Praxisbeispiele: Aufbewahrungspflichten / 7 Empfehlungen für die Praxis

Arbeitgeber sind verpflichtet, im Rahmen des Arbeitsverhältnisses einzelne Dokumente und Informationen für eine gewisse Dauer aufzubewahren. Entsprechende Aufbewahrungspflichten können sich aus Gesetz, Satzung, Tarif- oder Individualvertrag ergeben. Sinn und Zweck ist in erster Linie die Ermöglichung und Sicherstellung von effektiven Kontrollen durch staatliche Behörden.

Neben steuer- und sozialrechtlichen Aufbewahrungspflichten, wie zum Beispiel für Lohnunterlagen, bestehen weitere arbeitsrechtliche Aufbewahrungspflichten. Im Folgenden sollen dazu einige Praxis-Beispiele dargestellt werden.

Für die Praxis ergeben sich folgende Handlungsempfehlungen im Hinblick auf arbeitgeberseitige Aufbewahrungspflichten:

1. Aufbewahrungsfristen kennen: Arbeitgeber sollten sich mit den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen vertraut machen, da diese stark variieren können.
2. Dokumentation und Organisation: Aus Arbeitgebersicht empfiehlt sich eine systematische Dokumentation und Organisation der Unterlagen. Denn eine klare Struktur erleichtert die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen.
3. Elektronische Archivierung: Eine digitale Aufbewahrung ist regelmäßig effizienter und platzsparender als die physische Lagerung von Papierdokumenten. Allerdings ist zu beachten, dass einige Dokumente im Original (in der Regel folglich in Papierform) aufbewahrt werden müssen.
4. Datenschutz beachten: Bei der Aufbewahrung von Personalakten und anderen sensiblen Informationen, ist auf die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen zu achten. Arbeitgeber sollten sicherstellen, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf diese Daten haben. Zudem sind die Löschpflichten nach DSGVO und BDSG zu berücksichtigen.
5. Regelmäßige Überprüfung: Veraltete oder nicht mehr benötigte Unterlagen sollten ordnungsgemäß vernichtet werden.
6. Rechtliche Beratung in Anspruch nehmen: Im Zweifelsfall kann sich aufgrund der Diversität der Aufbewahrungs- (und Lösch-)Pflichten und der Vielzahl unterschiedlicher gesetzlicher Regelungen die Einholung rechtlicher Beratung empfehlen.