Kurzbeschreibung
Checkliste für die Angaben, die eine Personalakte enthalten sollte.
Checkliste
- Dokument in Textverarbeitung übernehmen
Teil I: Personalführung
Vertragsdaten
- Arbeitsvertrag und Anlagen
- Einstellungsschreiben
- sämtliche Vertragsänderungen der Folgezeit inkl. Arbeitszeitveränderungen, Versetzungen, Vorgesetztenwechsel etc.
- Vollmachten
- Verschwiegenheitsverpflichtungen
- Verpflichtung auf Datenschutzvorschriften
- Nachweis über Teilnahme am Datenschutz E-Learning
- Meldung einer Nebentätigkeit
- Zurverfügungstellung eines Dienstwagens
- Zurverfügungstellung von Arbeitsmitteln (dienstliches Mobiltelefon, Tablet oder Laptop)
- Kündigung, Aufhebungsvereinbarung
Vorvertragsdaten
- Bewerbungsunterlagen (Bewerbungsschreiben, Zeugnisse, Referenzen, Lebenslauf, Lichtbild)
- Interviewbogen mit Stellungnahmen beteiligter Gesprächspartner
- Eignungstest
- ärztliche Tauglichkeitsfeststellungen, Gutachten und Befunde
- Auskünfte Dritter
- allgemeine Bewerbungskorrespondenz und Regulierung der Vorstellungskosten
Allgemeindaten
- Personalfragebogen
- Bescheinigungen
- Arbeits-/Aufenthaltserlaubnis
- Führerschein
- Amtliches Führungszeugnis (bei Vertrauenspositionen)
- Pfändungen, Vorschüsse
- Arbeitgeberdarlehen
- Personalmeldungen
- Vermerke über Fehlzeiten, wie Arbeitsunfähigkeit und Urlaub
- Unterlagen zum Betrieblichen Eingliederungsmanagement
- Schwerbehindertenausweis
- Bescheinigungen und Unterlagen zu Mutterschutz bzw. Elternzeit
- Unfallanzeigen und Untersuchungsbefunde
- Werkswohnung
- Jubiläen
- Beihilfen und Darlehen
- Schriftverkehr mit den Mitarbeitern
- Schriftverkehr mit Dritten bezüglich des Arbeitnehmers (z.B. Arbeitsamt, Sozialversicherung)
- Kopien von Betriebsratsanhörungen und Betriebsratsinformationsschreiben
Personalentwicklung und Mitarbeiterbewertung
- Seminarbesuche
- Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen, interne Personalentwicklungsprogramme
- Unterlagen aus dem Assessment-/Development-Center
- Kompetenzübersicht (z.B. Fremdsprachenkenntnisse, Zusatzausbildungen etc.)
- Beurteilungen
- Zwischenzeugnisse
- Disziplinarmaßnahmen (Ermahnung, Verweis)
- Abmahnungen
- Beförderungsvorschläge
Teil II: Abrechnung
Stammdaten
- Lohn-/Gehaltsvereinbarungen
- Angaben zur Eingruppierung
- Entgeltänderungen
- entgeltrelevante Änderungen des Arbeitsverhältnisses (z.B. Versetzungsmeldungen, Arbeitszeitänderungen etc.)
- (Betriebliche) Altersvorsorge
Variable Daten
- vorübergehende Gehaltskürzung (z.B. aufgrund Krankheit, Elternzeit, unbezahltem Urlaub etc.)
- Prämien/Boni/Sonderzahlungen
- Fahrgelderstattung
- sonstige Aufwandserstattungen
- Lohn- und Gehaltsnachweise
Überweisungsdaten
- Bankverbindung
- Vermögensbildung
- sonstige Versicherungen
- Mieten
- Pfändungen
- Darlehensrückzahlung
Lohnsteuer (ELStAM-Verfahren)
- Identifikationsnummer des Arbeitnehmers
- melderechtliches Geburtsdatum
- Angabe, ob es sich um ein erstes oder weiteres Dienstverhältnis handelt
- Bei privat Versicherten: Bescheinigung über Vorsorgeaufwendungen nach § 10 Abs. 1 Nr. 3 EStG
- Bei Steuerklasse VI: Angabe, ob und in welcher Höhe ein Freibetrag bzw. Hinzurechnungsbetrag abgerufen werden soll
Kranken- und Sozialversicherung
- Mitgliedschaftsbescheinigung der privaten Krankenkasse
Allgemeindaten
- Bescheinigungen
- Schriftverkehr
Die vorstehenden Musterbeispiele sind nicht abschließend und je nach Bedarf abzuändern. Nützlich ist auch die Anfertigung eines Deckblattes für jede Personalakte, das die jeweils aktuellen Stammdaten des Mitarbeiters enthält.
Nicht empfehlenswert ist eine fortlaufende Nummerierung der Personalakte oder auch nur der einzelnen Untergliederungen. Zwar erleichtert dies die Bearbeitung, erschwert jedoch eine Bereinigung erheblich.
Dieser Inhalt ist unter anderem im Haufe Personal Office Platin enthalten. Sie wollen mehr?
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