicher, dass alle Mitarbeiter über die neuesten Entwicklungen informiert sind, unabhängig davon, ob sie im Büro oder von zuhause arbeiten.

Dennoch sind sie häufig eine Herausforderung - nicht nur technisch. Denn oft entsteht eine Gruppendynamik, die dazu führen kann, dass die räumlich getrennten Teilnehmer nicht genug wahrgenommen werden und im Meeting quasi untergehen. Zudem sind im Meetingraum vor Ort nonverbale Signale besser wahrnehmbar. So kann Körpersprache wie ein wippender Fuß oder verschränkte Arme besser gelesen werden und verschafft der Gruppe vor Ort einen besseren Blick für die Stimmung im Raum.

Vor allem, wenn nur ein einzelner Kollege virtuell zugeschaltet ist, wird dieser bei lebhaften Diskussionen häufig vergessen. Daher sollte sichergestellt sein, dass dieser Kollege immer wieder einbezogen wird.

Praxis-Tipp

Regeln für hybride Meetings

• Remote-Teilnehmer können z. B. im Videokonferenztool virtuell die Hand zu heben, um eine Wortmeldung zu signalisieren.
• Regelmäßige Feedback-Runden und Retrospektiven stellen sicher, dass die hybride Zusammenarbeit klappt. In Workshops kann das Team gemeinsam Verbesserungsvorschläge für die Zusammenarbeit erarbeiten.
• Alle Kollegen sollten sich bei hybriden Meetings nicht nur gut hören, sondern auch sehen können. Es ist ratsam, dass jeder die Kamera einschaltet.
• Zudem sind eine Agenda und ein abschließendes Protokoll wichtig, um gefasste Beschlüsse festzuhalten und Nicht-Anwesende zu informieren. Nebengespräche vor Ort oder im Chat sollten vermieden werden.