Projektmanagement: der richtige Start / 7.4 Wie Sie Ihre Aufgaben optimal wahrnehmen können

Die Kompetenzen, die Sie als Projektleiter haben, lassen sich in Kürze folgendermaßen umreißen:

• fachliche Entscheidungs- und Weisungsbefugnis innerhalb der vorgegebenen Rahmenbedingungen,
• finanzielle und – je nach Projektorganisation – auch disziplinarische Befugnisse,
• "Forderungsrecht" gegenüber beteiligten Fachabteilungen (Personal, Information).

Kooperation geht nur über Information

Als Projektleiter stehen Sie aber nicht allein auf weiter Flur. Gibt es einen Lenkungsausschuss für das Projekt, dann müssen Sie mit ihm kooperieren. Er will informiert sein und Ergebnisse sehen. Mit ihm teilen Sie auch die Aufgaben des Änderungsmanagements. Auf der anderen Seite entlastet er Sie jedoch auch, indem er Ihre Entscheidungen absegnet.

Praxis-Tipp

Wenn der Lenkungsausschuss Ihre Vorlagen verabschiedet, trägt er auch die weitere Verantwortung für die entsprechenden Entscheidungen mit. Dann sollten Sie sich auch nicht scheuen bei Problemen auf seine Unterstützung zurückzugreifen.

Optimal arbeiten Sie mit Ihnen vorgeschalteten Stellen aber nur zusammen, wenn Sie eine offene Politik betreiben. Die Personen, die für Sie wichtig sind, müssen Sie immer informieren; denn nur so ist dann in heiklen Situationen gewährleistet, dass Sie auch Rückendeckung bekommen. Information und Abstimmung sind also die wichtigsten Voraussetzungen, damit Sie dann auch frei agieren können. Klären Sie, an wen Sie welche Informationen weitergeben müssen. Überlegen Sie,

• wieviel Einfluss der Lenkungsausschuss oder andere PM-Stellen haben,
• wer auf Ihrer Seite steht,
• wann mit wem welche Arbeitsergebnisse abgestimmt werden müssen,
• welche Änderungen von wem genehmigt werden müssen,
• ab wann Sie das Management über Abweichungen im Verlauf informieren und um Unterstützung bitten müssen.

Praxis-Tipp

Idealerweise haben Sie möglichst viel Entscheidungsfreiheit, die sich auch auf die Personalkompetenz erstreckt.

Das richtige Zeitmanagement

Um Ihre Aufgaben gut erfüllen zu können, brauchen Sie nicht nur Kompetenzen und Unterstützung von anderen Stellen, sondern auch Zeit. Und so sollte Ihr Zeitmanagement etwa aussehen:

30 % für Projektplanung und Überwachung,
25 % für Koordination des Projektteams,
20 % für Koordination der beteiligten Fachbereiche,
10 % für die Kommunikation mit Vorgesetzten,
15 % für Administration.

Das bedeutet, wenn bei der Projektrealisierung die Planungsaufgaben weniger werden, müssen Sie sich mindestens 20 Prozent Ihrer Kapazität für die Überwachung und Steuerung freihalten. Aber denken Sie daran: Mit wachsender Teamgröße wachsen Kommunikation und Koordination überproportional; dann sollten Sie die technische Administration delegieren und alle fachlichen Aufgaben eventuell an einen Projektsupport übergeben.