Viele Unternehmen stehen seit Beginn der Coronapandemie vor der Herausforderung, den Onboarding-Prozess ohne persönlichen Kontakt durchzuführen. Die Integration neuer Mitarbeitender wird dadurch erheblich erschwert. Denn Teamaktivitäten wie das gemeinsame Mittagessen oder regelmäßige Kaffeepausen sind nur virtuell durchführbar, wenn im Unternehmen Homeoffice-Regelungen bestehen.
Für einen rein virtuellen Onboarding-Prozess sind natürlich Softwarelösungen, wie Onboarding-Plattformen und Onboarding-Apps eine ideale Grundlage. (Lesen Sie dazu mehr im Kapitel "Digitales Onboarding: Software, Plattformen, Apps"). Darüber hinaus gibt es jedoch noch einige weitere Besonderheiten zu beachten.
Remote Onboarding: Auch virtuelle Integration beginnt vor dem ersten Arbeitstag
Beim virtuellen Onboarding sollte die neue Mitarbeiterin oder der neue Mitarbeiter am ersten Arbeitstag voll arbeitsfähig sein. Stellen Sie also sicher, dass neue Mitarbeitende einen Laptop zur Verfügung haben, der nach Möglichkeit über einen VPN-Zugang verfügt, um von zuhause auf die Firmenlaufwerke zugreifen zu können. Achten Sie darauf, dass alle wichtigen Standardprogramme wie Mail-Client oder mitarbeiterspezifische Programme wie Bildbearbeitungssoftware installiert sind. Wichtige Tools zur Kommunikation sind außerdem Videokonferenz-Tools und Messenger (zum Beispiel Webex, Microsoft Teams, Skype) sowie Tools für die Aufgabenplanung (zum Beispiel Microsoft Planner, Trello). Lesen Sie dazu mehr im Beitrag "Das sind die beliebtesten Kommunikationskanäle und -Tools".
Da Technik allein kein gutes Remote Onboarding ausmacht, ist es auch eine nette Geste, vor dem ersten Arbeitstag den neuen Mitarbeitenden ein Willkommenspaket mit Firmen-T-Shirt, Visitenkarten, Kaffeetasse mit Firmenlogo oder ähnlichem ins Homeoffice zu senden.
Virtuelles Onboarding: Tipps für den ersten Arbeitstag
Versuchen Sie, am ersten Arbeitstag der neuen Mitarbeiterin oder des neuen Mitarbeiters trotz des rein virtuellen Kontakts eine "Willkommensatmosphäre" zu schaffen. Dazu gehören die Begrüßung im Einzelgespräch durch die Führungskraft sowie eine Videokonferenz mit dem Team. Alle bisherigen Teammitglieder sollten vorher Bescheid wissen, dass eine neue Mitarbeiterin oder ein neuer Mitarbeiter anfängt und welche Aufgaben sie oder er übernehmen wird. Darüber hinaus sollte jedes Teammitglied in den ersten Tagen und Wochen mit der oder dem Neuen eine Art "virtuelle Kaffeepause" machen (zum Beispiel ein Treffen per Video-Chat), um einen persönlichen Draht aufzubauen. Lesen Sie dazu auch: "Digitale Kaffeepausen für soziales Miteinander".
Onboarding im Homeoffice: Pate als Unterstützung
Stellen Sie der oder dem Neuen einen Paten oder eine Patin zur Seite, an den sie oder er sich jederzeit wenden kann. Dabei ist es auch sinnvoll, bestimmte Rahmenbedingungen für einen regelmäßigen Austausch zu setzen, zum Beispiel eine wöchentliche Jour Fixe. Damit neue Mitarbeitende sich nötiges Wissen aneignen oder vertiefen können, sind E-Learning-Angebote eine gute Möglichkeit, um Lücken zu schließen. Geht es konkret um interne Workflows, stellen Sie für Ihre Mitarbeitenden Tutorials im Videoformat oder als Skript (PDF, Word, PowerPoint) zur Verfügung.
Soziale Integration beim virtuellen Onboarding
Beim Onboarding geht es nicht nur darum, Informationen zu vermitteln. Genauso wichtig ist es, neue Mitarbeitende emotional ans Unternehmen zu binden und sie dabei zu unterstützen, sich ein internes Netzwerk aufzubauen. Neben der Integration in das eigene Team ist es hilfreich, wenn Sie den Kontakt zu anderen Neuen herstellen, die ungefähr zeitgleich ihre Stelle im Unternehmen angetreten haben. Die Datev hat hierfür während der Corona-Krise ihren Welcome Day in ein digitales Format übersetzt. Lesen Sie mehr dazu im Beitrag "Virtuelles Onboarding erfordert ein Umdenken".
Remote Onboarding braucht Zeit
Last but not least: Geben Sie sich und den neuen Mitarbeitenden Zeit für die virtuelle Einarbeitung und rechnen Sie mit mehr notwendiger Kommunikation und Koordination als bei einem Onboarding vor Ort. Es fehlt etwa der "Blick über die Schulter" auf die Aufgaben der Kolleginnen und Kollegen im Büro oder auch der inoffizielle Plausch in der Kaffee-Küche und damit der Einblick in die Zusammenhänge der Arbeitsprozesse. Das erschwert auch das umfängliche Verständnis für die eigenen Aufgaben und deren Bedeutung.
Weitere Tipps zum Remote Onboading finden Sie im Beitrag "So gelingt Onboarding im Homeoffice".
