Personalakten sollten gut handhabbar sein, derart, dass sie nur
die wichtigsten Vorgänge enthalten
und
- diese schnell auffindbar sind.
Die Praxis sieht oft ganz anders aus: Die Personalakten sind übervoll, unhandlich, und der gesuchte Vorgang ist im Zweifel doch nicht aufzufinden.
Deshalb sollte die Anlage bzw. Weiterführung von Personalakten streng nach folgenden Kriterien überprüft werden:
- gesetzliche Aufbewahrungsvorschriften,
- betrieblich notwendige Unterlagen,
- wünschenswerte Unterlagen,
- überflüssige Unterlagen.
Zur Gliederung der Akten, u. U. unter Verwendung von Trennblättern, hier zwei Vorschläge:
Knappe Gliederung:
- Bewerbung/Einstellung,
- Personalien,
- Allgemeines,
- Arbeitsvertrag, Änderungen,
- Beurteilungen, Zeugnisse,
- Austritt.
Ausführliche Gliederung:
- Bewerbungsbogen und -unterlagen,
- Arbeits-, Anstellungs- oder Dienstvertrag,
- steuerrelevante Unterlagen (z. B. Steuerkarte),
- sozialversicherungsrelevante Unterlagen (Anmeldungen, Jahresmeldungen, Unterbrechungsmeldungen etc.),
- zahlungsrelevante Unterlagen (Bankverbindungen, Vermögensbildungsverträge, Einbehaltungen, Abführungen etc.),
- Leistungsbewertungen, Beurteilungen und Zwischenzeugnisse,
- Aus- und Weiterbildungsunterlagen,
- Bescheinigungen,
- Sonstiges (beispielsweise Schwerbehindertenausweis, Mutterschutz, Elternzeit, Wehrdienst, Zusatzversorgung, Urlaubs- und Fehlzeiten, persönlicher Schriftwechsel).
Unbedingt vermieden werden sollte die Speicherung derselben Daten an verschiedenen Stellen, z. B. Entgeltentwicklung in der Personalakte und zusätzlich auf einer manuell geführten Lohn- oder Gehaltskarteikarte sowie in EDV-mäßiger Form, z. B. im Personalstammsatz. Die Speicherung an einer Stelle ist völlig ausreichend.
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